Office support medewerker (551358)

Salarisniveau Burgerschaal IBBAD 04 - Burgerschaal IBBAD 04

Vakgebied Orde / vrede / veiligheid

Dienstverband Tijdelijke aanstelling

Functiegroep Burger

Functieomschrijving

• Voert administratieve ondersteuningswerkzaamheden uit door:
• Het optreden als eerste aanspreekpunt voor in- en externe partijen op het gebied van administratieve aangelegenheden;
• Signaleren knelpunten op het gebied van kwaliteit, betrouwbaarheid, veiligheid e.d. van de geleverde diensten en producten;
• Het administratief en organisatorisch voorbereiden van vergaderingen, besprekingen en evenementen;
• Het verzorgen van het beheer van de kantoorartikelen en het aangeven van de behoefte op dit gebied;
• Het signaleren van defecten en het administratief verwerken van defectenmeldingen;
• Het bijhouden van de agenda; het bewaken van gemaakte afspraken;
• Het ontvangen, te woord staan en begeleiden van bezoekers;
• Bijdragen aan toegangsbeheer en beveiliging.
• Voert facilitaire ondersteuningswerkzaamheden uit door:
• Toezicht op door derden uitgevoerde facilitaire en/of logistieke werkzaamheden en afwijkingen signaleren;
• Faciliteren bij het gebouwbeheer en het aangeven van de behoefte op dit gebied;
• Na opdracht zelfstandig over zowel korte als langere afstanden een boodschap of product af te leveren of op te halen.
• Voert organisatorische ondersteuningswerkzaamheden uit door:
• Treedt op als aanspreekpunt bij de organisatie van evenementen en bijeenkomsten.
• Het voeren van overleg met in- en externe partijen omtrent de voorbereiding en organisatie van evenementen;
• Neemt initiatieven bij de uitvoering van de evenementen;
• Het opstellen en bijhouden van deelnemerslijsten bij diverse door de eenheid georganiseerde evenementen en of bijeenkomsten.

Kennis/opleidingseisen

• MBO werk- en denkniveau

Vaardigheden

• Kennis van frontoffice en backoffice procedures;
• Communicatieve, klantgerichte vaardigheden;
• Vermogen om meerdere taken op te pakken en prioriteiten te stellen;
• Analytische en probleemoplossende vaardigheden;
• Flexibiliteit en stressbestendigheid, met de mogelijkheid om te werken in een dynamische omgeving.

Jouw profiel

Alles wat jij doet, doe je voor onze specialisten. Je bent gedreven, beschikt over een hands-on mentaliteit, en hebt een representatieve houding. Je bent klantgericht, kan prioriteiten stellen en kan makkelijk je weg vinden in de organisatie. Ook kan je goed omgaan met mensen en heb je overtuigingskracht. Bovendien heb jij oog voor detail. Zo zorg jij ervoor dat alles vlekkeloos verloopt op de afdeling. Dankzij jouw inzet kunnen onze specialisten zich volledig richten op hun werk.

Competenties

• Initiatief
• Klantgericht
• Verantwoordelijk
• Nauwkeurig
• Netwerken
• Samenwerken
• Flexibel
• Communiceren
• Integer
• Stressbestendig

Fysieke eisen

• In staat zijn om tilwerkzaamheden te verrichten;
• In staat zijn om veel in beweging te zijn gedurende meerdere uren per dag;
• In staat zijn om onder uiteenlopende weersomstandigheden te werken.

Arbeidsvoorwaarden

• Salarisniveau Burgerschaal IBBAD 04-Burgerschaal IBBAD 04
• Salarisomschrijving Het salaris is gebaseerd op een 38-urige werkweek. Maandsalaris €2.976,00-€3.592,00
• Dienstverband Tijdelijke aanstelling
• Contractduur 3 jaar
• Minimaal aantal uren per week 38
• Maximaal aantal uren per week 38
• Overige arbeidsvoorwaarden Het Ministerie van Defensie hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Naast het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,33% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof of besteden aan fiscaal vriendelijke doelen. Wij vinden het ook belangrijk dat je het werken bij Defensie met jouw privéleven kunt combineren. Diverse verlofregelingen (bijvoorbeeld 75% betaald ouderschapsverlof) en flexibele werktijden dragen bij aan een goede balans. Het is ook nog mogelijk je werktijd (tijdelijk) enkele uren per week te verkorten en extra IKB uren op te bouwen. Naast een pensioenregeling bij het ABP ontvang je maandelijks een vergoeding woon-werkverkeer of kun je onder gunstige voorwaarden kiezen voor een OV-abonnement met onbeperkt reizen door heel Nederland. Wanneer je het OV-abonnement alleen gebruikt voor woon-werkverkeer hoef je hier geen bijdrage voor te betalen.

Bijzonderheden

• Een veiligheidsonderzoek maakt onderdeel uit van de selectieprocedure, hiervoor is een Nederlandse nationaliteit of een gecombineerde vergunning voor verblijf en arbeid (GVVA) een vereiste.
• Een assessment kan onderdeel uitmaken van de selectieprocedure.
• Jouw sollicitatiebescheiden worden uiterlijk drie maanden na afronding van de selectieprocedure vernietigd.
• De vacature wordt zowel intern als extern Defensie gepubliceerd. Eventuele interne kandidaten worden in de selectieprocedure eerst behandeld alvorens de selectie wordt uitgebreid met externe kandidaten.
• Het ministerie van Defensie zet zich in om medewerkers in dienst te nemen die onder de doelgroep van de Wet banenafspraak vallen. Val je in deze doelgroep en sta je in het doelgroepenregister? Dan nodigen we ook jou uit om te reageren! Samen met jou kijken we of en hoe je eventueel invulling kunt geven aan deze functie.
• Defensie is een organisatie waarin integriteit en professionaliteit voorop staan. De manier waarop de medewerkers van Defensie met elkaar behoren om te gaan staat omschreven in de Gedragscode Defensie. De gedragscode vormt de basis van wat Defensie onder integriteit verstaat. Als organisatie vinden wij het belangrijk dat nieuwe medewerkers op de hoogte zijn van de Gedragscode Defensie.

Acquisitie naar deze advertentie wordt niet op prijs gesteld.