In één oogopslag
- Taken: Coördineer hotel- en vergader aanvragen van begin tot eind.
- Bedrijf: Ministerie van Defensie, een grote werkgever met impact.
- Voordelen: Competitief salaris, flexibele werkopties en persoonlijke ontwikkeling.
- Overige informatie: Uitstekende kansen voor carrièreontwikkeling binnen Defensie.
- Waarom deze baan: Draag bij aan de veiligheid van Nederland en werk in een dynamische omgeving.
- Kwalificaties: MBO-4 diploma en ervaring met reserveringssystemen.
Het verwachte salaris ligt tussen 45000 - 55000 € per jaar.
Vacature kenmerken
- Standplaats: Huis ter Heide (Ut)
- Contractduur: 24 maanden
- Uren per week: 38
- Maandsalaris: €3.096,00 - €4.289,00
- Salarisniveau: Burgerschaal IBBAD 07
- Vakgebied: Facilitair / dienstverlening
- Dienstverband: Tijdelijke aanstelling met zicht op vaste aanstelling
Functieomschrijving
Behandelt en coördineert HVA-aanvragen van klantvraag tot uitvoering, door:
- het zelfstandig behandelen, voorbereiden en coördineren van aanvragen, inclusief samengestelde of complexe aanvragen waarbij meerdere leveranciers of locaties betrokken zijn.
- het bewaken van voortgang, kwaliteit en doorlooptijden, het signaleren van afwijkingen en het afstemmen met klanten, leveranciers en interne partijen.
- het administratief juist en volledig registreren van aanvragen, inclusief gegevensbeheer en factuurcontrole.
- het aandragen van alternatieven en oplossingen wanneer aanvragen niet uitvoerbaar zijn, en bijdragen aan een efficiënte en klantgerichte dienstverlening.
Ondersteunt en adviseert het Hoofd HVA bij de bedrijfsvoering en kwaliteitsverbetering, door:
- het signaleren van knelpunten en doen van verbetervoorstellen voor het volledige HVA proces van aanvraag tot betaling.
- het opstellen en verbeteren van werkinstructies en kwaliteitsborging binnen de afdeling.
- het opstellen van (deel)rapportages en het aanleveren van managementinformatie;
- het ondersteunen bij de behandeling van klachten en het aandragen van oplossingsrichtingen.
- deel te nemen in projectgroepen en werkgroepen ter verbetering van processen.
Coördineert de dagelijkse werkzaamheden binnen de afdeling HVA, door:
- het verzorgen van de dagelijkse werkverdeling en stemt prioriteiten af met het Hoofd HVA.
- het bewaken van de voortgang van werkzaamheden en coördineert de inzet van medewerkers en middelen.
- het fungeren als vakinhoudelijke vraagbaak en eerste aanspreekpunt bij incidenten of complexe aanvragen.
- het sturen op vak-inhoud en uniformiteit in uitvoering van werkzaamheden binnen het team.
Contacten
Met behoeftestellers over wensen, aanvragen en voortgang. Met interne en externe leveranciers over uitvoering, planning en evaluatie van dienstverlening. Met andere SP-afdelingen en collega’s binnen overlegstructuren en werkgroepen. Stakeholders binnen DOSCO.
De functionaris is verantwoording verschuldigd aan het hoofd HVA over de kwaliteit van afhandeling van complexe aanvragen, adviezen en procescoördinatie.
Kaders zijn de voorschriften, richtlijnen en procedures van het SP en de afspraken met leveranciers en klanten. Binnen deze kaders neemt de functionaris zelfstandig beslissingen over de behandeling en prioritering van complexe aanvragen, de inhoud van adviezen en de wijze van afstemming met klanten en leveranciers.
Kennis van hotel- en vergaderaccommodaties, hospitality en evenementenbranche.
- Kennis van administratieve systemen en procedures (ervaring met SAP Ariba, Worldmeetings, Meetingselect is een pré).
- Inzicht in de defensieorganisatie, de klantomgeving en processen van interne en externe leveranciers.
- Vaardigheid in plannen, organiseren, coördineren en evalueren.
- Communicatieve en adviesvaardigheden.
- Vaardigheid in samenwerken binnen werkgroepen en projectstructuren.
Vereist:
- MBO-4 diploma of vergelijkbaar werk- en denkniveau.
