In één oogopslag
- Taken: Ondersteun het management met coördinatie en agendabeheer in een dynamische omgeving.
- Bedrijf: Ministerie van Defensie, een belangrijke speler voor vrede en veiligheid.
- Voordelen: Competitief salaris, goede studiefaciliteiten en flexibele werktijden.
- Overige informatie: Kans op een vaste aanstelling en uitstekende doorgroeimogelijkheden.
- Waarom deze baan: Maak impact in een maatschappelijk relevante rol binnen een innovatief team.
- Kwalificaties: MBO-niveau en ervaring in managementondersteuning vereist.
Het verwachte salaris ligt tussen 4050 - 4950 € per maand.
Contractduur: Tijdelijk met uitzicht op een vaste aanstelling
Uren per week: 38
Maandsalaris: €3.297,00 - €4.568,00
Salarisniveau: Burgerschaal IBBAD 07
Vakgebied: Administratief / secretarieel
Dienstverband: Tijdelijke aanstelling met zicht op vaste aanstelling
Functiegroep: Burger
Functieomschrijving:
Werken bij het ministerie van Defensie maar niet als militair? Word Senior managementondersteuner. Weet jij het hoofd koel te houden in hectische situaties en weet je als geen ander overzicht te houden en te zorgen voor stabiele ondersteuning in een complexe omgeving? Ben je een stevige persoonlijkheid die rust uitstraalt en die daarnaast enthousiast en kritisch is en een gezonde dosis humor heeft? En heb je zin in een nieuwe uitdaging in een maatschappelijk relevante omgeving?
In deze rol verricht je coördinerende en management ondersteunende werkzaamheden voor Directeur Kennis & Innovatie (K&I) en het hoofd van de Staf-afdeling binnen deze directie. Door je (inhoudelijke) betrokkenheid weet je wat er speelt en kan je prioriteiten stellen en inspelen op ontwikkelingen. Je draait je hand niet om voor complex en vooral dynamisch agendabeheer. Je denkt graag mee en door je pro-activiteit kijk je vooruit en signaleer je knelpunten tijdig en lost ze op. En dit allemaal zodat onze directie zich kan concentreren op de missie van de Directie Kennis & Innovatie om te zorgen voor de beste materieel en IT voor de Krijgsmacht!
De meest voorkomende werkzaamheden zijn:
- Complex en dynamisch agendabeheer
- Bewaken dat de directie tijdig benodigde informatie voor afspraken heeft (we werken hierbij met iBabs)
- Ondersteuning bij mailafhandeling directeur en verwerken post in XPostWeb
- Beheren mailbox directiesecretariaat
- Het ontvangen en begeleiden van bezoekers
- Het plannen en organiseren van vergaderingen en bijeenkomsten
- Aanvragen VIP vervoer en regelen binnen- en buitenlandse dienstreizen
- Attenties verzorgen en acties coördineren voor o.a. ambtsjubilea
- Ondersteuning bij evenementen
- Het afhandelen van uiteenlopende vragen en verzoeken.
Je draagt bij aan de interne en externe communicatie door:
- Het mede vullen en inzetten van de door Directie K&I te hanteren publicatiesystemen en instrumenten
- Het ondersteunen bij organiseren van lezingen en evenementen/seminars
- Het ondersteunen bij bezoeken van delegaties en bij het hosten van (internationale werkgroepen in Nederland
- Het fungeren als eerste aanspreekpunt van de Staf voor externe (telefonische) contacten.
Vereisten:
- MBO werk- en denkniveau
- Afgeronde MBO opleiding op secretarieel, administratief of bedrijfskundig gebied of een vergelijkbare combinatie van opleiding en ervaring
- Minimaal 3 tot 5 jaar ervaring in management ondersteunende functies
- Minimaal 2 tot 4 jaar ervaring in ondersteunende functies op het gebied van innovatie- en projectmanagement in overheidsomgeving.
We zoeken iemand die snel schakelt en moeiteloos meebeweegt in een omgeving die continu in beweging is. Je houdt het hoofd koel bij veranderingen en weet daarbij de juiste prioriteiten te stellen. Tegelijkertijd ben je zorgvuldig in je werk en zorg je ervoor dat zaken tot in de puntjes kloppen. Je voelt je thuis in een ondersteunende rol en werkt graag samen met verschillende collega’s en externe partijen. Je communiceert helder en professioneel en weet informatie duidelijk over te brengen, ook als er verschillende belangen spelen.
