In één oogopslag
- Taken: Zorg voor structuur en overzicht in besluitvorming rond pilots Generieke Functies.
- Bedrijf: ICTU in Den Haag, een dynamische omgeving met veel stakeholders.
- Voordelen: Flexibele werkuren, mogelijkheid tot freelance of loondienst.
- Overige informatie: Zelfstandig werken binnen afgesproken kaders en normen.
- Waarom deze baan: Maak impact door informatie te organiseren en besluitvorming te ondersteunen.
- Kwalificaties: Ervaring als projectsecretaris en sterke organisatorische vaardigheden.
Het verwachte salaris ligt tussen 4061 - 4963 € per maand.
- Bij ICTU in Den Haag word jij de spil in de besluitvorming rond de pilots
- Generieke
Functies: een traject waarin meerdere projecten en stakeholders samenkomen en waar jij ervoor zorgt dat iedereen op tijd de juiste informatie heeft om te beslissen.
Jij bereidt de besluitvorming voor, houdt agenda's en stukken op orde, bouwt beslisdossiers en bewaakt dat besluiten en acties daadwerkelijk worden opgevolgd.
Zo wordt losse informatie uit verschillende trajecten in jouw handen één samenhangend beeld waarop gestuurd kan worden.
Wat deze opdracht interessant maakt, is de combinatie van structuur en overzicht.
Je werkt met informatie uit meerdere projecten tegelijk en vertaalt die naar bruikbare portfolio-informatie en planningsoverzichten.
Risico's, issues, afhankelijkheden en escalaties leg je gestructureerd vast, en je signaleert wat ontbreekt voordat het een probleem wordt.
Daarbij organiseer je de afstemming tussen stakeholders, zodat voortgang en besluitvorming niet stilvallen.
Je werkt zelfstandig en bepaalt binnen de afgesproken kaders zelf hoe, wanneer en waar je de opdracht uitvoert.
Het gaat om 28 uur per week, voor 12 maanden, vanaf 16 november 2026.
Je bereidt besluitvormingsprocessen voor en ondersteunt ze, zodat besluiten goed onderbouwd en op tijd worden genomen.
Je beheert agenda's en stukken en stelt beslisdossiers samen voor de pilots Generieke Functies.
Je legt besluiten en acties vast en bewaakt de opvolging en termijnen.
Je brengt informatie uit meerdere projecten samen, controleert die en vertaalt die naar portfolio-informatie en planningsoverzichten.
Je legt risico's, issues, afhankelijkheden en escalaties gestructureerd vast en signaleert ontbrekende informatie.
Je organiseert informatie-uitwisseling en afstemming tussen stakeholders ten behoeve van voortgang en besluitvorming.
Dit breng je mee Je bent een ervaren project- of programmasecretaris die zich thuis voelt in een omgeving met veel stakeholders en meerdere trajecten tegelijk.
Je houdt van structuur: agenda's, stukken, beslisdossiers en actielijsten zijn bij jou altijd actueel en compleet.
Je ziet snel waar informatie ontbreekt, waar termijnen in gevaar komen en wanneer iets geëscaleerd moet worden.
Je werkt zelfstandig, bepaalt zelf hoe je het werk organiseert en zorgt dat stakeholders elkaar vinden op het moment dat het ertoe doet.
Voorwaarden Loondienst of freelance: beide mogelijk.
De professional werkt zelfstandig zonder werkinhoudelijke aansturing of leiding en gezag.
Vrije vervanging is mogelijk, mits de vervanger over dezelfde kennis en kunde beschikt en na overleg en goedkeuring van ICTU.
De professional bepaalt zelfstandig hoe, wanneer en waar de opdracht wordt uitgevoerd binnen de afgesproken kaders en normen.
Losse motivatie, inclusief beargumentering per bullet eis en wens waarom hier aan wordt voldaan is verplicht.
CV in Word formaat.
Afgeronde opleiding op minimaal hbo-niveau.
Aantoonbare ervaring als project- of programmasecretaris of vergelijkbare ondersteunende rol binnen een omgeving met meerdere stakeholders.
Aantoonbare ervaring met voorbereiding en ondersteuning van besluitvormingsprocessen, waaronder agenda- en stukkenbeheer, beslisdossiers en vastlegging en opvolging van besluiten en acties.
- Aantoonbare ervaring met het samenbrengen, controleren en vertalen van informatie uit meerdere projecten of trajecten naar samenhangende en bruikbare portfolio-informatie en planningsoverzichten
- Aantoonbare ervaring met het gestructureerd vastleggen van risico's, issues, afhankelijkheden en escalaties, inclusief het signaleren van ontbrekende informatie en het bewaken van termijnen en opvolging.
- Aantoonbare ervaring met het organiseren van informatie-uitwisseling en afstemming tussen verschillende stakeholders ten behoeve van voortgang en besluitvorming
Looptijd 12 maanden
Contractvorm Freelance
Uren per week 28 uur per week
Standplaats / thuiswerken The Hague
Alleen kandidaten die aantoonbaar aan alle knock-outeisen voldoen worden in behandeling genomen.
