In één oogopslag
- Taken: Leid een team dat bestuur en directie ondersteunt met professionele en goed georganiseerde hulp.
- Bedrijf: Gemeente Vlaardingen, waar we samen werken aan een ontwikkelende stad.
- Voordelen: Flexibele uren, competitief salaris, pensioen en volop ontwikkelingsmogelijkheden.
- Overige informatie: Werken in een betrokken team met ruimte voor initiatief en samenwerking.
- Waarom deze baan: Maak impact op de kwaliteit van ondersteuning voor het college en de directie.
- Kwalificaties: Managementopleiding en ervaring in bestuurlijke context zijn vereist.
Het verwachte salaris ligt tussen 3947 - 4825 € per maand.
Geef leiding aan de ondersteuning van bestuur en directie. De unit Bestuurssecretariaat en Kabinet is onderdeel van het team Strategie en Beleid. Het Bestuurssecretariaat bestaat uit bestuurs- en directiesecretaresses, ondersteuners van teammanagers en administratieve medewerkers. Ook Kabinetszaken maakt onderdeel uit van de unit. Het Bestuurssecretariaat ondersteunt het college van burgemeester en wethouders, de directie en een aantal teammanagers. Dankzij professionele en goed georganiseerde ondersteuning kunnen college en directie zich volledig richten op hun inhoudelijke werkzaamheden en verantwoordelijkheden. Kabinetszaken adviseert en ondersteunt het college en in het bijzonder de burgemeester. Daarnaast is Kabinetszaken verantwoordelijk voor de voorbereiding en ondersteuning van representatieve momenten, officiële ontvangsten en terugkerende evenementen voor de burgemeester en collegeleden.
Als Unitleider Bestuurssecretariaat en Kabinet ben jij de operationeel leidinggevende van de medewerkers binnen deze unit. Je zorgt ervoor dat de ondersteuning kwalitatief op niveau is, werkzaamheden goed op elkaar aansluiten en medewerkers optimaal kunnen functioneren. Je stuurt de unit zelfstandig aan en bent verantwoordelijk voor de inhoud, kwaliteit en het budget. Daarnaast ben je gesprekspartner voor het college en de directie als het gaat over de ondersteuning en dienstverlening vanuit jouw unit. Als unitleider geef je richting aan de dagelijkse werkzaamheden én aan de verdere ontwikkeling van de unit.
Je houdt je onder andere bezig met:
- het aansturen van medewerkers met verschillende rollen en verantwoordelijkheden;
- het bewaken van de voortgang, kwaliteit en uitvoering van de werkprocessen;
- het ondersteunen, begeleiden en coachen van individuele medewerkers en het team als geheel;
- het organiseren en verbeteren van de onderlinge afstemming van werkzaamheden;
- het afstemmen met bestuursadviseurs, directieadviseurs en communicatieadviseurs;
- het stimuleren van ontwikkeling en professionalisering binnen het Bestuurssecretariaat en Kabinet;
- het bewaken van de kwaliteit en continuïteit van de dienstverlening aan bestuur en directie.
Daarnaast:
- stem je regelmatig af met de teammanagers van Strategie en Beleid en Communicatie;
- neem je deel aan het portefeuillehouderoverleg van de burgemeester;
- organiseer je maandelijks overleg met de verschillende teams binnen jouw unit;
- bespreek je regelmatig met collegeleden of de ondersteuning aansluit bij hun behoeften;
- geef je leiding aan Kabinetszaken;
- stuur je op een veilige, professionele en prettige werkomgeving.
Wanneer hebben wij een match? Als Unitleider Bestuurssecretariaat en Kabinet ben je integraal verantwoordelijk voor jouw unit. Je schakelt gemakkelijk tussen de dagelijkse aansturing van medewerkers en de bestuurlijke omgeving waarin je werkt. Je begrijpt dat ondersteuning van bestuur en directie méér vraagt dan een goede planning en organisatie. Je hebt gevoel voor bestuurlijke verhoudingen, weet wanneer discretie noodzakelijk is en kunt omgaan met verschillende belangen en verwachtingen. Tegelijkertijd ben je zichtbaar en toegankelijk voor je medewerkers. Je geeft vertrouwen en ruimte waar dat kan en biedt richting wanneer dat nodig is. Je brengt structuur aan, bewaakt afspraken en zorgt ervoor dat mensen weten wat er van hen wordt verwacht. Je weet op een natuurlijke manier afstemming en consensus te bereiken, zonder daarbij de voortgang uit het oog te verliezen.
