Je kunt reageren op deze vacature tot vrijdag 13 november 2026.
Vacature kenmerken Standplaats Utrecht
Contractduur 12 maanden
Uren per week 38 - 38
Maandsalaris €3.096,00 - €4.289,00
Salarisniveau Burgerschaal IBBAD 07 - Burgerschaal IBBAD 07
Vakgebied Personeel en organisatie
Dienstverband Tijdelijke aanstelling
Functiegroep Burger
Functieomschrijving Breng jij overzicht, help je collega’s graag op weg en zie je hoe HR-administratie beter kan? Een personele aanvraag die zorgvuldig wordt verwerkt. Een collega die dankzij jouw uitleg verder kan. Een knelpunt dat je samen oplost voordat het werk vastloopt. Als senior HR-assistent bij het Defensie Ondersteuningscommando (DOSCO) combineer je jouw ervaring in de HR-administratie met de dagelijkse vakinhoudelijke begeleiding van collega’s. Voor de duur van één jaar zoeken we iemand die samen met een betrokken team verder wil bouwen aan betrouwbare, klantgerichte dienstverlening. Defensie groeit en dat stelt ook eisen aan de personele ondersteuning. Jij houdt overzicht over de werkzaamheden, helpt prioriteiten te stellen en zorgt samen met het team dat aanvragen tijdig, juist en volledig worden verwerkt. Je staat dicht bij de uitvoering en gebruikt die kennis om werkwijzen te verbeteren. Daarbij heb je oog voor de mensen die het werk doen én voor de medewerkers en het lijnmanagement die op onze dienstverlening rekenen.
Wat ga je doen Je bent een vertrouwd aanspreekpunt voor het team en voor de collega’s met wie we samenwerken. Je combineert vakinhoudelijke begeleiding met coördinatie en procesverbetering. Dit pak je op:
Je begeleidt HR-assistenten in de dagelijkse praktijk. Je beantwoordt inhoudelijke vragen, denkt mee bij lastige aanvragen en helpt collega’s hun werk goed en met plezier uit te voeren. Je voert periodieke gesprekken over de uitvoering van het werk en legt afspraken vast.
Je coördineert de administratieve werkzaamheden binnen jouw aandachtsgebied. Samen met het team zorg je voor een passende werkverdeling, stel je prioriteiten op basis van urgentie en capaciteit en bewaak je de voortgang en kwaliteit, ook bij piekbelasting en deadlines.
Je maakt en actualiseert planningen. Je brengt terugkerende werkzaamheden in beeld en organiseert de administratieve ondersteuning bij reorganisaties, zodat duidelijk is wat wanneer nodig is.
Je onderhoudt contact met HR-advies, DCHR en andere betrokken partijen. Je stemt werkzaamheden en verwachtingen af, geeft inzicht in de voortgang en zoekt samen naar oplossingen voor knelpunten. Zo draag je bij aan toegankelijke en betrouwbare dienstverlening.
Je maakt werkvoorraden en resultaten inzichtelijk met rapportages en overzichten. Je interpreteert gegevens, signaleert trends en licht toe wat deze betekenen voor de uitvoering en de benodigde inzet.
Je helpt processen en digitale ondersteuning verbeteren. Je signaleert knelpunten in systemen en werkwijzen en doet concrete verbetervoorstellen. Ook bewaak je het overzicht van geautomatiseerde handelingen met softwarerobots (RPA), signaleer je uitval en zet je acties voor herstel en verbetering in gang.
Wie ben jij Je krijgt energie van een team dat prettig samenwerkt en samen goed werk levert. Je waardeert de ervaring en kwaliteiten die er al zijn en sluit aan bij wat collega’s nodig hebben. Je bent benaderbaar, legt helder uit en blijft rustig als de druk toeneemt. Je ziet wat aandacht vraagt en neemt initiatief om samen verder te komen.
Je helpt collega’s graag bij inhoudelijke vragen en zorgt dat zij met vertrouwen aan het werk kunnen.
Je houdt overzicht, werkt planmatig en maakt duidelijke afspraken over prioriteiten en voortgang.
Je bekijkt de dienstverlening vanuit de klant, vraagt door en communiceert helder over wat mogelijk is en wanneer.
