Medior Projectadministrateur in Amsterdam

Er lopen honderden projecten tegelijk binnen GVB. Achter elk project schuilt een administratie die actueel, volledig en betrouwbaar moet zijn. Als projectadministrateur B zorg jij dat projectleiders en projectcontrollers altijd beschikken over de juiste gegevens om hun projecten te kunnen sturen. Je houdt grip op financiële gegevens, signaleert afwijkingen en bent een belangrijk aanspreekpunt voor projectteams. Zo draag je iedere dag bij aan goed beheerde projecten binnen de technische omgeving van GVB.

Dit ga je doen:

• Je werkt binnen het team Project Control en Administratie van GVB Business Control.
• Het team ondersteunt projecten binnen onder andere railinfra uitvoering, operationele techniek, railinfra assetmanagement, railmaterieel, veren en het projectbureau.
• Je beheert een eigen portefeuille van projecten en bewaakt de administratieve kwaliteit van deze projecten van begin tot eind.
• Je controleert, analyseert en signaleert waar actie nodig is.
• Je houdt je onder andere bezig met:
• Het inrichten en beheren van projectadministraties conform de projectstructuur en afgesproken procedures.
• Het verwerken en controleren van urenverantwoordingen, financiële transacties en projectgegevens.
• Het opstellen van financiële rapportages en projectoverzichten voor projectleiders, projectcontrollers en management.
• Het controleren van offertes, inkoopopdrachten en facturen op juistheid, volledigheid en aansluiting op budgetten en afspraken.
• Het signaleren en oplossen van foutieve boekingen, onduidelijkheden en administratieve afwijkingen.
• Het ondersteunen bij voor- en nacalculaties en het analyseren van verschillen tussen begroting en realisatie.
• Het bewaken van de voortgang van projecten en het rapporteren van afwijkingen aan projectleiders.
• Het beheren, ordenen en archiveren van projectdocumentatie zodat dossiers volledig en controleerbaar zijn.
• Het bijdragen aan verbeteringen van administratieve processen, werkinstructies en werkwijzen binnen het team.

Om projecten goed te leren kennen, wordt ook verwacht dat je af en toe met een projectleider meegaat om buiten het werk te bekijken. Denk aan spoorwerkzaamheden, bovenleidingen of onderhoudsprojecten. Zo begrijp je beter wat er achter de projectadministratie schuilgaat.

Dit neem je mee:

• Je hebt ervaring met administratieve werkzaamheden binnen een projectomgeving en vindt het leuk om structuur aan te brengen in complexe informatie.
• Je schakelt gemakkelijk met verschillende stakeholders, houdt overzicht over meerdere projecten tegelijk en voelt je verantwoordelijk voor de kwaliteit van jouw werk.
• Voor deze functie zijn de volgende competenties belangrijk:
• Communicatief en klantgericht: Je bent voor projectleiders vaak het eerste aanspreekpunt voor administratieve en financiële vragen.
• Analytisch vermogen en probleemanalyse: Je controleert zelfstandig jouw portefeuille van projecten en onderzoekt afwijkingen in boekingen, budgetten, urenregistraties, facturen en projectinformatie.
• Nauwkeurigheid: Een belangrijk onderdeel van je functie is het bewaken van de administratieve hygiëne van projecten.
• Oordeelsvorming: Dagelijks beoordeel je financiële en administratieve informatie op juistheid, volledigheid en aansluiting op procedures en budgetten.
• Initiatief: Je wacht niet totdat anderen afwijkingen signaleren.
• Samenwerken: Je werkt dagelijks samen met projectleiders, projectcontrollers, collega's van de concernadministratie, auditors en andere projectadministrateurs.
• Betrouwbaarheid: Collega's moeten erop kunnen vertrouwen dat projectgegevens correct zijn vastgelegd en dat afspraken worden nagekomen.
• Flexibiliteit: Je werkt aan meerdere projecten tegelijkertijd en krijgt uiteenlopende vragen vanuit verschillende projectteams.

Bovendien:

• Heb je een afgeronde mbo 4- of hbo-opleiding.
• Heb je affiniteit met administratie of een administratieve opleiding afgerond.
• Heb je kennis van projectadministratie en basis boekhoudkundige principes binnen een projectomgeving.
• Heb je kennis van financiële processen en administratieve procedures.
• Beheers je de Nederlandse taal goed in woord en geschrift.

Bij GVB krijg je:

• Een salaris tussen € 3.232 en € 4.539 bruto per maand (schaal 8) o.b.v. 36 uur, afhankelijk van opleiding en ervaring.
• Een 13e maand, 8% vakantiegeld, 1,5% duurzame inzetbaarheidsuitkering en een goed pensioen via ABP.
• Gratis onbeperkt reizen met het OV van GVB én voordelig reizen voor het hele gezin.
• Gemiddeld 21 vrije dagen per jaar (afhankelijk van leeftijd), met de mogelijkheid extra dagen te kopen.
• Een maandelijkse tegemoetkoming voor je zorgverzekering € 84,91.
• Hybride werken en thuiswerkvergoeding.
• Diverse opleidings- en doorgroeimogelijkheden.

Je komt terecht in het team Project Control en Administratie binnen Business Control. Het team ondersteunt een portefeuille van ongeveer 500 projecten binnen verschillende technische bedrijfsonderdelen van GVB. In het team werken zes projectadministrateurs en acht projectcontrollers nauw samen om projecten financieel en administratief in control te houden.