In één oogopslag
- Taken: Beheer administratieve processen en ondersteun onderzoek binnen een deskundig team.
- Bedrijf: Expertisecentrum van de Militaire Geestelijke Gezondheidszorg, onderdeel van Defensie.
- Voordelen: Salaris tussen €3.297 en €4.568, flexibele uren en uitzicht op een vaste aanstelling.
- Overige informatie: Dynamische werkomgeving met mogelijkheden voor persoonlijke ontwikkeling en diversiteit.
- Waarom deze baan: Draag bij aan de geestelijke gezondheid van militairen en veteranen in een betekenisvolle rol.
- Kwalificaties: MBO+ niveau, ervaring in administratie en projectmatig werken vereist.
Het verwachte salaris ligt tussen 3949 - 4827 € per maand.
Contractduur: Tijdelijke aanstelling van 6 maanden met uitzicht op een vaste aanstelling.
Uren per week: 20
Maandsalaris: €3.297,00 - €4.568,00
Salarisniveau: Burgerschaal IBBAD 07
Vakgebied: Medisch / verzorging
Dienstverband: Tijdelijke aanstelling met zicht op vaste aanstelling
Functiegroep: Burger
Je komt te werken bij het Expertisecentrum van de Militaire Geestelijke Gezondheidszorg (MGGZ), onderdeel van de Divisie Defensie Gezondheidszorg Organisatie (DGO) van het ministerie van Defensie. Het Expertisecentrum MGGZ heeft als doel om op basis van wetenschappelijk onderzoek aanbevelingen te doen voor de diagnostiek, behandeling en preventie van stress- en trauma-gerelateerde klachten bij Nederlandse militairen en veteranen. Daarnaast coördineert het centrum kennis en ervaring om professionele zorg te bevorderen. Je werkt in een klein, deskundig team van circa 6,5 FTE, bestaande uit onder andere een hoofd, beleidsmedewerkers, wetenschappelijk onderzoekers en adviseurs.
Functieomschrijving:
Als Office Manager ben je verantwoordelijk voor het verzorgen en aansturen van de administratieve processen binnen het Expertisecentrum. Daarnaast vervul je een belangrijke rol in het datamanagement van onderzoeksgegevens en treed je op als stagecoördinator.
Je werkzaamheden bestaan uit:
- Administratief beheer: Je fungeert als het aanspreekpunt (front-office), verzorgt de correspondentie, beheert agenda's, houdt dossiers bij en voorziet in de notulering van vergaderingen. Ook bewaak je de uitputting van budgetten en stelt je managementoverzichten samen.
- Databeheer & Datamanagement: Je bent verantwoordelijk voor het bijhouden, controleren en verwerken van onderzoeksdata in de bestaande databases. Je ondersteunt gebruikers en signaleert eventuele storingen in de systemen.
- Stagecoördinatie: Je handelt stageverzoeken af, plant stagiaires in op de juiste plekken, legt stageovereenkomsten vast en zorgt voor het inwerken van stagiaires in de relevante systemen.
- Ondersteuning onderzoek en kennisdeling: Je draagt bij aan de verspreiding van kennis door het beheren van de website en media, het beheren van inzetmateriaal voor de mediatheek en het organiseren van bijeenkomsten zoals symposia en congressen.
Dit vragen wij:
Opleiding en ervaring: Je beschikt over een MBO+ werk- en denkniveau. Je hebt ruime ervaring in administratief ondersteunende functies. Je hebt ervaring met projectmatig werken, bij voorkeur in een onderzoeksomgeving. Je bent zeer vaardig in het gebruik van MS-Office en het werken met databases.
Vaardigheden en competenties: Uitstekende organisatorische en communicatieve vaardigheden. Ervaring met notuleren en administratiebeheer. Je bent stressbestendig, nauwkeurig en beschikt over een groot verantwoordelijkheidsbesef. Je bent een teamplayer die ook een grote mate van zelfstandigheid, inzicht en initiatief toont. Je bent flexibel en kunt prioriteiten stellen.