Je zoekt actief de samenwerking op en maakt knelpunten tijdig bespreekbaar.
Je werkt zorgvuldig met personeelsgegevens en bent nieuwsgierig naar manieren om processen slimmer en eenvoudiger te organiseren.
Wat breng je mee Je combineert ervaring in de HR-administratie met coachende vaardigheden en gevoel voor dienstverlening. Dit breng je mee:
Een afgeronde mbo-opleiding op niveau 4 in de richting HRM, bedrijfskunde of administratie.
Drie tot vijf jaar werkervaring in een functie met administratieve HR-taken.
Kennis van HR-processen, administratieve processen en relevante wet- en regelgeving.
Vaardigheid in het begeleiden en coachen van collega’s, het stellen van prioriteiten en het behouden van overzicht.
Vaardigheid in het verzamelen en interpreteren van gegevens en het opstellen en toelichten van rapportages.
Ervaring met HR-systemen en Microsoft Office, waaronder Excel.
Arbeidsvoorwaarden Salarisniveau Burgerschaal IBBAD 07 - Burgerschaal IBBAD 07
Salarisomschrijving Het salaris is gebaseerd op een 38-urige werkweek.
Maandsalaris €3.096,00 - €4.289,00
Dienstverband Tijdelijke aanstelling
Contractduur 12 maanden
Minimaal aantal uren per week 38
Maximaal aantal uren per week 38
Overige arbeidsvoorwaarden Bij Defensie krijg je als medewerker maandelijks beschikking over een individueel keuzebudget (IKB). Dit IKB is opgebouwd uit je vakantiegeld en de eindejaarsuitkering. Hierdoor bedraagt het 16,33% van je bruto salaris. Je kunt het IKB opsparen, uit laten betalen of besteden. Dit laatste kan bijvoorbeeld aan mobiliteit (fiets of e-bike), IT-middelen (laptop, etc), vakbondscontributie of extra vakantiedagen. Het IKB maakt een groot deel van je salaris direct bruikbaar voor wat jij écht belangrijk vindt.
Bijzonderheden
Wij zijn wereldwijd inzetbaar voor vrede en veiligheid. Een diversiteit in denkwijzen, perspectieven en kwaliteiten draagt bij aan het behalen van onze missie: “Beschermen wat ons dierbaar is.” Hiervoor zijn we nadrukkelijk op zoek naar nieuwe collega’s die bijdragen aan de diversiteit binnen Defensie.
Defensie zet zich ook in om medewerkers in dienst te nemen die onder de doelgroep van de Wet banenafspraak vallen. Sta jij geregistreerd in het doelgroepenregister, dan nodigen we ook jou uit om te reageren!
Je sollicitatiebescheiden worden uiterlijk drie maanden na afronding van de selectieprocedure vernietigd. Deze termijn is langer dan de standaard-termijn die de Algemene verordening gegevensbescherming voorschrijft. Deze langere termijn is nodig voor het geval er door een interne kandidaat een bezwaar- en/of beroepsprocedure wordt gestart.
Deze vacature staat niet open voor acquisitie.
De Nederlandse nationaliteit is vereist. Lever alsjeblieft jouw cv en brief aan in het Nederlands.
