In één oogopslag
- Taken: Zorg voor contractadministratie en coördineer het inkoopproces binnen Defensie.
- Bedrijf: Werken bij het ministerie van Defensie, een maatschappelijk relevante organisatie.
- Voordelen: Competitief salaris, goede studiefaciliteiten en ruimte voor persoonlijke groei.
- Overige informatie: Actieve jongerennetwerk en veel ontwikkelingsmogelijkheden.
- Waarom deze baan: Draag bij aan een veilig Nederland en werk met innovatieve IT-oplossingen.
- Kwalificaties: Mbo-niveau en bereidheid om inkoopopleiding te volgen.
Het verwachte salaris ligt tussen 3949 - 4827 € per maand.
Vacature kenmerken
- Standplaats: Utrecht
- Contractduur: Het betreft een tijdelijke aanstelling met uitzicht op een vaste aanstelling.
- Uren per week: 38
- Maandsalaris: €3.439,00 - €4.616,00
- Salarisniveau: Burgerschaal IBBAD 08
- Vakgebied: Inkoop / verkoop
- Dienstverband: Tijdelijke aanstelling met zicht op vaste aanstelling
- Functiegroep: Burger
Functieomschrijving
Werken bij het ministerie Defensie, maar niet als militair? Als je kiest voor een baan bij Defensie, dan kies je voor maatschappelijk relevant werk. Je draagt echt iets bij aan een veilig Nederland. Naast 44.500 beroepsmilitairen en 8.500 reservisten werken er ook nog zo’n 26.500 burgers bij Defensie. Je gaat werken bij het Commando Materieel en IT (COMMIT). COMMIT zet zich in om collega’s in binnen- en buitenland zo goed mogelijk te ondersteunen: met het beste materieel, de beste voorraden en de beste ICT. Zo kunnen zij hun taken zo effectief en doelmatig mogelijk blijven uitvoeren.
In deze rol zorg je dat de contractadministratie klopt, volledig is en altijd up-to-date blijft. Je coördineert het intake- en dispatchproces, houdt overzicht over lopende aanvragen en werkt nauw samen met contractmanagers, de senior contractbeheerder en andere collega’s. Je bewaakt deadlines, signaleert knelpunten en ondersteunt bij controles en audits. Daarnaast denk je actief mee over verbeteringen in het proces en volg je ontwikkelingen zoals digitalisering, robotisering en AI.
Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:
- Het registreren, controleren en actueel houden van contracten en bijbehorende documenten in SAP.
- Het bewaken van belangrijke contractdata, zoals looptijden, verlengingen en deadlines.
- Het archiveren van overeenkomsten, wijzigingen en relevante correspondentie.
- Het signaleren van actiepunten en het tijdig informeren van contractmanagers en andere betrokkenen.
- Het opstellen van rapportages en overzichten voor management, audits en controles.
- Het verzamelen en beoordelen van administratieve gegevens en het oplossen van onvolkomenheden.
- Het ondersteunen van inkoop- en contractteams en bijdragen aan procesverbetering.
We zoeken iemand die graag werkt in een omgeving waar veel gebeurt en waar je elke dag leert. Je vindt het leuk om processen goed te laten lopen, houdt overzicht en werkt prettig samen met verschillende collega’s. Je bent nieuwsgierig, analytisch ingesteld en hebt oog voor zowel resultaat als de mensen om je heen.
Kennis & opleiding:
- Mbo-werk- en denkniveau.
- Een inkoopopleiding zoals NEVI 1 (of je bent bereid deze te volgen).
- Ervaring met SAP is mooi meegenomen.
- Basiskennis van contractbeheer (bijv. CATS CM) of de bereidheid om dit te leren.
Competenties die goed bij deze rol passen:
- Klantgericht: je bent goed bereikbaar en denkt mee met de vraag van de ander.
- Nauwkeurig: je werkt volgens de afspraken en let op details.