Secretaris Pilots Generieke Functies werkgever: Zyfer
De gemeente Utrecht is een uitstekende werkgever die zich richt op de verdere professionalisering van haar bedrijfsvoering. Met een sterke focus op inclusiviteit en diversiteit biedt de organisatie een stimulerende werkomgeving waar medewerkers de kans krijgen om te groeien en bij te dragen aan belangrijke veranderingen binnen de publieke sector. Werken in Utrecht betekent deel uitmaken van een dynamisch team dat samenwerkt aan complexe transitieprojecten, met volop mogelijkheden voor persoonlijke ontwikkeling en impactvolle samenwerking.
Hupjob Expertadvies🤫
Zo denken wij dat je Secretaris Pilots Generieke Functies kunt binnenhalen
✨Gebruik lokale evenementen
In de overheid en publieke sector zijn er vaak lokale evenementen en netwerkbijeenkomsten waar je in contact kunt komen met opdrachtgevers. Houd de agenda's van gemeentes en overheidsinstanties in de gaten en zorg dat je daar aanwezig bent. Het is een geweldige manier om jezelf te laten zien en direct vragen te stellen.
✨Bouw je portfolio met publieke projecten
Als freelancer in deze sector is het belangrijk om een sterk portfolio op te bouwen. Zoek naar mogelijkheden om kleinere opdrachten of projecten voor lokale NGO's of overheidsinstellingen uit te voeren. Dit laat niet alleen je vaardigheden zien, maar ook dat je een maatschappelijke bijdrage levert.
✨Schrijf je in op relevante platforms
Er zijn specifieke platforms en websites die zich richten op de publieke sector. Zorg ervoor dat je profiel up-to-date is en laat je expertise zien. Websites zoals TenderNet of Publieke Markt kunnen je helpen om in contact te komen met potentiële opdrachtgevers.
✨Solliciteer direct via onze website
Bij Zyfer hebben we regelmatig freelance opdrachten in de overheid en publieke sector. Zorg ervoor dat je je inschrijft op onze website en solliciteer direct wanneer er interessante projecten voorbij komen. Dit geeft je de kans om op te vallen bij ons team!
Wij denken dat je deze vaardigheden nodig hebt om als Secretaris Pilots Generieke Functies te schitteren
Een paar tips voor je sollicitatie 🫡
Laat je CV je ervaring spreken:In de overheid- en publieke sector is het belangrijk om een duidelijk en gestructureerd CV te hebben. Zorg ervoor dat je relevante ervaring, zoals projecten die je hebt uitgevoerd of samenwerkingen met publieke instellingen, goed naar voren komen. Denk eraan om details te vermelden die specifiek zijn voor deze sector, zoals beheerde subsidieregelingen of beleidsadvies dat je hebt geleverd.
Versterk je motivatie met specifieke voorbeelden:Wanneer je je motivatiebrief schrijft, focus dan op voorbeelden van werk dat je in de publieke sector hebt gedaan. Dit kan gaan om vrijwillige projecten, stages of eerdere freelance klussen waar je impact hebt gemaakt. Laat zien waarom je gepassioneerd bent over deze sector en hoe jouw unieke ervaring bijdraagt aan de doelstellingen van Zyfer.
Portfolio met resultaten is key:Maak een portfolio aan met werk dat je hebt verricht in de overheid- en publieke sector. Dit kan bijvoorbeeld gaan om onderzoeksrapporten, beleidsadviezen of communicatievoorbeelden. Werkgevers in deze sector willen zien welke resultaten je hebt behaald en hoe je dat hebt aangepakt. Dit helpt om je expertise te onderbouwen.
Flexibele beschikbaarheid benadrukken:Als freelancer is het cruciaal om je beschikbare uren en flexibiliteit duidelijk te communiceren. Laat in je aanvraag weten hoe je je kunt aanpassen aan de behoeften van Zyfer en welke specifieke diensten je kunt leveren. Dit toont aan dat je proactief bent en de samenwerking wilt ondersteunen op een manier die voor beide partijen werkt.
Zo bereid je je voor op een sollicitatiegesprek bij Zyfer
✨Ken de impact van je werk
In de overheid en publieke sector draait alles om impact en verandering. Zorg ervoor dat je kunt uitleggen hoe jouw vaardigheden en ervaring kunnen bijdragen aan de maatschappelijke doelstellingen van Zyfer. We willen laten zien dat je de bredere context van je werk begrijpt en hoe jouw bijdrage kan helpen bij het oplossen van maatschappelijke vraagstukken.
✨Demonstreer je portfolio
Als freelance professional is je portfolio cruciaal. Zorg dat je relevante projecten hebt die je kunt tonen die specifiek betrekking hebben op overheidsprojecten. Geef ons een blik op je eerdere samenwerkingen en hoe je deze hebt aangepakt; dit benadrukt je ervaring en toont je vakmanschap aan tijdens het interview.
✨Verken recente beleidsontwikkelingen
Blijf op de hoogte van de laatste beleidsontwikkelingen en relevante wetgeving binnen de overheid. Dit laat niet alleen zien dat je geïnteresseerd bent in de sector, maar ook dat je weet hoe actuele kwesties het werk van Zyfer beïnvloeden. Het kan een geweldig gespreksonderwerp zijn!
✨Stel gerichte vragen over projectstrategieën
Freelancen in de publieke sector gaat vaak om specifieke projecten en tijdelijke doeleinden. Vraag tijdens je interview naar de projectstrategieën van Zyfer en hoe ze hun teams samenstellen. Dit toont je betrokkenheid en helpt jou ook te bepalen of je goed bij hun manier van werken past.
