Management Assistent (Commandant Land Component) in Utrecht

Vacature kenmerken

• Standplaats: Utrecht
• Contractduur: 1 jaar
• Uren per week: 36 - 40
• Maandsalaris: €3.169,00 - €4.179,00
• Salarisniveau: Burgerschaal IBBAD 06
• Vakgebied: Administratief / secretarieel
• Dienstverband: Tijdelijke aanstelling met zicht op vaste aanstelling
• Functiegroep: Burger

Jouw rol:

De spil in het zenuwcentrum van de Landmacht. De Commandant Land Component is verantwoordelijk voor de aansturing, gereedstelling en inzet van alle operationele eenheden van de Landmacht. Deze operationele kern bestaat uit ongeveer 15.000 tot 20.000 personen. Binnen deze omgeving worden beslissingen genomen die de hele Koninklijke Landmacht raken.

Wat ga je doen?

Je hebt een breed en afwisselend takenpakket waarbij geen dag hetzelfde is. Jij hebt de touwtjes in handen en fungeert als poortwachter voor de Commandant. Je dagelijkse werkzaamheden bestaan uit:

• Het beheren en bewaken van de complexe agenda van de Commandant, in nauwe samenspraak met de Hoofdofficier Toegevoegd.
• Het van A tot Z voorbereiden van overleggen, zoals de Ondercommandantenvergadering, ad-hoc besprekingen en het wekelijkse agenda-overleg.
• Het plannen van reizen en afspraken, waaronder het boeken van hotels en vliegtickets en de afstemming met de chauffeur.
• Het optreden als eerste aanspreekpunt voor hooggeplaatste in- en externe contacten en het beheren van inkomend en uitgaand telefoonverkeer (zowel nationaal als internationaal).
• Het beheren van vergaderstukken: medeverantwoordelijk voor een vlekkeloze aanlevering en registratie van nota's.
• Het bieden van facilitaire en protocollaire ondersteuning, waaronder het ontvangen en begeleiden van bezoekers, coördineren van catering en attenties, en adviseren van de Commandant.

Dit vragen wij:

Je bent een organisatorisch talent dat energie krijgt van het ondersteunen op het allerhoogste niveau. Je schrikt niet terug voor een dynamische en vertrouwelijke rol en kunt goed omgaan met wisselende, onvoorspelbare situaties en gevoelige informatie. Je hebt een faciliterende en zorgzame instelling, maar bent tegelijkertijd proactief, neemt verantwoordelijkheid en werkt zelfstandig. Bovenal ben je een leergierige, flexibele en stressbestendige teamspeler die goed kan schakelen tussen hectiek en periodes van rust.

Daarnaast breng je het volgende mee:

• Een afgeronde mbo-opleiding op niveau 4 (bijvoorbeeld in een administratieve, secretariële of juridische richting).
• Relevante organisatorische en administratieve ervaring.
• Ervaring met ondersteuning op directie- of commandogroepniveau is een pré.
• Sterke communicatieve vaardigheden in het Nederlands.
• Een goede beheersing (mondeling en schriftelijk) van de Engelse en Duitse taal.
• Kennis van diverse softwarepakketten, waaronder Microsoft Office en XPost.

Dit bieden we nog meer:

Vanaf 2025 ontvangen defensiemedewerkers voortaan het vakantiegeld en de eindejaarsuitkering niet meer als afzonderlijke uitkeringen, maar bouwen ze dit maandelijks op via het Individueel Keuze Budget (IKB). Het IKB voor defensiemedewerkers bedraagt in totaal 16,33 procent van het salaris. Met het IKB kunnen defensiemedewerkers zelf beslissen wanneer, waaraan en hoeveel budget zij besteden aan tijd, geld of fiscale faciliteiten.

Bijzonderheden:

Een veiligheidsonderzoek (VGB) is onderdeel van het sollicitatieproces. Het is noodzakelijk dat je als burgersollicitant de Nederlandse nationaliteit hebt. Het kunnen overleggen van een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) is een voorwaarde voor de aanstelling. Daarnaast kan een veiligheidsonderzoek en referentiecheck deel uit maken van de selectieprocedure.

Defensie zet zich ook in om medewerkers in dienst te nemen die onder de doelgroep van de Wet banenafspraak vallen. Sta jij geregistreerd in het doelgroepenregister, dan nodigen we ook jou uit om te reageren!

Conform de interne procedures worden als eerste medewerkers met een dienstverband bij het ministerie van Defensie in beschouwing genomen. Wanneer blijkt dat er geen geschikte interne kandidaat geselecteerd kan worden, worden externe belangstellenden in beschouwing genomen.

Jouw sollicitatiebescheiden worden uiterlijk drie maanden na afronding van de selectieprocedure vernietigd. Deze termijn is langer dan de standaardtermijn die de AVG voorschrijft.

Bij het ontvangen van voldoende reacties van geschikte kandidaten sluiten wij de vacature eerder.

Meer over de functiegroep:

Organisatienaam: Ministerie van Defensie

Organisatieomschrijving: Defensie is niet zomaar een werkgever. Met een baan bij het ministerie van Defensie investeer je in je toekomst. Direct of indirect werk je aan vrede en veiligheid in Nederland en daarbuiten.

Voor meer informatie over deze vacature: Geert van der Velden ga.vd.velden@mindef.nl

Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure: Geert van der Velden ga.vd.velden@mindef.nl 0652073578