Talenkennis: Nederlands: Uitstekend in woord en geschrift. Engels: Goed in spreken/luisteren en redelijk in lezen/schrijven.
Salarisomschrijving: Het salaris is gebaseerd op een 38-urige werkweek.
Dit bieden we nog meer: Vanaf 2025 ontvangen defensiemedewerkers voortaan het vakantiegeld en de eindejaarsuitkering niet meer als afzonderlijke uitkeringen, maar bouwen ze dit maandelijks op via het Individueel Keuze Budget (IKB). Het IKB voor defensiemedewerkers bedraagt in totaal 16,33 procent van het salaris. Met het IKB kunnen defensiemedewerkers zelf beslissen wanneer, waaraan en hoeveel budget zij besteden aan tijd, geld of fiscale faciliteiten. Dit kan tot maximaal het maandelijks opgebouwde budget.
Bijzonderheden: Wij zijn wereldwijd inzetbaar voor vrede en veiligheid. Een diversiteit in denkwijzen, perspectieven en kwaliteiten draagt bij aan het behalen van onze missie: “Beschermen wat ons dierbaar is.” Hiervoor zijn we nadrukkelijk op zoek naar nieuwe collega’s die bijdragen aan de diversiteit binnen Defensie.
Defensie zet zich ook in om medewerkers in dienst te nemen die onder de doelgroep van de Wet banenafspraak vallen. Sta jij geregistreerd in het doelgroepenregister, dan nodigen we ook jou uit om te reageren!
Je sollicitatiebescheiden worden uiterlijk drie maanden na afronding van de selectieprocedure vernietigd. Deze termijn is langer dan de standaard-termijn die de Algemene verordening gegevensbescherming voorschrijft. Deze langere termijn is nodig voor het geval er door een interne kandidaat een bezwaar- en/of beroepsprocedure wordt gestart.
Conform de interne procedures worden als eerste medewerkers met een dienstverband bij het ministerie van Defensie in beschouwing genomen. Wanneer blijkt dat er geen geschikte interne kandidaat geselecteerd kan worden, worden externe belangstellenden in beschouwing genomen.
Meer over de functiegroep Organisatienaam Ministerie van Defensie. Organisatieomschrijving: Defensie zet zich in voor de belangen, welvaart en vrijheid van Nederland. We zijn dagelijks actief in binnen- en buitenland. Onze wereldwijde inzet versterkt de internationale samenwerking en zorgt ervoor dat mensen zich in vrijheid kunnen ontplooien. Nu en in de toekomst. Bij het ministerie van Defensie werken ongeveer 79 duizend mensen direct en indirect aan vrede en veiligheid.
Office Manager in Utrecht werkgever: Werken voor Nederland
De Koninklijke Marechaussee biedt een unieke kans om bij te dragen aan de digitalisering van bibliotheekdiensten binnen een dynamische en ondersteunende werkomgeving. Met een sterke focus op samenwerking en innovatie, stimuleert KMar de professionele groei van haar medewerkers door middel van diverse opleidingsmogelijkheden en een cultuur die openstaat voor nieuwe ideeën. Werken in Apeldoorn betekent ook profiteren van een aantrekkelijke locatie met goede bereikbaarheid en een collegiale sfeer.
Contactgegevens:
Recruitmentteam van Werken voor Nederland
Hupjob Expertadvies🤫
Zo denken wij dat je Office Manager in Utrecht kunt binnenhalen
✨Ga naar lokale gezondheids evenementen
Bezoek gezondheidsbeurzen en netwerkevenementen in jouw regio. Dit is een geweldige manier om professionals in de gezondsheidswetenschappen te ontmoeten. Bovendien kan je direct in contact komen met organisaties zoals Werken voor Nederland, die vaak vertegenwoordigd zijn op dergelijke evenementen.