- Ervaring in reserveringssystemen, Microsoft Outlook en Excel, SAP Ariba.
- De sollicitant dient in het bezit te zijn van een rijbewijs, in verband met hybride werken. Dit houdt in dat er zowel op de standplaats als thuis en op andere locaties wordt gewerkt.
Arbeidsvoorwaarden
- Salarisniveau: Burgerschaal IBBAD 07
- Salarisomschrijving: Het salaris is gebaseerd op een 38-urige werkweek
- Maandsalaris: €3.096,00 - €4.289,00
- Dienstverband: Tijdelijke aanstelling met zicht op vaste aanstelling
- Contractduur: 24 maanden
- Minimaal aantal uren per week: 38
- Maximaal aantal uren per week: 38
Overige arbeidsvoorwaarden
Vanaf 2025 ontvangen defensiemedewerkers voortaan het vakantiegeld en de eindejaarsuitkering niet meer als afzonderlijke uitkeringen, maar bouwen ze dit maandelijks op via het Individueel Keuze Budget (IKB). Het IKB voor defensiemedewerkers bedraagt in totaal 16,33 procent van het salaris. Met het IKB kunnen defensiemedewerkers zelf beslissen wanneer, waaraan en hoeveel budget zij besteden aan tijd, geld of fiscale faciliteiten. Dit kan tot maximaal het maandelijks opgebouwde budget. Het IKB kan gebruikt worden voor:
- Maximaal 15 procent van het salaris kan maandelijks worden benut voor de uitruil van de tegemoetkoming woon-werkverkeer.
- Het maandelijkse verschil tussen de tegemoetkoming in de kosten van eigen vervoer voor woon-werkverkeer en het fiscaal maximum.
- Een fiets voor persoonlijk gebruik, inclusief fietsaccessoires en een fietsverzekering.
- Een computer die ook te gebruiken is voor werk of studie, inclusief computeraccessoires en een computerverzekering.
- Een accu of elektrische onderdelen voor een fiets.
- De betaling van de vakbondscontributie laten uitbetalen.
Defensie verwacht de mogelijkheden van het IKB in de toekomst verder uit te breiden.
Bijzonderheden
Wij zijn wereldwijd inzetbaar voor vrede en veiligheid. Een diversiteit in denkwijzen, perspectieven en kwaliteiten draagt bij aan het behalen van onze missie: “Beschermen wat ons dierbaar is.” Hiervoor zijn we nadrukkelijk op zoek naar nieuwe collega’s die bijdragen aan de diversiteit binnen Defensie. Defensie zet zich ook in om medewerkers in dienst te nemen die onder de doelgroep van de Wet banenafspraak vallen. Sta jij geregistreerd in het doelgroepenregister, dan nodigen we ook jou uit om te reageren!
Je sollicitatiebescheiden worden uiterlijk drie maanden na afronding van de selectieprocedure vernietigd. Deze termijn is langer dan de standaard-termijn die de Algemene verordening gegevensbescherming voorschrijft. Deze langere termijn is nodig voor het geval er door een interne kandidaat een bezwaar- en/of beroepsprocedure wordt gestart. Conform de interne procedures worden als eerste medewerkers met een dienstverband bij het ministerie van Defensie in beschouwing genomen. Wanneer blijkt dat er geen geschikte interne kandidaat geselecteerd kan worden, worden externe belangstellenden in beschouwing genomen. Deze vacature staat niet open voor acquisitie.
Meer over de functiegroep
Organisatienaam: Ministerie van Defensie
Organisatieomschrijving: Defensie zet zich in voor de belangen, welvaart en vrijheid van Nederland. We zijn dagelijks actief in binnen- en buitenland. Onze wereldwijde inzet versterkt de internationale samenwerking en zorgt ervoor dat mensen zich in vrijheid kunnen ontplooien. Nu en in de toekomst. Bij het ministerie van Defensie werken ongeveer 79 duizend mensen direct en indirect aan vrede en veiligheid. Het ministerie bestaat uit het Commando Materieel & IT (COMMIT), de Bestuursstaf (het departement), de Koninklijke Marine, de Koninklijke Landmacht, de Koninklijke Luchtmacht, de Koninklijke Marechaussee, het Defensie Ondersteuningscommando (DOSCO).
