persoonlijk assistent cds (572355) DR&I in The Hague

Salarisniveau Burgerschaal IBBAD 09 - Burgerschaal IBBAD 09

Niveau HBO oude stijl

Vakgebied Administratief / secretarieel

Dienstverband Tijdelijke aanstelling met zicht op vaste aanstelling

Functiegroep Burger

Functieomschrijving:

• (coördineert) het secretarieel (administratief) beheer rekening houdend met gestelde prioriteiten;
• (coördineert) de afhandeling van naar aard en inhoud verscheidene en uiteenlopende vragen, verzoeken en gesprekken;
• coördineert complexe informatiestromen;
• fungeert als "buffer" in een zeer gevoelige en complexe politieke en maatschappelijke context naar de interne organisatie en externe omgeving;
• maakt een inschatting van het politiek en maatschappelijk afbreukrisico, belang en urgentie, leggen van verbanden en afweging consequenties van handelen, bewaken voortgang en afhandeling, signaleren en rappelleren;
• verstrek informatie van algemeen inhoudelijke en procedurele aard en administratieve en organisatorische processen;
• draagt incidenteel zorg voor de verslaglegging, notuleren en uitwerking en opstellen stukken en verzorging correspondentie op globale aanwijzing administratieve, logistieke en organisatorische ondersteuning van algemene aard;
• organiseert in de breedste zin van het woord (representatieve) evenementen ten behoeve van de (P)CDS;
• het ontvangst en te woord staan van bezoekers;
• het aanleggen en bijhouden van (gerubriceerde) werkdossiers;
• zorgt voor de samenstelling van (management)overzichten.

Vereisten:

• HBO werk- en denkniveau;
• Secretariële opleiding (bijvoorbeeld Schoevers).

Ervaring:

• Relevante werkervaring.
• Ruime interdepartementale ervaring als directiesecretaresse is een pre.

Functiegerichte opleidingen:

• Beheersing van de Windows gestuurde MS Outlook en Teams en MS Office programma's, zoals Excel, Word en Powerpoint;
• Beheersing van iBabs en de standaard kantoorapplicaties en (automatisering)systemen die gehanteerd worden voor de interne bedrijfsvoering en voor projectmanagement;
• Ruime kennis van de interne administratieve en bedrijfsvoeringregels en bedrijfsvoeringprocedures;
• Ruime kennis van de inrichting en de werkwijze (beleid en bedrijfsvoering) van de centrale en decentrale overheden;
• Ruime kennis van en affiniteit met het eigen onderdeel en basiskennis van de ketenpartners / relaties waar veel mee wordt samengewerkt;
• Ruime kennis van de lopende dossiers en de daarbij behorende prioriteitstelling en kennis van de werkverdeling (wie doet wat binnen het dossier);
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift.

Competenties:

• Klantgericht;
• Plannen en organiseren;
• Organisatiegericht;
• Samenwerken;
• Integer;
• Leervermogen;
• Flexibel.

Defensiestaf kwaliteiten, vaardigheden & ervaring:

• Opleiding management assistent/secretaresse;
• Ruime ervaring op directieniveau;
• Engels conform STANAG 6001 niv 3/3/3/3 of een gelijkwaardig niveau.

Arbeidsvoorwaarden:

• Salarisniveau Burgerschaal IBBAD 09-Burgerschaal IBBAD 09;
• Maandsalaris €3.838,00-€5.519,00;
• Dienstverband Tijdelijke aanstelling met zicht op vaste aanstelling;
• Contractduur 2 jaar;
• Minimaal aantal uren per week 38;
• Maximaal aantal uren per week 38.

Overige arbeidsvoorwaarden:

• Het Ministerie van Defensie hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden.
• Bovendien ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB), dat bestaat uit geld (16,33% van je bruto jaarsalaris) en tijd.
• Diverse verlofregelingen (bijvoorbeeld 75% betaald ouderschapsverlof) en flexibele werktijden dragen bij aan een goede balans.
• Bijzonderheden: Een veiligheidsonderzoek maakt onderdeel uit van de selectieprocedure, hiervoor is een Nederlandse nationaliteit of een gecombineerde vergunning voor verblijf en arbeid (GVVA) een vereiste.

Defensie is een organisatie waarin integriteit en professionaliteit voorop staan. De manier waarop de medewerkers van Defensie met elkaar behoren om te gaan staat omschreven in de Gedragscode Defensie.