In één oogopslag
- Taken: Coördineer de financiële administratie voor collegegelden en het notebookprogramma.
- Bedrijf: Technische Universiteit Eindhoven, een innovatieve onderwijsinstelling.
- Voordelen: Competitief salaris, goede secundaire arbeidsvoorwaarden en sportfaciliteiten.
- Overige informatie: Kans op een vast dienstverband bij goed functioneren.
- Waarom deze baan: Maak impact op studenten en werk in een dynamische omgeving.
- Kwalificaties: HBO-opleiding en ervaring met financiële processen vereist.
Het verwachte salaris ligt tussen 2700 - 3606 € per maand.
Technische Universiteit Eindhoven heeft een vacature voor een Procescoördinator financiële administratie, intro, notebook en collegegelden (1,0 fte).
Jouw functie: Je bent verantwoordelijk voor het goed functioneren van de financiële administratie rondom de Bachelor Intro / Master Kick Off, collegegelden, administratiekosten regeling en het notebookprogramma. Je hebt een coördinerende rol en zorgt voor een planning zodat de verschillende werkzaamheden op elkaar zijn afgestemd met de betrokken partijen en tijdig worden uitgevoerd door jou en een tweede verantwoordelijke binnen het team. Je waarborgt de kwaliteit van de administratie door de processen en procedures te bewaken en bij te sturen wanneer dat nodig is. Je bent verantwoordelijk voor de procedures, procesbeschrijvingen en werkinstructies. Je geeft advies aan jouw teamleider over de procedures en het proces en je bent inhoudelijk de expert. Vanuit jouw expert rol informeer je de rest van het team en andere betrokkenen en je zorgt ervoor dat hun kennis up to date is. Jij regelt dat de processen goed zijn afgestemd met de Dienst Finance and Control (F&C) en de externe accountant. Je zorgt voor de financiële rapportage vanuit OSIRIS richting F&C en de externe accountant.
Naast coördinerende en adviserende taken heb je samen met een andere collega ook een aantal uitvoerende taken, zoals onder andere:
- zorgdragen voor restitutie en terugbetalingen;
- afhandelen van storneringen;
- uitschrijven van studenten;
- het uitvoeren van de incasso voor de collegegelden.
Je bent verantwoordelijk voor tijdige en correcte in/excasso van intro-, notebook- en collegegelden. De werkzaamheden zijn:
- coördineren financiële administratie collegegelden, notebook en intro alsmede zorgdragen voor afstemming tussen banksaldo, grootboek- en detailadministratie;
- opstellen, bewaken en indien nodig bijsturen van de administratieve procedures rondom de financiële administratie van de Bachelor Intro / Master Kick Off, collegegelden en het notebookprogramma;
- geven van advies over en het ontwikkelen van (verbeter)voorstellen voor het proces rondom intro, notebook en collegegelden;
- opstellen managementrapportages inzake collegegeld, notebook en intro;
- zorgdragen voor de correcte en tijdige inning van het collegegeld, afhandelen van storneringen en debiteurenbeheer;
- zorgdragen voor de restitutie van het collegegeld bij uitschrijving en voor overige terugbetalingen;
- controleren van de te verwerken gegevens op juistheid, volledigheid en consistentie, onregelmatigheden signaleren binnen het proces en de verschillende systemen en waar nodig zelfstandig inzetten van acties om zaken op te lossen;
- zorgdragen voor een goede afstemming van het proces rondom de Bachelor Intro / Master Kick Off, collegegelden en het notebookprogramma gelden tussen de dienst Education and Student Affairs (ESA) en de Dienst Finance and Control (F&C);
- coördineren en uitvoeren van administratieve werkzaamheden rondom notebookprogramma en intro;
- informeren en adviseren van studenten en medewerkers over complexe vraagstukken m.b.t. de financiële administratie van de Bachelor Intro / Master Kick Off, collegegelden en het notebookprogramma;
- adviseren van Teamleider in door- en uitstroom en andere collega’s over de financiële administratie rondom collegegelden, notebookprogramma en intro;
- overige administratieve werkzaamheden binnen het Center for Student Administration.