- Samenwerken: je zoekt actief contact en haalt het beste eruit door samen te werken.
Arbeidsvoorwaarden
- Salarisniveau: Burgerschaal IBBAD 08
- Salarisomschrijving: Maandsalaris €3.439,00 - €4.616,00
- Dienstverband: Tijdelijke aanstelling met zicht op vaste aanstelling
- Contractduur: Het betreft een tijdelijke aanstelling met uitzicht op een vaste aanstelling.
- Maximaal aantal uren per week: 38
Overige arbeidsvoorwaarden: Defensie hecht sterk aan persoonlijke groei en kent goede studiefaciliteiten, hierdoor sta je nooit stil. Je krijgt alle ruimte om jezelf te ontwikkelen en door te groeien. Buiten het salaris krijgen we per 2025 het individueel keuzebudget (IKB) dat bestaat uit 16,33% van het bruto jaarsalaris. Je kunt het IKB laten uitbetalen wanneer jij wenst, het gebruiken om extra verlofuren te kopen of het inzetten voor fiscale doeleinden. Naast een pensioenregeling bij het ABP ontvang je maandelijks een tegemoetkoming voor woon-werkverkeer of kun je onder gunstige voorwaarden kiezen voor een OV-abonnement met onbeperkt reizen door heel Nederland. Het genoemde salaris is gebaseerd op een volledige werkweek van 38 uur. Je inschaling wordt gebaseerd op je werkervaring en opleidingsachtergrond.
Bijzonderheden: Deze vacature is zowel in- als extern opengesteld. Bij geschiktheid hebben interne kandidaten de voorkeur. Een veiligheidsonderzoek en referentiecheck maken deel uit van de selectieprocedure. Een assessment kan onderdeel uitmaken van de selectieprocedure. Om in aanmerking te komen voor deze functie moet je afkomstig zijn uit een land uit de Europese Economische Ruimte. Mocht dit niet het geval zijn dan beschik je over een gecombineerde vergunning voor verblijf en arbeid (GVVA). Deze functie betreft een tijdelijke aanstelling met uitzicht op een vast dienstverband.
Meer over de functiegroep
Organisatienaam: Ministerie van Defensie
Organisatieomschrijving: Over Defensie Defensie zet zich in voor de belangen, welvaart en vrijheid van Nederland. We zijn dagelijks actief in binnen- en buitenland. Onze wereldwijde inzet versterkt de internationale samenwerking en zorgt ervoor dat mensen zich in vrijheid kunnen ontplooien. Nu en in de toekomst. Bij het ministerie van Defensie werken ongeveer 79 duizend mensen direct en indirect aan vrede en veiligheid. Het ministerie bestaat uit het Commando Materieel & IT (COMMIT), de Bestuursstaf (het departement), de Koninklijke Marine, de Koninklijke Landmacht, de Koninklijke Luchtmacht, de Koninklijke Marechaussee, het Defensie Ondersteuningscommando (DOSCO).
Je komt terecht bij de Directie Inkoop, binnen de afdeling Inkoop IT op de Kromhoutkazerne in Utrecht. Deze afdeling ondersteunt het IT-bedrijf van Defensie (JIVC) én andere onderdelen van Defensie bij het op een betrouwbare en professionele manier inkopen van IT-diensten en -producten. Denk aan alles van grote IT-projecten tot specifieke IT-componenten binnen materieelprojecten. Je gaat aan de slag binnen de sectie Integrale Coördinatie (IC). Dit team ondersteunt de afdeling op het gebied van bedrijfsvoering, contractbeheer, informatievoorziening en het gebruik van systemen zoals SAP. Je werkt veel samen met inkopers, management en collega’s die zich bezighouden met besturing en analyse van managementinformatie.
