In één oogopslag
- Taken: Ondersteun het management met agendabeheer, vergaderingen en organisatorische taken.
- Bedrijf: Maatschappelijke organisatie met focus op groei en welzijn.
- Voordelen: Marktconform salaris, goede pensioenregeling en 100% vergoeding van woon-werkverkeer.
- Overige informatie: Toegang tot trainingen en persoonlijke begeleiding voor jouw ontwikkeling.
- Waarom deze baan: Maak impact in een veelzijdige rol binnen een betrokken team.
- Kwalificaties: Minimaal mbo 4-niveau en 3 jaar ervaring als secretaresse.
Het verwachte salaris ligt tussen 4061 - 4963 € per maand.
Voor een landelijke maatschappelijke organisatie zoeken wij een Managementsecretaresse die organisatorisch sterk is, overzicht houdt en energie krijgt van een veelzijdige ondersteunende functie. Ben jij een ervaren secretaresse die moeiteloos schakelt tussen agenda's, vergaderingen en uiteenlopende organisatorische werkzaamheden? En vind jij het leuk om meerdere leidinggevenden te ondersteunen binnen een organisatie met maatschappelijke impact? Dan zijn wij op zoek naar jou!
Als managementsecretaresse ben jij een belangrijke schakel binnen het bestuursbureau. Je zorgt ervoor dat afspraken goed worden voorbereid, vergaderingen soepel verlopen en leidinggevenden zich kunnen richten op hun inhoudelijke werkzaamheden. Je werkt nauw samen met collega's van het managementsecretariaat en ondersteunt verschillende afdelingshoofden bij hun dagelijkse werkzaamheden. Daarbij weet je prioriteiten te stellen, werk je zorgvuldig en zorg je ervoor dat alles achter de schermen goed georganiseerd is.
Wat ga je doen?
- Beheert de agenda's van verschillende afdelingshoofden en zorgt voor een overzichtelijke en efficiënte planning;
- Plant en organiseert interne en externe afspraken, bijeenkomsten en vergaderingen;
- Bereidt afspraken en overleggen zorgvuldig voor en zorgt ervoor dat betrokkenen tijdig over de juiste informatie beschikken;
- Attendeert leidinggevenden op gemaakte afspraken, deadlines en belangrijke actiepunten;
- Ondersteunt bij de voorbereiding en organisatie van vergaderingen van de Stuurgroep Projecten;
- Stelt vergaderagenda's op en zorgt voor het verzamelen, gereedmaken en verspreiden van vergaderstukken;
- Controleert documenten en bijlagen op juistheid en volledigheid en onderneemt actie wanneer informatie ontbreekt;
- Verzorgt waar nodig de verslaglegging van vergaderingen en bewaakt de opvolging van actiepunten;
- Zorgt voor een overzichtelijke verwerking, registratie en verspreiding van documenten en vergaderstukken;
- Stemt werkzaamheden af met collega's van het managementsecretariaat en andere betrokken afdelingen;
- Signaleert knelpunten in de planning en denkt actief mee over praktische oplossingen;
- Draagt bij aan een gestructureerde, professionele en goed georganiseerde ondersteuning van het management.
Wat neem je mee?
- Een afgeronde opleiding op minimaal mbo 4-niveau, bij voorkeur in een secretariële of administratieve richting;
- Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als secretaresse;
- Bij voorkeur minimaal 4 jaar ervaring als managementsecretaresse, directiesecretaresse of in een vergelijkbare ondersteunende functie;
- Aantoonbare ervaring met Microsoft Office, waaronder Outlook, Word, Excel en PowerPoint;
- Bij voorkeur ervaring met het gelijktijdig ondersteunen van meerdere afdelingshoofden of leidinggevenden;
- Ervaring met complex agendabeheer, het plannen van afspraken en het voorbereiden van vergaderingen;
- Je bent gewend om documenten en vergaderstukken zorgvuldig te beheren, te controleren en te verspreiden;
- Je beschikt over uitstekende organisatorische en communicatieve vaardigheden;
- Je werkt nauwkeurig, gestructureerd en weet overzicht te houden wanneer meerdere werkzaamheden tegelijkertijd spelen;
- Je bent proactief, zelfstandig en denkt graag een stap vooruit;
- Je bent flexibel, stressbestendig en weet snel te schakelen tussen verschillende prioriteiten;
- Je gaat zorgvuldig en discreet om met vertrouwelijke informatie;
- Je bent dienstverlenend ingesteld en werkt graag samen met collega's;
- Je beheerst de Nederlandse taal uitstekend, zowel mondeling als schriftelijk.
Wat bieden wij je?
- Een contract voor bepaalde tijd, met de duidelijke intentie om dit om te zetten naar een vast dienstverband;
- Een veelzijdige secretariële functie binnen een maatschappelijke organisatie, waarin jouw ondersteuning direct bijdraagt aan een goed functionerend management;
- Een marktconform salaris, afgestemd op jouw kennis en ervaring;
- Een passend arbeidsvoorwaardenpakket, afgestemd op de functie;
- Een goede pensioenregeling;
- 100% vergoeding van woon-werkverkeer met het OV (NS Business Card), of een kilometervergoeding;
- Mogelijkheid tot een auto van de zaak, afhankelijk van de opdracht en reisafstand;
- Toegang tot de Young Publica Academie, een platform met trainingen, workshops en e-learnings;
- Persoonlijke begeleiding van onze Talent Manager;
- Een hechte community van collega's, die via detachering werken.
Bij Young Publica geloven we in groei, vertrouwen en plezier in je werk. Samen zorgen we ervoor dat jij het beste uit jezelf kunt halen – vandaag én morgen.
Enthousiast? Klinkt dit als jouw volgende uitdaging? Heb je vragen over deze opdracht? Neem gerust contact met ons op: WhatsApp of bel ons via 085-060 23 10 Mail naar info@youngpublica.nl
Managementsecretaresse in Utrecht werkgever: Young Publica
Young Publica is een uitstekende werkgever die zich richt op klantgerichtheid en persoonlijke ontwikkeling. Met een ondersteunende werkcultuur en flexibele uren biedt het bedrijf medewerkers de kans om hun vaardigheden te ontwikkelen in een dynamische omgeving. Werken bij de gemeente Gelderland betekent ook dat je bijdraagt aan de gemeenschap, wat zorgt voor een zinvolle en bevredigende werkervaring.