Jouw werkplek: De dienst Education and Student Affairs (ESA) is het centrale servicepunt voor docenten en (aankomende) studenten van de Technische Universiteit Eindhoven en levert een scala aan diensten op het gebied van onderwijskundige ondersteuning, onderwijslogistiek, studievaardigheden, loopbaanbegeleiding, gebruik van ICT-middelen in het onderwijs, professionele vaardigheden en taalonderwijs. Daarnaast ondersteunt ESA het College van Bestuur, de Deans van het Bachelor College en de Graduate School, alsmede de faculteiten op de terreinen van onderwijsbeleid, wet- en regelgeving, kwaliteitszorg, opleidings- en instellingsaccreditatie, onderwijsvernieuwing en internationalisering.
Binnen ESA worden alle administratieve processen voor het onderwijs van de TU/e uitgevoerd door het Center for Student Administration (CSA). Binnen het CSA is een viertal teams werkzaam: In-, door- en uitstroom; Onderwijsplanning; Studievoortgang. Het team In-, Door- en Uitstroom ondersteunt en coördineert het inschrijfproces voor studenten van de TU/e. Daarnaast regelen we alles wat daarbij hoort zoals collegegelden, campuskaart, notebookprogramma, bekostiging van de TU/e door de overheid, uitschrijven, toelating, studiekeuzecheck, en nog veel meer. We zijn verantwoordelijk voor de informatievoorziening met betrekking tot onze processen en zijn het aanspreekpunt voor zowel de studenten als de faculteiten. Onze werkzaamheden worden gekenmerkt door een piekperiode die ligt in de zomermaanden van juli tot en met september. Dit betekent dat wij in de periode van augustus tot en met half september niet met zomervakantie kunnen gaan.
Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd 1 jaar. De functie is ingedeeld in het functieprofiel Medewerker studentzaken 2. Wij bieden een fulltime (1,0 fte) aanstelling. Het salaris bedraagt afhankelijk van leeftijd en ervaring, minimaal € 2.700,- en maximaal € 3.606,- bruto per maand (schaal 8) op fulltime basis. Wij bieden een tijdelijke aanstelling voor de duur van een jaar. Bij goed functioneren en gelijkblijvende financiële omstandigheden kan het dienstverband worden verlengd met uitzicht op een vast dienstverband. Daarnaast bieden we goede secundaire arbeidsvoorwaarden, waaronder een eindejaarsuitkering van 8,3%, vakantie uitkering van 8% en uitstekende sportfaciliteiten.
Dit vragen wij:
- kennis van en ervaring met financiële processen en systemen;
- kunnen werken in een ERP omgeving is een randvoorwaarde;
- kennis van een onderwijsregistratie systeem, bij voorkeur OSIRIS is een pre;
- beschikt over een afgeronde HBO opleiding bij voorkeur financieel/economisch;
- in staat zijn om een schakelfunctie te vervullen tussen de diensten Education and Student Affairs en de Finance and Control;
- goede vaardigheden met MS Excel;
- zelfstandige en dienstverlenende (klantvriendelijke) instelling;
- uitstekende beheersing van het Nederlands en Engels;
- organisatietalent, een proactieve houding, accuratesse, flexibiliteit en goede contactuele eigenschappen.
Wij zoeken een collega die binnen een informele, persoonlijke cultuur mee wil bouwen aan een hoogwaardige, professionele dienstverlening. Daarbij hechten we grote waarde aan klantgerichtheid, lerend vermogen en samenwerken. Vanuit de onderwijsvisie van de TU/e richten we onze begeleiding op het respecteren en verhogen van de zelfredzaamheid van de student.
Bijzonderheden: Voor meer informatie over deze vacature kun je contact opnemen met dhr. B. Viveen, tel: 040-2474975, e-mail: b.viveen@tue.nl. Het Rijk hecht waarde aan een diverse en inclusieve organisatie. Werken in divers samengestelde teams maakt ons effectiever, innovatiever en het werk leuker.
Procescoördinator financiële administratie, intro, notebook en collegegelden in Eindhoven werkgever: Werkenbijdeoverheid
Het ministerie van OCW is een uitstekende werkgever die zich inzet voor een toegankelijk en toekomstbestendig hogeronderwijsstelsel. Met een sterke focus op persoonlijke ontwikkeling, biedt het ministerie uitgebreide begeleiding en mogelijkheden voor groei binnen een open en informele werkcultuur. Werken bij OCW betekent bijdragen aan maatschappelijke opgaven en samenwerken met diverse professionals in een dynamische omgeving, waar jouw input en creativiteit gewaardeerd worden.