✨Word actief in online gezondheidscommunities
Zoek naar online forums of sociale media groepen die zich richten op gezondheidswetenschappen. Deel je kennis en connect met anderen in het veld; vaak krijgen vacatures als eerste gedeeld in deze netwerken.
✨Creatieve sollicitaties
Bij tijdelijke functies, zoals die bij Werken voor Nederland, komt het aan op je motivatie en passie. Overweeg om een creatieve sollicitatie te maken, zoals een video of een infographic die jouw vaardigheden en ervaringen visualiseert.
✨Gebruik ons platform!
Vergeet niet om regelmatig onze website te checken voor nieuwe tijdelijke vacatures in de gezondheidswetenschappen en administratie. Wij zorgen ervoor dat alle nieuwe kansen daar als eerste verschijnen!
Wij denken dat je deze vaardigheden nodig hebt om als Office Manager in Utrecht te schitteren
Een paar tips voor je sollicitatie 🫡
Leg de focus op je relevante ervaring:In je CV moet je duidelijk maken welke ervaring je hebt in de gezondheidswetenschappen en administratie. Heb je bijvoorbeeld stages, vrijwilligerswerk of een project gedaan dat aansluit bij deze sector? Zorg ervoor dat je die nadruk geeft, zodat Werken voor Nederland direct ziet dat jij begrijp wat er speelt in de sector!
Gebruik concrete voorbeelden in je motivatiebrief:Bij een tijdelijke functie is het belangrijk om je motivatie goed over te brengen. Gebruik voorbeelden uit je verleden om te laten zien hoe jij specifieke problemen in de gezondheidszorg hebt aangepakt. Dit toont aan dat je niet alleen passie hebt, maar ook praktische vaardigheden om impact te maken bij Werken voor Nederland.
Vergeet je certificaten niet te vermelden:Als je relevante certificaten hebt in de gezondheidswetenschappen, zoals trainingen of cursussen, zorg dan dat deze goed zichtbaar zijn in je CV. Dit kan een groot pluspunt zijn voor Werken voor Nederland, vooral als ze op zoek zijn naar iemand met een specifieke kennisbasis.
Wees duidelijk over je beschikbaarheid:Bij een tijdelijke rol is het cruciaal om duidelijk aan te geven wanneer je beschikbaar bent. Geef aan of je flexibel bent qua uren of dat je al specifieke periodes in gedachten hebt. Dit helpt ons bij StudySmarter om je meteen een goed overzicht te geven van de match met de behoeften van Werken voor Nederland!
Zo bereid je je voor op een sollicitatiegesprek bij Werken voor Nederland
✨Ken je gezondheidstools
In de wereld van gezondheidswetenschappen speelt technologie een grote rol. Zorg ervoor dat je bekend bent met de relevante software en tools die in de sector worden gebruikt, zoals EHR-systemen (Electronic Health Records) of gegevensanalyseprogramma's. Dit kan je onderscheiden tijdens het gesprek!
✨Toon je analytische vaardigheden
Als je solliciteert naar een tijdelijke functie in gezondheidsadministratie, is het belangrijk om je analytische vaardigheden te laten zien. Bereid jezelf voor op vragen over hoe je omgaat met data-analyse of cases waarin je complexe gezondheidsinformatie hebt verwerkt. Dit laat zien dat je kan meedenken in de rol.
✨Focus op je leervermogen
Aangezien dit een tijdelijke functie is, willen werkgevers vaak iemand die snel kan leren en zich kan aanpassen. Deel voorbeelden van situaties waarin je nieuwe vaardigheden of kennis hebt opgedaan in korte tijd. Dit helpt hen zien dat je snel inzetbaar bent.
✨Bereid je voor op praktische scenario's
In het vakgebied van gezondheidswetenschappen krijg je misschien praktijkvragen of scenario's voorgelegd. Oefen het beantwoorden van vragen zoals hoe je zou reageren op een specifieke situatie binnen de gezondheidszorg. Dit toont je probleemoplossend vermogen en bereidheid om te opereren binnen de dynamiek van de sector.