We zoeken iemand die:
- een positieve en optimistische uitstraling heeft en anderen weet te enthousiasmeren;
- sterk is in regievoering, overzicht bewaart en structuur aanbrengt in processen en werkzaamheden;
- ontwikkeling en professionalisering van het Bestuurssecretariaat en Kabinet stimuleert;
- een veilige werkomgeving creëert en een verbindende, coachende leiderschapsstijl heeft;
- gemakkelijk beweegt binnen een politiek-bestuurlijke omgeving;
- zorgvuldig omgaat met vertrouwelijke en bestuurlijk gevoelige informatie;
- eerlijk, betrouwbaar en consistent is in gedrag en communicatie;
- oog heeft voor zowel de mens als het resultaat.
Wat breng je mee?
- een afgeronde managementopleiding;
- ruime ervaring met werken binnen de bestuurlijke context van een gemeente, bij voorkeur in directe samenwerking met een college van burgemeester en wethouders;
- ervaring met of goede kennis van professionele secretariaatsondersteuning;
- het vermogen om zelfstandig te sturen op kwaliteit, samenwerking, processen en resultaten.
Je gaat aan de slag binnen het team Strategie en Beleid, unit Bestuurssecretariaat en Kabinet. Je werkt nauw samen met de teammanagers van Strategie en Beleid en Communicatie en in de dagelijkse praktijk met onder andere de communicatieadviseur en bestuursadviseur van de burgemeester. Je komt terecht in een betrokken omgeving waarin collega’s samenwerken, elkaar gemakkelijk opzoeken en kennis met elkaar delen. Jouw leidinggevende is de teammanager Strategie en Beleid.
Wie zijn wij? Bij de gemeente Vlaardingen werken we samen met inwoners, ondernemers en organisaties aan een stad die blijft ontwikkelen. Onze organisatie beweegt mee met de samenleving. We werken professioneel, geven ruimte aan initiatief en leren van elkaar. Zo bouwen we samen aan resultaten waar we trots op zijn.
Wat bieden wij jou?
- een functie voor 28 uur per week;
- een bruto maandsalaris van € 4.465 tot € 6.343 (schaal 11, Cao Gemeenten) op basis van een 36-urige werkweek;
- een Individueel Keuzebudget (IKB) van 17,05% van je salaris;
- deelname aan het ABP-pensioenfonds;
- volop mogelijkheden om jezelf verder te ontwikkelen;
- een afwisselende leidinggevende functie op het snijvlak van organisatie, dienstverlening en bestuur;
- een functie waarin je zichtbaar invloed hebt op de kwaliteit van de ondersteuning van het college en de directie.
Meer informatie of direct solliciteren? Heb je inhoudelijke vragen over de functie en het team? Neem dan contact op met Thysia Verburg, interim teammanager Bestuurssecretariaat en Kabinet, via 06 - 14 31 31 66.
Unitleider Bestuurssecretariaat en Kabinet in Vlaardingen werkgever: Werken voor Vlaardingen
De gemeente Vlaardingen is een uitstekende werkgever die zich richt op de toekomst van de stad en haar inwoners. Met een collegiale en professionele werksfeer, flexibele werktijden en volop mogelijkheden voor persoonlijke ontwikkeling via de Vlaardingse Academie, biedt deze rol als P&C-coördinator niet alleen een strategische positie maar ook de kans om bij te dragen aan belangrijke maatschappelijke ambities. Hier krijg je de ruimte om je vaardigheden te benutten en verder te ontwikkelen in een dynamische omgeving waar samenwerking en innovatie centraal staan.
Contactgegevens:
Recruitmentteam van Werken voor Vlaardingen
Hupjob Expertadvies🤫
Zo denken wij dat je Unitleider Bestuurssecretariaat en Kabinet in Vlaardingen kunt binnenhalen
✨Verken lokale netwerken en evenementen
In de overheid en publieke sector zijn lokale netwerken essentieel. Zoek naar evenementen zoals gemeentelijke bijeenkomsten of netwerkborrels van overheidsinstanties. Dit is een geweldige manier om in contact te komen met mensen die weten wat er speelt, en je kunt misschien zelfs een voet tussen de deur krijgen bij Werken voor Vlaardingen!