Meer over de functiegroep Organisatienaam Ministerie van Defensie
Organisatieomschrijving Defensie zet zich in voor de belangen, welvaart en vrijheid van Nederland. We zijn dagelijks actief in binnen- en buitenland. Onze wereldwijde inzet versterkt de internationale samenwerking en zorgt ervoor dat mensen zich in vrijheid kunnen ontplooien. Nu en in de toekomst. Bij het ministerie van Defensie werken ongeveer 79 duizend mensen direct en indirect aan vrede en veiligheid. Het ministerie bestaat uit het Commando Materieel & IT (COMMIT), de Bestuursstaf (het departement), de Koninklijke Marine, de Koninklijke Landmacht, de Koninklijke Luchtmacht, de Koninklijke Marechaussee, het Defensie Ondersteuningscommando (DOSCO). Defensie is een van de grootste werkgevers van Nederland en vertoont overeenkomsten met een groot bedrijf. De operationele commando's (zee-, land- en luchtstrijdkrachten), de Marechaussee, het DOSCO en de COMMIT lijken op werkmaatschappijen. De krijgsmacht beschermt wat ons dierbaar is. Het Defensie Ondersteuningscommando (DOSCO) levert daar een essentiële bijdrage aan. Met meer dan 10.000 medewerkers ondersteunen wij de landmacht, luchtmacht, marine en marechaussee altijd en overal. Dit doen wij op defensielocaties, tijdens dagelijkse werkzaamheden, op oefening en tijdens inzet. Wij zorgen ervoor dat de krijgsmacht een voorsprong heeft in het gevecht! Bij DOSCO draag je bij aan een sterke Defensieorganisatie. Wij zijn een de veelzijdigste onderdelen van Defensie. Van catering tot bewaking, van vastgoed tot logistiek, van facilitair tot inkoop, van HR tot medische zorg, achter elke militair schuilt een team van vakmensen die 24 uur per dag ondersteuning bieden. Je hoeft overigens geen militair te zijn om bij DOSCO te werken. Bij DOSCO draait het om vakmanschap, betrouwbaarheid en verbondenheid. Spreekt dit jou aan en sluit de vacature aan op jouw profiel? Solliciteer dan snel!
Waar ga je werken Je komt te werken binnen de HR-administratie van DOSCO, die onderdeel wordt van de toekomstige afdeling Services binnen de directie HR. DOSCO levert de ondersteuning die de krijgsmacht nodig heeft om inzetbaar te zijn en te blijven. De organisatie omvat uiteenlopende bedrijven en eenheden op het gebied van onder meer gezondheidszorg, beveiliging, logistiek, facilitaire dienstverlening en opleidingen. Jij werkt nauw samen met de collega HR-assistenten, de leidinggevende, HR-advies en het Dienstencentrum Human Resources (DCHR). Samen zorgen jullie voor een goede aansluiting tussen de personele vraag en de administratieve afhandeling.
De stafafdeling van het Defensie Ondersteuningscommando geeft gespecialiseerd advies en verleent ondersteunende diensten. Hierdoor kunnen de divisies, bedrijven, dienstencentra en instituten hun kernactiviteiten uit voeren. De staf van het Defensie Ondersteuningscommando bestaat uit 8 afdelingen en 3 bijzondere organisatie-eenheden. Deze zorgen samen voor zaken als personeelsbeleid, communicatie, inkoop, gebouwen en grondgebied, bestuursondersteuning, integreitsbewustzijn, militaire muziek en toezicht op militaire gezondheidszorg. De Directie Personeel en Organisatie (P&O) van het Defensie Ondersteuningscommando werkt aan een gezonde, doeltreffende en doelmatige organisatie. Een organisatie met voldoende goed opgeleide, gemotiveerde en verantwoordelijke medewerkers die de taken van het commando kunnen uitvoeren. Dat doen we onder meer door professioneel P&O-advies te geven aan lijnmanagers en medewerkers. Vanuit de directie Personeel & Organisatie wordt er dedicated gewerkt voor de Divisies.
Voor meer informatie over deze vacature:
Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure:
Dhr. L. van Ginneken, HR-adviseur LJHP.v.Ginneken@mindef.nl
#J-18808-Ljbffr
Senior HR-assistent werkgever: Werkenbijdefensie
Bij Werkenbijdefensie bieden we een stimulerende werkomgeving voor Junior Belastingadviseurs, waar je niet alleen meewerkt aan uitdagende aangiftes en adviestrajecten, maar ook volop de kans krijgt om te groeien binnen de fiscale praktijk. Met een sterke focus op persoonlijke ontwikkeling, uitstekende opleidingsmogelijkheden en een ondersteunende cultuur van ervaren collega's, zorgen we ervoor dat je jouw talenten optimaal kunt ontplooien in een dynamische en leerzame setting.
Hupjob Expertadvies🤫
Zo denken wij dat je Senior HR-assistent kunt binnenhalen
✨Verken lokale netwerken en evenementen
In de HR-wereld draait alles om connecties! Ga naar netwerkbijeenkomsten, zoals HR-conferenties en lokale meetups, waar je gelijkgestemden kunt ontmoeten. Maak gebruik van deze evenementen om jezelf te presenteren en direct in contact te komen met hiring managers.