Naast het werk is er veel ruimte voor ontwikkeling. Je krijgt het vertrouwen om je taken op jouw manier op te pakken en je kunt gebruikmaken van diverse opleidings- en doorgroeimogelijkheden. Elk team heeft vaste kantoordagen en organiseert regelmatig gezellige activiteiten. Voor jonge collega’s is er ook een actief jongerennetwerk binnen COMMIT.
Visie: Het Commando Materieel & IT (COMMIT) ondersteunt de transitie naar een informatiegestuurde en technologisch hoogwaardige krijgsmacht met het beste materieel en de beste IT. Ons COMMITment is groot om de cruciale rol te versterken als strategisch partner van de Commandant der Strijdkrachten, van de operationele onderdelen en van internationale partners. COMMIT vergroot de impact van de ondersteuning door een integrale en innovatieve aanpak van materieel- en IT-projecten, (wapen)systeemmanagement en ketenlogistiek. Wij investeren in de kwaliteit van onze mensen en de flexibiliteit en diversiteit van het personeelsbestand. De belangrijkste capaciteiten van COMMIT zijn de kennis en ervaring van ons personeel. Om de krijgsmacht sneller te voorzien van materieel en IT zetten wij naast technologische innovatie in op proces- en sociale innovatie op het gebied van projectvoering, inkoop en afstoting van defensiematerieel en personele en logistieke ondersteuning. Het uitvoeren van innovatieve projecten vraagt om meer samenwerking met het bedrijfsleven, kennisinstituten en andere overheidsorganisaties en maatschappelijke instanties. Onder de vlag van C-COMMIT als National Armaments Director (NAD) ontwikkelen en versterken wij ook de internationale samenwerking op het gebied van materieel en IT (NAVO, EU, multinationaal en bilateraal).
Missie: COMMIT levert de krijgsmacht het beste materieel en de beste IT.
Extra: COMMIT is van iedereen en voor iedereen, we zijn ervan overtuigd dat we met een diverse en inclusieve organisatie onze taak, verbinding maken tussen willen en kunnen, het beste kunnen uitvoeren wanneer ons personeel een afspiegeling is van de maatschappij. Wij nodigen je daarom graag uit om te solliciteren op deze functie!
Voor meer informatie over deze vacature: www.defensie.nl/organisatie/commit
Medewerker Inkoopondersteuning en contractbeheerder bij Directie Inkoop IT werkgever: Werken voor Nederland
De Koninklijke Marechaussee biedt een unieke kans om bij te dragen aan de digitalisering van bibliotheekdiensten binnen een dynamische en ondersteunende werkomgeving. Met een sterke focus op samenwerking en innovatie, stimuleert KMar de professionele groei van haar medewerkers door middel van diverse opleidingsmogelijkheden en een cultuur die openstaat voor nieuwe ideeën. Werken in Apeldoorn betekent ook profiteren van een aantrekkelijke locatie met goede bereikbaarheid en een collegiale sfeer.
Contactgegevens:
Recruitmentteam van Werken voor Nederland
Hupjob Expertadvies🤫
Zo denken wij dat je Medewerker Inkoopondersteuning en contractbeheerder bij Directie Inkoop IT kunt binnenhalen
✨Verken lokale inkoopcommunities
Sluit je aan bij lokale netwerken en community groepen gericht op inkoop. Dit kan je helpen om connecties te leggen en potentiële tijdelijke posities te ontdekken. Denk aan evenementen waar inkopers samenkomen; daar vind je vaak ook vacatures die niet online staan.
✨Gebruik je universiteit of hogeschool
Als je nog studeert of net bent afgestudeerd, maak dan gebruik van de carrière-diensten van je onderwijsinstelling. Ze hebben vaak contacten met bedrijven die tijdelijke inkoopposities aanbieden, en ze kunnen helpen bij het vinden van een rol die bij jou past.
✨Neem de initiatieve met directe aanvragen
Wees niet bang om zelf bedrijven te benaderen waarvan jij denkt dat ze tijdelijke inkoopmedewerkers nodig hebben. Stuur een kort en krachtig bericht waarin je jouw interesse in een tijdelijke rol en relevante vaardigheden vermeldt. Zelfs als ze momenteel niets hebben, blijven ze je in gedachten houden voor de toekomst.
