Secretarieel Medewerker

Jij bent een managementassistent met hart voor de zorg. Je haalt plezier uit organiseren, ontzorgen en ervoor zorgen dat alles voor de teammanager(s) soepel en overzichtelijk verloopt. Als echte spin in het web ben je een onmisbare schakel binnen de locatie. Je ondersteunt niet alleen de teammanager(s), maar bent er ook voor de medewerkers: je beantwoordt vragen, notuleert overleggen en verzorgt bestellingen. Daarnaast vervul je een belangrijke rol als telefonist en gastvrouw/-heer van de locatie voor onder andere de leveranciers. Je bent servicegericht, houdt het hoofd koel en weet prioriteiten te stellen, ook wanneer het druk is. Deze functie biedt volop ruimte om jouw talenten als managementassistent te laten zien. Dankzij de afwisselende werkzaamheden is geen dag hetzelfde.

Samen met deze organisatie breng jij zorg vooruit. Dit betekenen onze kernwaarden: Daadkrachtig, Durf, Deskundig, Verbindend en Trots voor jou.

Bij deze organisatie mag en kun je zijn wie je bent. Gelijkwaardigheid, diversiteit en inclusiviteit zijn voor ons vanzelfsprekend. Samen met je collega’s draag je bij aan een prettige werksfeer waarin samenwerken, humor en betrokkenheid centraal staan. Zo maken we iedere dag een mooie dag voor onze bewoners én voor elkaar.

Als managementassistent kom je te werken op locatie Rietvelden in Wormerveer. Deze locatie bestaat uit 12 kleinschalige woningen, verdeeld over drie torens in de wijk. In iedere woning wonen 8 bewoners met dementie. Wij streven ernaar het dagelijks leven zo normaal en vertrouwd mogelijk te laten verlopen, zoals bewoners dat vroeger thuis gewend waren. Binnen Rietvelden staat belevingsgerichte zorg centraal: we sluiten zoveel mogelijk aan bij hoe bewoners de wereld om zich heen ervaren. Als managementassistent ondersteun jij dit proces achter de schermen en ben je een onmisbare schakel in het soepel laten verlopen van de dagelijkse organisatie op de locatie.

Wanneer jij bij deze organisatie in dienst treedt krijg jij:

• Salaris in FWG 40 conform cao VVT, inschaling is afhankelijk van opleiding en werkervaring;
• Een contract voor 24 tot 32 uur per week, minimaal 4 dagen per week aanwezig zijn voor de duur van 12 maanden met de intentie tot verlenging / vast contract;
• Een reiskostenvergoeding / thuiswerkvergoeding conform cao VVT.

Bovendien bieden wij uitstekende secundaire arbeidsvoorwaarden, waaronder:

• Een 13e maand;
• Fiscale voordelen;
• Een pensioenvoorziening via het Pensioenfonds Zorg & Welzijn en korting op de aanvullende ziektekostenverzekering;
• Een vaste roostervrije dag.

Bij deze organisatie krijg je volop ruimte om jezelf te ontwikkelen. Je kunt werken aan jouw kennis en vaardigheden via diverse e-learnings, waarbij je zelf de regie houdt. Denk hierbij aan platforms zoals GoodHabitz en het Vitaliteitsplein.

In deze afwisselende functie ben jij als managementassistent verantwoordelijk voor de secretariële, administratieve en organisatorische ondersteuning van de teammanager(s). Je werkt voornamelijk op locatie en zorgt ervoor dat alles soepel en overzichtelijk verloopt. Wat ga je zoal doen?

• Je bereidt vergaderingen en overleggen voor, waaronder het verzamelen en gereedmaken van (digitale) vergaderstukken;
• Je notuleert overleggen, bewaakt de actiepunten, verzorgt de follow-up en houdt deadlines scherp in de gaten;
• Je verwerkt personele mutaties, zoals in- en uitdienstmeldingen, het aanvragen en uitgeven van devices en de bijbehorende communicatie richting medewerkers;
• Je beheert de complexe agenda en het e-mailverkeer van de teammanager(s);
• Je voert diverse administratieve en facilitaire werkzaamheden uit, zoals het plaatsen van bestellingen, aanvragen van toegangstags, uitgeven van sleutels en het verstrekken van ICT-middelen aan medewerkers.

Jij bent een professionele managementassistent en weet precies wat er van jou verwacht wordt. Je kent het vak, overziet processen en handelt doortastend. Enkele competenties die jou typeren:

• Je bent een betrouwbare en stabiele factor binnen deze organisatie; de teammanager(s) kunnen volledig op jou bouwen;
• Je ontzorgt proactief: je signaleert wat nodig is, pakt taken zelfstandig op en rondt deze zorgvuldig af om gezamenlijke doelen te realiseren;
• Je beschikt over uitstekende communicatieve en sociale vaardigheden en schakelt moeiteloos met medewerkers op verschillende niveaus;
• Je hebt zeer goede digitale vaardigheden en werkt snel en nauwkeurig met diverse systemen;
• Je bent betrokken, integer en toegankelijk.

Jij brengt mee:

• Een relevante afgeronde opleiding op minimaal mbo-4 niveau, met hbo werk- en denkniveau, bijvoorbeeld in de richting van secretaresse/secretaris of managementassistent;
• Ruime, relevante en recente werkervaring, bij voorkeur opgedaan binnen een zorgorganisatie;
• Goede kennis, inzicht en ervaring met geautomatiseerde (digitale) systemen en administratieve processen.

Je kunt goed prioriteiten stellen, schakelt moeiteloos tussen verschillende werkzaamheden en behoudt overzicht in een dynamische werkomgeving.

Re-integratiekandidaten, boventallige medewerkers en vrijwillige herplaatsingskandidaten hebben een voorrangspositie in de selectieprocedure. Ben jij een voorrangskandidaat? Vermeld dit dan duidelijk in jouw motivatiebrief.

Deze organisatie is specialist in zorg en welzijn in Noord-Holland en maakt deel uit van de Espria Groep. Bij deze organisatie zien wij ontwikkeling als de basis voor het welzijn van ouderen, vandaag en morgen: persoonlijke ontwikkeling van onze medewerkers én ontwikkeling op het gebied van innovaties. Ontwikkelingen om de kwaliteit van leven van ouderen te vergroten. Hiervoor hebben wij alle specialismen in huis. Van voorkomen van zorg tot zorg bij de laatste levensfase, bij voorkeur thuis en bij ons in huis als het niet anders kan. Allemaal onder één dak. Eén partner voor alle zorgvragen. Dat geeft vertrouwen voor cliënten en hun omgeving.