✨Sluit je aan bij HR-community's
Zoek actieve online gemeenschappen, zoals LinkedIn-groepen of forums voor HR-professionals. Deel je kennis, stel vragen en laat van je horen! Hierdoor vergroot je je zichtbaarheid en kom je misschien in contact met iemand bij Werkenbijdefensie die jouw profiel interessant vindt.
✨Maak je cases zichtbaar
Als je eerder projecten hebt gedaan die je HR-vaardigheden benadrukken, deel deze dan! Gebruik platforms zoals LinkedIn om bijvoorbeeld blogs te schrijven of casestudy's te publiceren. Dit helpt je om je expertise te tonen en trekt de aandacht van recruiters.
✨Solliciteer direct via onze website
Weet dat je via onze website bij Werkenbijdefensie kan solliciteren voor de functie van Senior HR-assistent! Het maakt het proces eenvoudiger en je hebt de kans om op te vallen, vooral als je een paar gepersonaliseerde punten uit je gesprek of netwerk meeneemt.
Een paar tips voor je sollicitatie 🫡
Laat je passie voor mensen zien:In je motivatiebrief moet je duidelijk maken waarom je enthousiast bent over de rol in de HR. Vertel waarom je mensen helpt om beter te functioneren op de werkplek jou raakt. Bijvoorbeeld, hoe je een team hebt geholpen of een bijdrage hebt geleverd aan de bedrijfscultuur in eerdere functies.
Vermeld relevante HR-ervaring:Zorg ervoor dat je CV de juiste ervaring weerspiegelt. Heb je stages of werkervaring in HR of gerelateerde velden zoals werving, training of personeelsbeheer? Vermeld specifieke taken en bereikte resultaten. Dit laat zien dat je al een goede basis hebt in de rol die je wilt.
Toon je communicatievaardigheden:Als HR-professional zijn communicatieve vaardigheden cruciaal. Gebruik je motivatiebrief om je schrijfstijl te laten zien en je vermogen om duidelijk te communiceren. Misschien kun je voorbeelden geven van situaties waarin je de communicatie tussen teams hebt verbeterd of conflicten hebt opgelost.
Speel in op bedrijfscultuur:Neem de tijd om te onderzoeken wat Werkenbijdefensie drijft. Wat zijn hun waarden en hoe passen jouw waarden daarbij? Laat in je motivatiebrief zien dat je hun cultuur begrijpt en dat je een goede match bent. Dit helpt je om je passie voor de rol en het bedrijf over te brengen.
Zo bereid je je voor op een sollicitatiegesprek bij Werkenbijdefensie
✨Ken de HR-tools:
Zorg ervoor dat je goed bekend bent met populaire HR-tools zoals LinkedIn Recruiter, BambooHR, of SAP SuccessFactors. Tijdens het interview kunnen ze je vragen stellen over je ervaring met deze tools of hoe je ze effectief zou gebruiken om wervingsprocessen te optimaliseren.
✨Gedrag en cultuur:
Bij HR draait alles om mensen. Bereid je voor op vragen die je gedrag en je aanpak in verschillende situaties testen. Denk aan voorbeelden waarbij je teamconflicten hebt opgelost of leiderschap hebt getoond. Dit laat zien dat je inzicht hebt in de bedrijfscultuur bij Werkenbijdefensie.
✨Klein maar fijn:
Voor een fulltime rol is het belangrijk om te laten zien dat je bent gericht op groei en ontwikkeling. Bereid enkele vragen voor over hoe Werkenbijdefensie medewerkers ondersteunt bij hun professionele ontwikkeling en hoe je hieraan bij kunt dragen.
✨Blijf up-to-date:
Het HR-veld verandert voortdurend, vooral met nieuwe wetten en trends. Zorg ervoor dat je op de hoogte bent van recente veranderingen in arbeidswetgeving, diversiteit en inclusie, en andere actuele thema's die relevant zijn voor HR. Dit toont je betrokkenheid en kennis tijdens het gesprek.
