Ervaren Bestuurssecretaresse in Rotterdam

Je werkt nauw samen met de bestuurder, de bestuursadviseur en de directie. Door jouw scherpe blik, gevoel voor prioriteiten en uitstekende organisatievermogen creëer je rust, overzicht en structuur in een dynamische omgeving.

Als ervaren bestuurssecretaresse (32 uur) bij CJG Rijnmond ben je veel meer dan een uitstekende ondersteuner. Je bent de rechterhand van de bestuurder en een belangrijke spil tussen bestuur, directie en organisatie en externe stakeholders. Je denkt vooruit, ziet wat nodig is voordat anderen het zien en zorgt dat zaken soepel verlopen.

Je schakelt moeiteloos tussen verschillende thema's en de praktische uitvoering. De ene dag bereid je een belangrijke bestuurlijke bijeenkomst voor, de andere dag pak je een verbeterproject op waarmee processen efficiënter worden ingericht op het bestuurssecretariaat.

Waar ga je werken? Ondersteuning bij de grootste opgave van een mensenleven. Daar staan we voor bij CJG Rijnmond. Want opvoeden is een verantwoordelijkheid die soms overrompelend kan zijn. En iedereen die ooit kind is geweest, weet: het opgroeien zelf is ook niet altijd even makkelijk. Wij zijn er voor de ouders en verzorgers die vragen hebben. En voor de kinderen en jongeren die een beetje steun kunnen gebruiken. We zijn altijd dichtbij: van het consultatiebureau naar de klas en daarbuiten, tot het moment dat ze 18 worden. Een gezonde en veilige jeugd voor alle kinderen in Rotterdam-Rijnmond: daar maken we ons elke dag sterk voor.

Je bent het eerste aanspreekpunt op ons bestuurssecretariaat, een levendige omgeving waarin jij samen met je secretaresse collega zorgt dat alles soepel loopt. Je beheert een complexe en dynamische agenda van de bestuurder en de directeur en bewaakt de samenhang tussen afspraken, prioriteiten en besluitvorming. Je bereidt bestuurlijke en directievergaderingen zorgvuldig voor in samenwerking met de bestuurssecretaris. Je zorgt dat vergaderstukken tijdig, volledig en van hoge kwaliteit beschikbaar zijn. Je bewaakt acties, deadlines en gemaakte afspraken en zorgt voor opvolging. Je bent een belangrijke sparringpartner voor de bestuurder en denkt proactief mee over planning, prioritering en bestuurlijke processen. Je signaleert kansen om processen slimmer, efficiënter en professioneler in te richten en neemt hierin zelf initiatief. Je start en begeleidt verbetertrajecten binnen het bestuurs- en directiesecretariaat. Je onderhoudt contacten met interne en externe stakeholders en weet snel de juiste verbindingen te leggen. Je verzorgt verslaglegging van vergaderingen wanneer nodig. Je ondersteunt de directie waar nodig bij bestuurlijke en organisatorische vraagstukken. Je organiseert events, bijeenkomsten en bezoeken en zorgt dat belangrijke informatie altijd op de juiste plek terecht komt. Je bent een prettig persoon die snel schakelt, afstemt en verbinding maakt. Jouw scherpe blik op voortgang en sterke beoordelingsvermogen zorgen ervoor dat je precies weet wanneer je moet bijsturen, versnellen of juist even pas op de plaats maken. Jij wordt de spin in het web die iedereen een stap voor is, en de onmisbare schakel achter een organisatie die zich dag in, dag uit inzet voor de kinderen en ouders in Rotterdam-Rijnmond.

Wat neem je mee? Je bent een ervaren bestuurssecretaresse die begrijpt wat het betekent om in de nabijheid van bestuur en directie te werken. Je bent organisatiesensitief, professioneel en weet wanneer discretie essentieel is. Tegelijkertijd ben je praktisch ingesteld en steek je graag zelf de handen uit de mouwen. Verder beschik je over:

• HBO werk- en denkniveau.
• Meerdere jaren ervaring als bestuurssecretaresse, directiesecretaresse of managementassistent op senior niveau.
• Uitstekende organisatorische vaardigheden.
• Ervaring met complex agendabeheer en bestuurlijke processen.
• Een proactieve en zelfstandige werkhouding.
• Het vermogen om hoofd- en bijzaken van elkaar te onderscheiden.
• Sterke communicatieve vaardigheden en bestuurlijke sensitiviteit.
• Een natuurlijke drive om processen te verbeteren en zaken slimmer te organiseren.
• Je hebt een geldige Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG).

Wat bieden wij jou? Het salaris is tussen de € 2981,- en € 3864,- en deze functie valt onder de cao VVT, schaal FWG 40. Een vaste eindejaarsuitkering en goede pensioenregeling. Veel ruimte voor eigen initiatief. Een goede werk-privébalans, met afspraken op maat over kantoor en thuiswerken. Iedereen is welkom. Bij CJG Rijnmond willen we dat iedereen zich welkom voelt. Bij ons kun je jezelf zijn: met je achtergrond, (religieuze) overtuigingen, kleur, leeftijd, gender, seksuele voorkeur, opleidingsniveau of andere zicht- en onzichtbare verschillen. Ontwikkelingskansen en scholingen. Je kunt jezelf blijven ontwikkelen. Bijvoorbeeld door coaching of door trainingen en opleidingen te volgen. Een betekenisvolle bijdrage kunnen leveren. Je levert bij het CJG een belangrijke bijdrage aan gezondheid, veiligheid en gelijke kansen voor elk kind. Vrijheid en ruimte voor eigen initiatief. Een proactieve houding en eigen inbreng worden gewaardeerd. Alles om de preventieve zorg op een hoger plan te krijgen. Alles wat je nodig hebt voor je werk. We voorzien je van alle technische hulpmiddelen die nodig zijn voor je werk. Denk aan een smartphone en een laptop.

De gesprekken kunnen tussentijds plaatsvinden als er geschikte kandidaten reageren, dan kan het mogelijk zijn dat de vacature eerder wordt afgesloten.