✨Maak gebruik van stage- en traineeship programma's
Veel overheidsorganisaties bieden directe instroomprogramma's voor recent afgestudeerden of jonge professionals. Kijk of Werken voor Vlaardingen zo'n programma heeft. Deze mogelijkheden zijn niet alleen een ingang in de organisatie, maar stellen je ook in staat om de cultuur en werkzaamheden goed te leren kennen.
✨Zorg voor zichtbaarheid bij publieksevenementen
Als je de kans krijgt om spreker of vrijwilliger te zijn op publieksevenementen, grijp die kans! Dit versterkt je netwerk en versterkt je zichtbaarheid binnen de publieke sector. Mensen die je daar ontmoeten kunnen later belangrijke connecties zijn voor een functie bij Werken voor Vlaardingen.
✨Direct solliciteren via onze website
Wist je dat we veel vacatures direct op onze website hebben staan? Zorg ervoor dat je regelmatig kijkt en aarzel niet om te solliciteren op een functie die je aanspreekt. We zijn altijd op zoek naar gepassioneerde mensen voor ons team, dus wie weet ben jij straks wel de nieuwe aanwinst voor Werken voor Vlaardingen!
Wij denken dat je deze vaardigheden nodig hebt om als Unitleider Bestuurssecretariaat en Kabinet in Vlaardingen te schitteren
Een paar tips voor je sollicitatie 🫡
Begrijp de publieke sector:Zorg ervoor dat je goed begrijpt hoe de overheid en de publieke sector werken. Dit kan je helpen om specifieke voorbeelden te geven in je sollicitatie. Denk na over hoe jouw ervaring aansluit bij de doelstellingen van Werken voor Vlaardingen en hoe jij een positieve impact kunt maken.
Citeer relevante ervaring en opleidingen:Bij een rol in de overheid is het belangrijk om jouw relevante ervaring en opleidingen helder te presenteren. Heb je bijvoorbeeld cursussen op het gebied van bestuurskunde of een stage bij een overheidsinstantie gehad? Vermeld dit dan duidelijk in je CV en motivatiebrief.
Schrijf een sterke motivatiebrief:In de publieke sector komt het aan op motivatie en toewijding. Leg uit waarom je jezelf in deze sector wil inzetten en hoe jouw waarden aansluiten bij de missie van Werken voor Vlaardingen. Gebruik specifieke voorbeelden uit je verleden die jouw motivatie onderschrijven.
Gebruik officiële documenten:Voor een functie in de overheid kan het nuttig zijn om naast een CV en motivatiebrief ook officiële documenten of certificaten toe te voegen, zoals vrijwilligerswerk of deelgenomen projecten. Dit geeft extra geloofwaardigheid aan je sollicitatie en toont je betrokkenheid bij de gemeenschap.
Zo bereid je je voor op een sollicitatiegesprek bij Werken voor Vlaardingen
✨Ken de relevante wetgeving
In de overheid en publieke sector is het belangrijk om goed op de hoogte te zijn van de relevante wetgeving en beleidsvoering. Bereid je voor door te begrijpen welke wetten belangrijk zijn voor de functie die je wilt, en hoe deze van invloed hebben op de operationele processen binnen Werken voor Vlaardingen.
✨Toon je maatschappelijke betrokkenheid
Als je solliciteert voor een fulltime functie in de overheid, is het belangrijk om je motivatie en passie voor de publieke zaak te tonen. Wees voorbereid om je visie te delen over hoe je binnen Werken voor Vlaardingen kunt bijdragen aan de samenleving en de behoeften van de gemeenschap.
✨Wees klaar voor scenario- en gedragsvragen
Tijdens het interview kunnen ze je vragen stellen over hoe je in specifieke situaties hebt gehandeld, vooral in een teamomgeving. Denk na over voorbeelden uit je verleden waaruit blijkt dat je effectief kunt samenwerken en problemen kunt oplossen binnen een publieke context.
✨Maak gebruik van je netwerk
In de publieke sector draait veel om relaties en netwerken. Probeer informatie in te winnen over Werken voor Vlaardingen via je netwerk, of misschien zelfs via LinkedIn. Dit kan je helpen om relevante vragen te stellen tijdens je interview en laat zien dat je proactief bent.
