officemanager/managementassistent

Salarisniveau Burgerschaal IBBAD 07 - Burgerschaal IBBAD 07

Vakgebied: Administratief / secretarieel

Dienstverband: Tijdelijke aanstelling

Functiegroep: Burger

Functieomschrijving:

Als officemanager ben je de spin in het web die zorgt dat de programmadirecteur en haar plaatsvervanger optimaal leiding kunnen geven aan het programma. Je haalt er voldoening uit dat hun agenda's op orde zijn en dat zij op tijd over al hun stukken beschikken. Je vindt het leuk om hierover veel uiteenlopende contacten te hebben met collega's binnen en buiten het programma. Zeker in drukke periodes zorg jij voor overzicht en rust. Daarnaast ben je een vraagbaak voor de rest van de directie voor zaken als IT-middelen of huisvesting. Ook ben je betrokken bij de organisatie van teamactiviteiten, zowel inhoudelijke sessies als bijeenkomsten voor saamhorigheid.

Deze taken doe je samen met je collega's van het programmabureau: een vrolijk, jong team dat zich bezighoudt met alle programmabrede onderwerpen, zoals financiën, personeelszaken, beleid en communicatie.

Waar je als officemanager zoal mee bezig bent:

• Complex agendabeheer voor de directie, inclusief het boeken van ruimtes, gasten aanmelden en ontvangen, eventueel catering verzorgen.
• Zorgen dat stukken op het juiste moment beschikbaar zijn en klaar staan voor de afspraken van de directie.
• Aanvragen van functionele mailboxen voor de collega's en autorisatiebeheer daarvan.
• Bijhouden en tijdig aanvullen van de kantoorartikelen van de afdeling.
• Het plannen en organiseren van teamdagen, uitjes, heidagen voor het MT e.d. in opdracht van en in samenspraak met het hoofd programmabureau.
• Fungeren als "buffer" naar de interne organisatie en externe omgeving.
• Het verzorgen van allerhande correspondentie binnen en buiten Defensie.
• Aanleggen en bijhouden van werkdossiers.
• Samenstellen van overzichten.

Opleidingen en kennisniveau:

• MBO werk- en denkniveau;
• Bij voorkeur een secretariële opleiding;
• Goede beheersing van de standaard kantoorapplicaties en (automatiserings)systemen;
• Kennis van de interne administratieve en bedrijfsvoeringregels;
• Kennis van de inrichting en de werkwijze van de centrale en decentrale overheden;
• Kennis van en affiniteit met het eigen onderdeel;
• Kennis van de lopende dossiers en de daarbij behorende prioriteitstelling;
• Goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift.

Ervaring:

• Vereist: Minstens 2 jaar relevante werkervaring, bij voorkeur als managementondersteuner in een overheidsorganisatie;
• Gewenst: Bekendheid met het ministerie van Defensie; ervaring in een bestuurlijke-/beleidsomgeving of politiek sensitieve context.

Competenties:

• Klantgericht;
• Delegeren;
• Plannen en organiseren;
• Organisatiegericht;
• Samenwerken;
• Integer;
• Leervermogen.

Arbeidsvoorwaarden:

Salarisniveau Burgerschaal IBBAD 07-Burgerschaal IBBAD 07

Salarisomschrijving: Maandsalaris €3.035,00-€4.205,00

Dienstverband: Tijdelijke aanstelling

Minimaal aantal uren per week: 38

Maximaal aantal uren per week: 38

Overige arbeidsvoorwaarden:

Het Ministerie van Defensie hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Naast het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,33% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen.

Wij vinden het ook belangrijk dat je het werken bij Defensie met jouw privéleven kunt combineren. Diverse verlofregelingen en flexibele werktijden dragen bij aan een goede balans. Het is ook nog mogelijk je werktijd (tijdelijk) enkele uren per week te verkorten en extra IKB uren op te bouwen.

Bijzonderheden:

Een veiligheidsonderzoek maakt onderdeel uit van de selectieprocedure, hiervoor is een Nederlandse nationaliteit of een gecombineerde vergunning voor verblijf en arbeid (GVVA) een vereiste. Een assessment kan onderdeel uitmaken van de selectieprocedure.

Defensie is een organisatie waarin integriteit en professionaliteit voorop staan. De manier waarop de medewerkers van Defensie met elkaar behoren om te gaan staat omschreven in de Gedragscode Defensie.