Hupjob Expertadvies🤫
Zo denken wij dat je Procescoördinator financiële administratie, intro, notebook en collegegelden in Eindhoven kunt binnenhalen
✨Grijp je kans bij campus recruiting
Als je net afgestudeerd bent of nog studeert, zijn campus recruitment events een geweldige manier om direct in contact te komen met bedrijven die op zoek zijn naar nieuw talent. Vergeet niet om je lokale universiteit of hogeschool in de gaten te houden voor evenementen met bedrijven zoals Werkenbijdeoverheid!
✨Word lid van een professionele organisatie
In de wereld van financiële controlling zijn netwerken cruciaal. Sluit je aan bij beroepsverenigingen zoals de Nivra of het Registeraccountant. Dit opent deuren naar evenementen en trainingen waar je niet alleen meer leert, maar ook waardevolle connecties maakt!
✨Bereid je voor op cases en technische vragen
Als je solliciteert naar een rol in financiële controlling, is het belangrijk om voorbereid te zijn op cases en technische vragen. Oefen met echte casestudy's die je kunnen helpen bij je sollicitatiegesprek. Veel bedrijven, waaronder Werkenbijdeoverheid, hebben een gestructureerde selectieprocedure.
✨Versterk je online aanwezigheid
Zorg ervoor dat je LinkedIn-profiel up-to-date is en dat je lid bent van relevante groepen. Deel artikelen over financiële controlling en laat zien dat je op de hoogte bent van de laatste trends. Dit maakt je zichtbaarder voor recruiters van bedrijven zoals Werkenbijdeoverheid.
Wij denken dat je deze vaardigheden nodig hebt om als Procescoördinator financiële administratie, intro, notebook en collegegelden in Eindhoven te schitteren
Een paar tips voor je sollicitatie 🫡
Laat je cijfers spreken!:In de financiële sector is het superbelangrijk om met harde cijfers te werken. Zorg ervoor dat je in je CV gewerkt hebt met kwantificeerbare resultaten, zoals reductie van kosten of verbeteringen in efficiency. Dit laat zien dat je grip hebt op de cijfers en dat je daadwerkelijk waarde levert.
Certificaten en opleidingen zijn key:Heb je relevante certificaten zoals RA, RC of CFA? Vergeet ze niet te vermelden! Dit laat ons bij Werkenbijdeoverheid zien dat je niet alleen de kennis hebt, maar ook dat je je continu ontwikkelt. Opleidingen zoals een master in finance zijn ook een mooie aanvulling op je profiel.
Persoonlijke motivatie is goud waard:In je motivatiebrief is het belangrijk om te laten zien waarom je specifiek voor een functie in financiële controlling kiest. Vertel over je passie voor cijfers en hoe je dit wilt inzetten om impact te maken bij Werkenbijdeoverheid. Dit geeft ons een idee van je enthousiasme en ambities.
Wees niet bang voor jouw persoonlijkheid:Financiën draait om cijfers, maar ook om samenwerking en communicatie met andere teams. Laat in je schrijven zien wie je bent, wat je drijft en hoe je je persoonlijkheid inzet in teamverband. Dit helpt ons een compleet beeld van jou te krijgen naast jouw technische vaardigheden!
Zo bereid je je voor op een sollicitatiegesprek bij Werkenbijdeoverheid
✨Begrijp de kern van financiële controles
Zorg ervoor dat je de basisprincipes van financiële controlling volledig begrijpt. We moeten voorbereid zijn op vragen over budgettering, forecasting en rapportage. Denk aan voorbeelden uit je studie of eerdere ervaringen waar je deze vaardigheden hebt toegepast.
✨Kennis van relevante software is een must
Je zult waarschijnlijk vragen krijgen over financiële software zoals SAP of Excel. We moeten ons voorbereiden op technische vragen die peilen naar onze ervaring met deze tools. Als je eerdere projecten of analyses hebt gedaan, zorg ervoor dat je die kunt toelichten.
✨Voorbereiding op casestudy's is essentieel
In een fulltime rol als controller kan het zijn dat je een casestudy of scenarioanalyse moet maken tijdens je interview. We moeten een paar typische situaties doornemen en hoe je je aanpak zou presenteren. Dit laat zien dat we niet alleen theoretisch onderlegd zijn, maar ook praktisch kunnen denken.
✨Toon je passie voor cijfers
Laat zien dat je enthousiast bent over alles wat met cijfers te maken heeft. In interviews willen bedrijven zien dat je niet alleen je werk kunt doen, maar ook dat je graag bijdraagt aan financiële strategieën. We kunnen dit doen door voorbeelden te geven van hoe je eerder innovatieve oplossingen hebt aangedragen.