Arbeidsvoorwaarden:
Salarisniveau: Burgerschaal IBBAD 07
Salarisomschrijving: Het genoemde salaris is gebaseerd op een volledige werkweek van 38 uur. Je inschaling wordt gebaseerd op je werkervaring en opleidingsachtergrond.
Maandsalaris: €3.297,00 - €4.568,00
Dienstverband: Tijdelijke aanstelling met zicht op vaste aanstelling
Contractduur: Tijdelijk met uitzicht op vaste aanstelling
Maximaal aantal uren per week: 38
Overige arbeidsvoorwaarden: Het genoemde salaris is gebaseerd op je werkervaring en opleidingsachtergrond en op basis van een fulltime werkweek van 38 uur. Het salaris ligt tussen de € 3.297,40 en € 4.568,58 (schaal 7) bruto per maand, op basis van 38 uur.
Defensie hecht sterk aan persoonlijke groei en kent goede studiefaciliteiten, hierdoor sta je nooit stil. Je krijgt alle ruimte om jezelf te ontwikkelen en door te groeien.
Bij Defensie bouw je elke maand 16,33% van het bruto salaris op in het Individueel Keuzebudget. Je kunt het gebruiken voor het kopen van extra verlofuren of voor fiscale doeleinden.
Naast een pensioenregeling bij het ABP ontvang je maandelijks een tegemoetkoming voor woon-werkverkeer of kun je onder gunstige voorwaarden kiezen voor een OV-abonnement met onbeperkt reizen door heel Nederland.
Wij vinden het ook belangrijk dat je het jouw werk goed met jouw privéleven kunt combineren. Diverse verlofregelingen, zoals 75% betaald ouderschapsverlof, en flexibele werktijden dragen bij aan een goede balans. Daarnaast heb je de mogelijkheid je werktijd (tijdelijk) enkele uren per week te verkorten en extra verlofuren en/of ADV-uren op te bouwen.
Bijzonderheden:
- Een veiligheidsonderzoek maakt deel uit van de selectieprocedure.
- De startdatum staat daarom niet vast.
- Bij grote belangstelling kan de vacature eerder gesloten worden.
- Een referentiecheck en assessment kunnen onderdeel uitmaken van de selectieprocedure.
- Om in aanmerking te komen voor deze functie moet je afkomstig zijn uit een land uit de Europese Economische Ruimte. Mocht dit niet het geval zijn dan beschik je over een gecombineerde vergunning voor verblijf en arbeid (GVVA).
Meer over de functiegroep:
Organisatienaam: Ministerie van Defensie
Organisatieomschrijving: Defensie zet zich in voor de belangen, welvaart en vrijheid van Nederland. We zijn dagelijks actief in binnen- en buitenland. Onze wereldwijde inzet versterkt de internationale samenwerking en zorgt ervoor dat mensen zich in vrijheid kunnen ontplooien. Nu en in de toekomst.
Bij het ministerie van Defensie werken ongeveer 79 duizend mensen direct en indirect aan vrede en veiligheid. Het ministerie bestaat uit het Commando Materieel & IT (COMMIT), de Bestuursstaf (het departement), de Koninklijke Marine, de Koninklijke Landmacht, de Koninklijke Luchtmacht, de Koninklijke Marechaussee, het Defensie Ondersteuningscommando (DOSCO).
Defensie is een van de grootste werkgevers van Nederland en vertoont overeenkomsten met een groot bedrijf. De operationele commando's (zee-, land- en luchtstrijdkrachten), de Marechaussee, het DOSCO en de COMMIT lijken op werkmaatschappijen.
De werkzaamheden worden verricht binnen Staf Kennis & Innovatie van de Directie Kennis & Innovatie van Commando Materieel & IT. De Directie Kennis & Innovatie heeft tot doel de nieuwste materieel en IT oplossingen toepasbaar te maken voor onze militairen zodat zij het gevecht kunnen winnen. Om dit mogelijk te maken ligt de focus op het versnellen van het aanpassingsvermogen van de organisatie. Daarom richt de Directie K&I zich op kennisopbouw, innovatie en de relatie daartussen. Dit doen we door de regie op kennisopbouw voor materieel en IT binnen COMMIT in te richten. Daarnaast experimenteren, faciliteren en realiseren we innovaties. Ook op het gebied van materieel en IT integratie. Mensen, processen en technologie worden hierin integraal meegenomen zodat succesvolle operationele innovaties effect hebben in de gevechtspraktijk van Defensie. We zijn als Directie K&I succesvol wanneer we in staat zijn onze militairen door kennisopbouw en innovaties een voorsprong in het gevecht te laten behouden.
