Jouw kracht ligt in het regelen, structureren en ontzorgen! Stap in een dynamische en afwisselende functie waarin jij hét visitekaartje bent van de afdeling Bedrijfsvoering & Instrumenten! Samen met een hecht team van 5 collega-managementassistenten ontzorg je onze managers, bewaak je de continuïteit en draag je actief bij aan de Rotterdamse arbeidsmarkt. In deze rol houd je je onder andere bezig met: Complex agendabeheer: Je beheert en regelt (complexe) agenda’s, mailverkeer en afspraken van de afdelingsmanager van A tot Z. Organisatie van bijeenkomsten: Je plant en faciliteert vergaderingen, MT-activiteiten, heidagen en kwartaalbijeenkomsten, inclusief alle benodigde facilitaire ondersteuning. Verslaglegging en opvolging: Je stelt heldere agenda’s op, verzamelt stukken, maakt actie- en besluitenlijsten en bewaakt de opvolging hiervan. Administratief & digitaal beheer: Je zorgt dat het digitale archief en de informatiestromen continu actueel en op orde zijn. Facilitaire & operationele support: Je regelt ondersteuning voor het team en zorgt dat alle middelen en voorzieningen perfect geregeld zijn. Je bent een stevige sparringpartner die rust uitstraalt bij veranderende omstandigheden, grenzen aanwerpt en eigenaarschap toont. Dankzij jouw proactieve en flexibele houding stel je de juiste vragen en stem je je werkstijl moeiteloos af op de behoefte van het management. Je denkt graag mee, leert nieuwe systemen snel aan en brengt een gezonde dosis enthousiasme voor het maatschappelijk domein mee. Collega’s werken door jouw open en transparante communicatie heel graag met je samen. Daarnaast beschik je over: Een afgeronde mbo niveau 4 opleiding (in administratieve richting of vergelijkbaar). Minimaal 2 jaar werkervaring als Managementassistent en ervaring met actie- en besluitenlijsten. Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal en ruime kennis van Microsoft Office. Ervaring met Oracle (inkoopaanvragen toetsen, crediteurenadministratie goedkeuren en tijdschrijven). Ervaring met SARA (of een vergelijkbaar systeem) voor het reserveren van zalen/ICT-middelen, bezoekersaanmeldingen en rechtenbeheer. De afdeling Bedrijfsvoering & Instrumenten valt onder het cluster Werk & Inkomen. Wij ondersteunen diverse afdelingen binnen het domein Werk (waaronder Mens & Arbeidsontwikkeling Noord en Zuid, Werkgevers, Zelfstandigen & Arbeidsmarkt en het Werkstation op Zuid) met administratieve werkzaamheden en de inzet van instrumenten voor werkzoekenden. Zo maken we samen het verschil voor de stad. Meer dan alleen salaris
Flexibele werktijden
Richt je werktijden flexibel in. Werk bijvoorbeeld 36 uur in 4x9of bouw extra vakantie op bij 40 uur per week. 17,05% keuzebudget boven op je salaris. In te zetten voor extra vakantiedagen,sportcontributie, extra uitbetaling, fietsvergoeding of reiskosten. Werk op locatie, in de stad of vanuit huis. Voor elke dag dat je volledigthuiswerkt, ontvang je een thuiswerkvergoeding. Goede (thuis)werkfaciliteiten, zodat je je werk overal goed kunt uitvoeren. Je start met een contract voor bepaalde tijd, met uitzicht op een vast dienstverband. OV-mobiliteitskaart
Reis duurzaam met het OV. Met de OV-mobiliteitskaart reis je gratisen worden je kosten 100% vergoed. Opleidingen en trainingen
Een aantrekkelijk opleidings- en ontwikkelprogramma. Goede pensioenregeling
Gemeente Rotterdam betaalt 70% van je pensioenpremie.Jij betaalt 30%. Werken voor Rotterdam Let op: bij voldoende geschikte kandidaten kan de vacature eerder worden gesloten.
#J-18808-Ljbffr
Contactgegevens:
Recruitmentteam van Werken voor Rotterdam
