Programma Secretaris (Let op dit is een testvacature)

Vacature kenmerken

• Standplaats: Utrecht
• Contractduur: Tijdelijke aanstelling met uitzicht op vast.
• Uren per week: 36 - 38
• Maandsalaris: €4.867,00 - €6.679,00
• Salarisniveau: Burgerschaal IBBAD 11
• Vakgebied: ICT
• Dienstverband: Tijdelijke aanstelling met zicht op vaste aanstelling
• Functiegroep: Burger

Functieomschrijving

Als programmasecretaris binnen het IT programma GrIT, ben je verantwoordelijk voor de bestuurlijke ondersteuning van de Directie. Daaronder valt het inhoudelijk voorbereiden van bijeenkomsten, waarbij je alle aspecten van de agenda onderdelen tot en met de presentatie van de directeur verzorgt. Je vervult de rol van informatie-integrator en verzamelt informatie binnen het programma om zo een compleet beeld te krijgen van de huidige stand van zaken. Daarnaast bestaan jouw werkzaamheden uit:

• Het opstellen van verschillende soorten nota's;
• Het ondersteunen van de Programma Directeur;
• De bewaking van de kwaliteit van de interne- en externe stukken;
• Regie voeren op verantwoordingsproducten, zoals de Voortgangrapportage aan de Tweede Kamer;
• Het aanleveren van vergaderstukken, achtergrondinformatie en annotaties ter voorbereiding van de Programma Board;
• Het inhoudelijke coördineren en procesmatige en procedurele voorbereiden van multidisciplinair besluitvormingsproces.

Speelruimte:

De beslissingen komen tot stand op basis van een besluitvormingsproces. Programmasecretaris legt verantwoording af over de efficiëntie en effectiviteit en bruikbaarheid van (beleid)producten, vormgeving en implementatie van (beleid)processen; Met de bestuursondersteuning van JIVC en COMMIT voor parlementaria; De programmasecretaris onderhoudt contacten met in- en externe partijen; Interne contacten over het coördineren van werkzaamheden en standpuntbepaling; Met F&C en P&O over de financiële randvoorwaarden/rapportages van het programma; Het betreft het voeren van in- en extern overleg om afstemming te bereiken en adviezen te trechteren over standpunten t.a.v. de ontwikkelingen van het programma GrIT. Er kan daarbij sprake zijn van Belangentegenstellingen.

Arbeidsvoorwaarden

• Salarisniveau: Burgerschaal IBBAD 11
• Salarisomschrijving: Het genoemde salaris is gebaseerd op een volledige werkweek van 38 uur. Je inschaling wordt gebaseerd op je werkervaring en opleidingsachtergrond.
• Maandsalaris: €4.867,00 - €6.679,00
• Dienstverband: Tijdelijke aanstelling met zicht op vaste aanstelling
• Contractduur: Tijdelijke aanstelling met uitzicht op vast.
• Maximaal aantal uren per week: 38

Overige arbeidsvoorwaarden

• Pensioenopbouw via het ABP;
• Een tegemoetkoming voor woon-werkverkeer of de mogelijkheid om onder gunstige voorwaarden gebruik te maken van een OV-abonnement voor onbeperkt reizen binnen Nederland;
• Een Individueel Keuzebudget (IKB) van 16,33% boven op je salaris (voorheen vakantiegeld en eindejaarsuitkering). Je bepaalt zelf hoe en wanneer je dit budget inzet of laat uitbetalen;
• De mogelijkheid om extra verlof- en ADV-uren op te bouwen;
• Diverse verlofregelingen, waaronder 75% betaald ouderschapsverlof;
• Flexibele werktijden en mogelijkheden voor hybride werken, inclusief thuiswerkvergoeding;
• De mogelijkheid om je arbeidsduur uit te breiden naar 40 uur of te verkorten naar 36 uur per week.

Ontwikkeling en vitaliteit

• Uitgebreide opleidings- en ontwikkelmogelijkheden;
• Gratis gebruik van sportfaciliteiten op verschillende defensielocaties;
• Ruimte voor persoonlijke en professionele groei binnen een van de grootste werkgevers van Nederland;
• Een jaarlijks vitaliteitsbudget van €120,- netto dat je kunt inzetten voor activiteiten of middelen die bijdragen aan jouw gezondheid en duurzame inzetbaarheid.

Met jouw uitgebreide ervaring als Programmasecretaris binnen een complexe uitdagende omgeving denk je altijd een paar stappen vooruit. Je bent organisatorisch sterk en weet de juiste stakeholders te betrekken wanneer nodig. Als persoon ben je sociaal vaardig, duidelijk in communicatie en daadkrachtig. In de omgang stel jij je proactief op en draagt zorg voor een juiste ondersteuning binnen het GrIT programma.

Daarnaast:

• Heb je een afgeronde WO opleiding en meer dan 2 jaar ervaring in een soortgelijke functie;
• Heb je kennis over administratieve procedures, regelgeving, taakstelling, structuur en de werkwijze van een overheidsinstantie;
• Ben je gewend te schakelen met verschillende interne- en externe stakeholders;
• Weet je hoe het is om te werken in een politiek-bestuurlijke omgeving;
• Beschik je over vaardigheid in het omgaan met vertrouwelijke informatie;
• Beschik je over vaardigheid in het kunnen prioriteren van hoofd –en bijzaken;

Afdelingsomschrijving

De werkzaamheden worden uitgevoerd binnen het programma GrIT, dat ondergebracht is binnen het Joint IV Commando (JIVC) van het Commando Materieel en IT (COMMIT). Het Joint IV Commando (JIVC) is het IT-bedrijf van Defensie. GrIT staat voor de digitale ruggengraat van een krijgsmacht die inzet gereed is. In een wereld waarin dreiging en veiligheid steeds meer een digitale dimensie krijgen, bouwen wij aan de IT-infrastructuur die Defensie nodig heeft om snel, veilig en effectief te opereren. Met GrIT realiseren we moderne, schaalbare en veilige IT-oplossingen voor alle onderdelen van Defensie – van operationeel optreden tot kantooromgeving. We doen dit gefaseerd en in nauwe samenwerking met de gebruikers. Zo maken we Defensie wendbaarder en beter voorbereid op de uitdagingen van morgen. Binnen het programma GrIT werken meer dan 700 medewerkers op verschillende locaties in Nederland. Als Programmasecretaris GrIT maak je deel uit van het Directieteam GrIT.

Meer weten over COMMIT? Lees meer over onze missie, visie, organisatiestructuur en hoe COMMIT de krijgsmacht ondersteunt met materieel en IT.

Een veiligheidsonderzoek maakt deel uit van de selectieprocedure; Een referentiecheck en assessment kunnen onderdeel uitmaken van de selectieprocedure; Deze vacature is zowel in- als extern opengesteld. Bij gelijke geschiktheid hebben interne kandidaten de voorkeur; Acquisitie wordt niet op prijs gesteld. Wij verzoeken vriendelijk om geen ongevraagde aanbiedingen, telefoontjes of e-mails te sturen. Dank u voor uw begrip; Om in aanmerking te komen voor deze functie moet je afkomstig zijn uit een land uit de Europese Economische Ruimte. Mocht dit niet het geval zijn dan beschik je over een gecombineerde vergunning voor verblijf en arbeid (GVVA).

Voor meer informatie over deze vacature: Jordy van Dam Test@test.nl 0612345678