De Staf heeft tot doel het versterken van het management van de Directie Kennis & Innovatie COMMIT door middel van ondersteunen, faciliteren en adviseren om het complexe werkveld beter te kunnen inrichten en besturen. De Staf bestaat uit ondersteuners, bedrijfsvoeringsexperts, kenniscoördinatoren, directiesecretariaat en verschillende inhoudelijke adviseurs en programmamanagers die directiebrede activiteiten ontplooien.
Werkzaamheden vinden grotendeels plaats op de Kromhoutkazerne, gebouw K8, waar de stafafdeling van de directie is gevestigd.
Het Commando Materieel & IT (COMMIT) ondersteunt de transitie naar een informatie gestuurde en technologisch hoogwaardige krijgsmacht met het beste materieel en de beste IT. Ons COMMITment is groot om de cruciale rol te versterken als strategisch partner van de Commandant der Strijdkrachten, van de operationele onderdelen en van internationale partners. COMMIT vergroot de impact van de ondersteuning door een integrale en innovatieve aanpak van materieel- en IT-projecten, (wapen)systeemmanagement en ketenlogistiek.
Wij investeren in de kwaliteit van onze mensen en de flexibiliteit en diversiteit van het personeelsbestand. De belangrijkste capaciteiten van COMMIT zijn de kennis en ervaring van ons personeel. Om de krijgsmacht sneller te voorzien van materieel en IT zetten wij naast technologische innovatie in op proces- en sociale innovatie op het gebied van projectvoering, inkoop en afstoting van defensiematerieel en personele en logistieke ondersteuning.
Het uitvoeren van innovatieve projecten vraagt om meer samenwerking met het bedrijfsleven, kennisinstituten en andere overheidsorganisaties en maatschappelijke instanties. Onder de vlag van C-COMMIT als National Armaments Director (NAD) ontwikkelen en versterken wij ook de internationale samenwerking op het gebied van materieel en IT (NAVO, EU, multinationaal en bilateraal).
Missie: COMMIT levert de krijgsmacht het beste materieel en de beste IT.
Extra: COMMIT is van iedereen en voor iedereen, we zijn ervan overtuigd dat we met een diverse en inclusieve organisatie onze taak, verbinding maken tussen willen en kunnen, het beste kunnen uitvoeren wanneer ons personeel een afspiegeling is van de maatschappij. Wij nodigen je daarom graag uit om te solliciteren op deze functie!
Voor meer informatie over deze vacature: www.defensie.nl/organisatie/commit
Senior managementondersteuner in Utrecht werkgever: Werken voor Nederland
De Koninklijke Marechaussee biedt een unieke kans om bij te dragen aan de digitalisering van bibliotheekdiensten binnen een dynamische en ondersteunende werkomgeving. Met een sterke focus op samenwerking en innovatie, stimuleert KMar de professionele groei van haar medewerkers door middel van diverse opleidingsmogelijkheden en een cultuur die openstaat voor nieuwe ideeën. Werken in Apeldoorn betekent ook profiteren van een aantrekkelijke locatie met goede bereikbaarheid en een collegiale sfeer.
Contactgegevens:
Recruitmentteam van Werken voor Nederland
Hupjob Expertadvies🤫
Zo denken wij dat je Senior managementondersteuner in Utrecht kunt binnenhalen
✨Netwerk met vakgenoten
Zorg ervoor dat je actief netwerkt met andere professionals in bedrijfsleiderschap en management. Ga naar lokale evenementen, conferenties of workshops waar je gelijkgestemden kunt ontmoeten. Dit kan je niet alleen nieuwe inzichten geven, maar ook waardevolle connecties die je kunnen helpen bij het vinden van tijdelijke kansen.
✨Specifieke platforms voor interim-management
Zoek naar platforms die zich richten op interim-management of tijdelijke functies. Websites zoals Interim.nl of managementdiensten kunnen je helpen om gerichte vacatures te vinden. Vergeet niet om je profiel daar aantrekkelijk te maken en goed zichtbaar te zijn voor recruiters.