Defensie is een van de grootste werkgevers van Nederland en vertoont overeenkomsten met een groot bedrijf. De operationele commando's (zee-, land- en luchtstrijdkrachten), de Marechaussee, het DOSCO en de COMMIT lijken op werkmaatschappijen. De krijgsmacht beschermt wat ons dierbaar is. Het Defensie Ondersteuningscommando (DOSCO) levert daar een essentiële bijdrage aan. Met meer dan 10.000 medewerkers ondersteunen wij de landmacht, luchtmacht, marine en marechaussee altijd en overal. Dit doen wij op defensielocaties, tijdens dagelijkse werkzaamheden, op oefening en tijdens inzet. Wij zorgen ervoor dat de krijgsmacht een voorsprong heeft in het gevecht!
Bij DOSCO draag je bij aan een sterke Defensieorganisatie. Wij zijn een van de veelzijdigste onderdelen van Defensie. Van catering tot bewaking, van vastgoed tot logistiek, van facilitair tot inkoop, van HR tot medische zorg, achter elke militair schuilt een team van vakmensen die 24 uur per dag ondersteuning bieden. Je hoeft overigens geen militair te zijn om bij DOSCO te werken. Bij DOSCO draait het om vakmanschap, betrouwbaarheid en verbondenheid. De Divisie Facilitair, Logistiek en Beveiliging (DFLB) is een professionele organisatie, die waar en wanneer nodig facilitaire en logistieke diensten verleent aan haar opdrachtgevers binnen en ook buiten Defensie. Wij werken op een opdrachtgevergerichte, kostenbewuste, betrouwbare, flexibele en transparante wijze.
De werkzaamheden worden verricht binnen de DFLB die ressorteert onder het Defensie Ondersteuningscommando (DOSCO). De Divisie Facilitair, Logistiek en Beveiliging bestaat uit een Staf (Kabinet, Sectie Facilitair, Sectie Verplaatsings- en Transportmanagement, het Programmabureau, het Kazernecommando DOSCO-locaties en dedicated ondersteuning) en de navolgende bedrijven: Paresto (cateraar), Facilitair Bedrijf Defensie (FBD), Servicepunt, Defensie Verkeers- en Vervoers Organisatie (DVVO), Media Centrum Defensie (MCD), Financieel Administratie en Beheer Kantoor (FABK), Bureau Internationale Militaire Sport (BIMS), Koninklijk Tehuis voor Oud-militairen en Museum Bronbeek (KTOMMB) en Defensie Bewakings- en Beveiligings Organisatie.
Het Service Punt (SP) maakt als organisatie-eenheid onderdeel uit van de DFLB. Het SP is verantwoordelijk voor het lokaal plannen, coördineren en uit laten voeren van opgedragen defensiebrede niet wapensysteem gebonden ondersteuning. Het SP stuurt op het nakomen van afspraken met interne en externe leveranciers. Het SP heeft inzicht in de beschikbaarheid van capaciteiten, de voortgang van levering, neemt hindernissen weg voor levering, evalueert en implementeert verbeterinitiatieven. De commandant en de collega op locatie in zijn kracht zetten is hét oogmerk van ondersteuning van het SP door de behoeftestelling over te nemen en in gang te zetten en de regie op de uitvoering van de defensiebrede niet wapensysteem gebonden ondersteuning te voeren.
Senior Medewerker Hotel en Vergader Accomodaties werkgever: Werken voor Nederland
De Koninklijke Marechaussee biedt een unieke kans om bij te dragen aan de digitalisering van bibliotheekdiensten binnen een dynamische en ondersteunende werkomgeving. Met een sterke focus op samenwerking en innovatie, stimuleert KMar de professionele groei van haar medewerkers door middel van diverse opleidingsmogelijkheden en een cultuur die openstaat voor nieuwe ideeën. Werken in Apeldoorn betekent ook profiteren van een aantrekkelijke locatie met goede bereikbaarheid en een collegiale sfeer.
Contactgegevens:
Recruitmentteam van Werken voor Nederland
Hupjob Expertadvies🤫
Zo denken wij dat je Senior Medewerker Hotel en Vergader Accomodaties kunt binnenhalen
✨Maak gebruik van lokale netwerken
In de horeca draait het veel om persoonlijk contact. Bezoek lokale cafés, restaurants of evenementen waar je potentiële werkgevers kunt ontmoeten. Maak een praatje, laat zien wie je bent, en misschien komt er zomaar een tijdelijke functie vrij!