✨Solliciteer via onze website
Check regelmatig onze website voor tijdelijke inkoopfuncties bij Werken voor Nederland. We zetten ons in om jou de beste kans te geven op een geweldige rol. Dus grijp die kans en solliciteer snel!
Wij denken dat je deze vaardigheden nodig hebt om als Medewerker Inkoopondersteuning en contractbeheerder bij Directie Inkoop IT te schitteren
Een paar tips voor je sollicitatie 🫡
Laat je kennis van inkoop zien:In je CV is het belangrijk om je kennis van inkoopprocedures en -strategieën te benadrukken. Vertel ons over relevante stages of ervaringen waar je gebruik hebt gemaakt van je onderhandelingsvaardigheden of je vermogen om leveranciersrelaties op te bouwen. Dit maakt jouw profiel aantrekkelijker voor ons bij Werken voor Nederland.
Focus op je aanpassingsvermogen:Aangezien het om een tijdelijk functie gaat, willen we horen hoe goed je kunt inspelen op veranderende situaties. Benadruk in je motivatiebrief voorbeelden van hoe je in het verleden snel hebt geleerd of je hebt aangepast aan nieuwe processen of een nieuwe omgeving. Dit laat ons zien dat je klaar bent om meteen bij te dragen aan ons team.
Documenteer je prestaties met cijfers:In de inkoop is het belangrijk om resultaten te kunnen onderbouwen. Probeer cijfers of resultaten uit je eerdere ervaringen te delen. Dit kan gaan om besparingen, efficiëntieverbeteringen of succesvolle inkoopprojecten. Als je dit zo concreet mogelijk maakt, zullen we je meer serieus nemen als kandidaat.
Wees helder over je beschikbaarheid:Bij tijdelijke functies is het belangrijk dat we weten wanneer je beschikbaar bent. Geef in je sollicitatie duidelijk aan hoe lang je beschikbaar bent en of je eventueel openstaat voor verlenging. Dit helpt ons bij Werken voor Nederland om te begrijpen hoe goed je in ons team zou passen.
Zo bereid je je voor op een sollicitatiegesprek bij Werken voor Nederland
✨Duik in de Inkoopwereld
Zorg ervoor dat je goed op de hoogte bent van de recente trends en ontwikkelingen in de inkoopsector. Dit zou niet alleen je gesprekspartner imponeren, maar het laat ook zien dat je echt geïnteresseerd bent in het vakgebied en weet wat er speelt, zoals duurzaamheid in inkoopprocessen.
✨Praktische voorbeelden en cases
Bereid een paar concrete voorbeelden voor van situaties waarin jij effectief hebt onderhandeld of oplossingen hebt gevonden voor inkoopproblemen. Aangezien het om een tijdelijke rol gaat, zullen ze ook willen weten hoe snel je je aanpassingsvermogen kunt tonen aan veranderingen en nieuwe processen.
✨Wees een Flexibele Probleemoplosser
Tijdens het interview voor een tijdelijke functie in inkoop willen ze zien hoe je omgaat met sporadische uitdagingen. Wees bereid om vragen te beantwoorden over hoe jij specifieke problemen zou aanpakken, zoals het beheren van leveranciersrelaties of het optimaliseren van inkoopproces, en hoe je snel kunt reageren op veranderende behoeften.
✨Kort en Krachtig je Vaardigheden Benadrukken
Geef duidelijk aan welke relevante inkooptools je beheerst, zoals ERP-systemen of leveranciersmanagementsoftware. Voor een tijdelijke rol is het belangrijk om je vaardigheden snel en effectief te presenteren, dus houd je antwoorden bondig en gericht op wat je direct kunt bijdragen aan Werken voor Nederland.