✨Gebruik tijdelijke projecten als springplank
Als je tijdelijk werk zoekt, kijk dan ook naar freelance mogelijkheden binnen projecten die je vaardigheden kunnen laten zien. Dit kan helpen om je netwerk uit te breiden en je ervaring in de praktijk te brengen. Plus, succesvolle projecten kunnen deuren openen naar langere samenwerkingen of nieuwe opdrachten.
✨Focus op bedrijfsresultaten
Wanneer je jezelf aanprijst voor tijdelijke functies, benadruk dan hoe je eerdere ervaringen direct hebben bijgedragen aan bedrijfsresultaten. Ondersteun je claims met concrete voorbeelden die laten zien hoe jij waarde hebt toegevoegd in kortlopende projecten. Vergeet niet om ook op onze website Werken voor Nederland te kijken voor actuele vacatures!
Wij denken dat je deze vaardigheden nodig hebt om als Senior managementondersteuner in Utrecht te schitteren
Een paar tips voor je sollicitatie 🫡
Blik op je leidende rol:Als je solliciteert voor een tijdelijke rol in bedrijfsleiderschap en management, mis dan niet om je leiderschapservaring te benadrukken. Laat zien hoe je teams hebt geleid, strategische beslissingen hebt genomen en resultaten hebt geboekt. Dit laat ons bij Werken voor Nederland zien dat je klaar bent om meteen impact te maken!
Flexibiliteit en leervermogen:Wij waarderen kandidaten die zich snel kunnen aanpassen aan veranderende omstandigheden. In je motivatiebrief is het handig om voorbeelden te geven van situaties waarin je hebt aangetoond flexibel en leergierig te zijn. Dit toont ons dat je de juiste mindset hebt voor een tijdelijke functie!
Samenwerken met verschillende teams:In bedrijfsleiderschap is het vaak belangrijk om samen te werken met verschillende afdelingen. Vermeld in je CV of portfolio specifieke voorbeelden van samenwerking of projectmanagement waarbij je meerdere teams hebt gemobiliseerd. Dit kan ons helpen inzien dat je goed kunt navigeren binnen ons bedrijf en effectief kunt samenwerken.
Korte en krachtige sollicitatie:Aangezien het om een tijdelijke functie gaat, wil je ervoor zorgen dat je sollicitatie snel tot de kern komt. Houd je CV en motivatiebrief beknopt maar krachtig, waarbij je het belangrijkste in jouw ervaring en vaardigheden voor deze rol benadrukt. Vergeet niet om te solliciteren via onze website!
Zo bereid je je voor op een sollicitatiegesprek bij Werken voor Nederland
✨Voorbereiden op strategische vragen
Als je solliciteert voor een rol in bedrijfsleiderschap en management bij Werken voor Nederland, is het cruciaal om goed voorbereid te zijn op strategische vragen. Denk aan situaties waarin je teams hebt aangestuurd of beslissingen hebt genomen die een grote impact hadden. Bereid voorbeelden voor die jouw leiderschapsstijl en kritische denkvermogen laten zien!
✨Focus op tijdelijke inzetbaarheid
Aangezien je solliciteert naar een tijdelijke rol, willen ze mogelijk weten hoe snel je kunt inspelen op veranderingen en de bedrijfsdoelen kunt behalen. Benadruk je flexibiliteit en je vermogen om snel te leren. Laat ze zien dat je niet alleen helpt bij acute uitdagingen, maar ook waarde toevoegt tijdens de overgangsperiode.
✨Geef inzicht in je doelgroepgevoel
In managementposities draait het vaak om het begrijpen van de mensen achter de werkprocessen. Bereid je voor op vragen die je test op je vermogen om in te schatten hoe teamleden zich voelen en hoe je ze het beste kunt motiveren. Dit is een kans om je emotionele intelligentie te tonen.
✨Discussieer over veranderingsmanagement
Tijdelijke functies in management vereisen vaak dat je veranderingen doorvoert of het team door een transitie loodst. Bereid je voor op vragen over veranderingsmanagement en hoe je medewerkers meeneemt in deze processen. Gebruik voorbeelden van eerdere ervaringen waarbij je succesvol veranderingen hebt geïmplementeerd.