✨Seizoensgebonden mogelijkheden
Houd rekening met piekperiodes in de horeca, zoals de zomervakantie of feestdagen. Dit zijn geweldige momenten om tijdelijk werk te vinden. Zorg ervoor dat je jouw beschikbaarheid en enthousiasme laat zien in gesprekken met werkgevers.
✨Direct solliciteren
Ga niet alleen af op vacaturesites, maar loop eens binnen bij Werken voor Nederland. Laat je CV achter en maak een goede indruk. Werkgevers in de horeca waarderen vaak die proactieve houding.
✨Sluit je aan bij horeca-communities
Zoek sociale mediagroepen of forums specifiek voor de horeca. Daar worden vaak tijdelijke functies gedeeld en kun je gevraagd of ongevraagd advies krijgen van anderen in het vak. Hoe zichtbaarder je bent, hoe makkelijker het wordt om kansen te vinden!
Wij denken dat je deze vaardigheden nodig hebt om als Senior Medewerker Hotel en Vergader Accomodaties te schitteren
Een paar tips voor je sollicitatie 🫡
Laat je service ervaring schitteren:In de horeca draait alles om klanttevredenheid. Zorg ervoor dat je CV je ervarenheid in de service en klantcontact mooi in de schijnwerpers zet. Vermeld specifieke situaties waar je de klanten tevreden hebt gesteld en hoe je hebt bijgedragen aan een positieve sfeer in het team!
Vergeet je vergunningen en certificaten niet:Als je favoriete horecagelegenheid werkt met voeding of alcohol, vergeet dan niet om je relevante certificaten mee te nemen in je sollicitatie. Dit kan bijvoorbeeld een HACCP-certificaat zijn. Het laat zien dat je niet alleen enthousiast bent, maar ook voldoet aan de wettelijke eisen!
Wees open over je beschikbaarheid:Aangezien dit een tijdelijke functie is, is het belangrijk om in je sollicitatie helder te zijn over je beschikbaarheid. Geef aan wanneer je kunt beginnen en hoeveel uren je per week beschikbaar bent, zodat Werken voor Nederland snel kan zien of je in hun planning past!
Toon je passie voor de horeca:In je motivatiebrief moet je je enthousiasme en passie voor de horeca goed overbrengen. Vertel waar je je liefde voor dit vak hebt ontwikkeld en wat je hoopt te leren in deze tijdelijke rol. Dit geeft Werken voor Nederland een kans om te zien dat je echt betrokken bent!
Zo bereid je je voor op een sollicitatiegesprek bij Werken voor Nederland
✨Ken je gerechten en drankjes
In de horeca is het belangrijk om een goed begrip te hebben van het menu. Bereid je voor op vragen over specifieke gerechten en drankjes, want de interviewer kan je vragen om iets over je favoriete gerecht te vertellen of hoe je een bepaalde cocktail zou maken. Dit laat zien dat je gepassioneerd bent over de horeca en dat je een basiskennis hebt over het aanbod.
✨Toon je sociale vaardigheden
Bij een tijdelijk horeca-job draait alles om klantgerichtheid en samenwerking met een team. Wees bereid om voorbeelden te geven van situaties waarin je met klanten of collega's hebt samengewerkt. Dit kan van pas komen als je gevraagd wordt naar hoe je met lastige klanten omgaat of hoe je teamwork hebt ervaren in je vorige posities.
✨Wees voorbereid op snelheid
Tijdens het interview kan er een rollenspel plaatsvinden waarin je een situatie moet simuleren, zoals het opnemen van een bestelling onder druk. Zorg ervoor dat je dit soort situaties kunt aanpakken en dat je voorbereid bent om snel en efficiënt te handelen in verschillende scenarios. Dit helpt om je probleemoplossend vermogen te demonstreren.
✨Focus op flexibiliteit
Aangezien het om een tijdelijke rol gaat, is het belangrijk om je flexibiliteit te benadrukken. Geef aan dat je bereid bent om op verschillende tijden te werken, ook in drukke periodes of op weekenden. Dit laat zien dat je de behoeften van de zaak begrijpt en bereid bent om extra inspanningen te leveren wanneer dat nodig is.
