Medewerker Frontoffice

Salarisniveau Burgerschaal IBBAD 05

Vakgebied: Administratief / secretarieel

Dienstverband: Tijdelijke aanstelling met zicht op vaste aanstelling

Functiegroep: Burger

Functieomschrijving:

Verwerk jij de vragen van militairen die overgeplaatst zijn naar het buitenland? Is nauwkeurig werken en werken volgens de interne regelingen en procedures jouw kracht? Zet dan jouw administratieve talent in bij Bureau Frontoffice.

Defensie is volop in beweging en zal in de komende jaren verder groeien. We zijn nu al een van de grootste werkgevers van het Koninkrijk met meer dan 75.000 militairen, reservisten en burgers in dienst. Zij rekenen op een organisatie die hen ondersteunt en faciliteert. Je verwerkt inkomende vragen van militairen die in het buitenland geplaatst zijn of worden over rechtspositie, declaraties, toelages en huisvesting. Je kijkt of je de vragen zelf kan beantwoorden of dat deze naar de backoffice doorgezet moeten worden. De vragen beantwoord je veelal via het interne systeem, e-mail en telefoon. Het is afwisselend werk waarin de details het verschil kunnen maken. Jouw zorgvuldigheid en nauwkeurige manier van werken komen daarbij goed van pas om ervoor te zorgen dat de zaken administratief kloppen.

Waar ga je werken?

Je komt te werken bij het bureau frontoffice van het Dienstencentrum Internationale Ondersteuning Defensie (DCIOD), onderdeel van de Divisie Personeel & Organisatie Defensie (DPOD) van het Defensie Ondersteuningscommando (DOSCO). Het DCIOD is het centrale aanspreekpunt voor alle internationale HR- en relocatiediensten binnen Defensie. Hier ondersteunen we militairen en burgers die tijdelijk elders worden geplaatst — binnen internationale organisaties in Nederland, in het buitenland, of in overzeese delen van het Koninkrijk. Het DCIOD bestaat uit een commandogroep, een afdeling Juridische Zaken, een afdeling Relocation Services en een afdeling HR Services. Jij maakt zelf deel uit van een klein, betrokken team dat zorgt voor correcte, tijdige en zorgvuldige administratieve ondersteuning. De eerste maanden werk je tijdens het inwerktraject elke dag op kantoor Utrecht. Daarna werk je minimaal 2 dagen per week op kantoor.

Wat ga je doen?

Om een buitenland plaatsing soepel te laten verlopen moet er veel geregeld worden, ook administratief. Daarbij krijg je te maken met interne regelingen en procedures, maar moet er ook rekening gehouden worden met de voorschriften van het land van bestemming. De volgende werkzaamheden zijn kenmerkend voor wat je allemaal gaat doen:

• Verwerken van vragen die binnenkomen via telefoon, e-mail of het interne systeem HRHD (Human Resource Help Desk).
• Verzamelen van benodigde plaatsingsgegevens.
• Toetsen of alle benodigde informatie en bescheiden aanwezig zijn en voldoen aan de voorschriften.
• Nader uitzoeken van wat er nodig is in de landen van bestemming en hoe daarin voorzien kan worden. Gebruik maken van internet, mail en telefoon.
• Fungeren als vraagbaak voor collega’s in binnen- en buitenland over regelgeving rondom internationale plaatsingen.
• Overleggen met collega's bij complexe vraagstellingen.
• Meedenken en doen van voorstellen om processen en informatie over landen te verbeteren.

Wie ben jij?

Er komt veel kijken bij internationale plaatsingen en voor de betrokkenen zijn het vaak spannende tijden. Het is belangrijk dat je vertrouwen uitstraalt bij de geleverde dienstverlening. Je herkent jezelf in deze eigenschappen:

• Administratief sterk. In een traject met veel papieren en systemen is het prettig als administratieve werkzaamheden je geen extra moeite kosten.
• Sociaal en communicatief vaardig. Je kunt zaken in woord en geschrift helder verwoorden en weet de juiste toon aan te slaan.
• Service- en klantgericht. Je laat in je doen en laten zien dat je oog hebt voor de situatie van de collega en zijn/haar gezin en concrete hulp biedt.
• Nauwkeurig met een goed oog voor detail.
• Nieuwsgierig en leergierig. Je vindt het leuk om zaken in andere landen uit te zoeken en die inzichten te delen met collega’s.

Wat neem je mee?

• Een afgeronde mbo-opleiding op niveau 3, bij voorkeur in een administratieve richting.
• Ervaring in een vergelijkbare functie, liefst binnen (semi)overheid of een complexe organisatie.
• Vaardigheid in het werken met digitale systemen en administratieve processen.
• Interesse in internationale regelingen en administratieve vraagstukken.
• Je bent accuraat, proactief, klantgericht en denkt in oplossingen.
• Je bent communicatief vaardig en kunt goed schakelen met collega’s, juristen en medewerkers.

Arbeidsvoorwaarden:

Salarisniveau Burgerschaal IBBAD 05

Salarisomschrijving: Het salaris is gebaseerd op een 38-urige werkweek. Maandsalaris €2.918,00 - €3.679,00

Dienstverband: Tijdelijke aanstelling met zicht op vaste aanstelling

Contractduur: 24 maanden

Minimaal aantal uren per week: 38

Overige arbeidsvoorwaarden: Vanaf 2025 ontvangen defensiemedewerkers voortaan het vakantiegeld en de eindejaarsuitkering niet meer als afzonderlijke uitkeringen, maar bouwen ze dit maandelijks op via het Individueel Keuze Budget (IKB). Het IKB voor defensiemedewerkers bedraagt in totaal 16,33 procent van het salaris. Met het IKB kunnen defensiemedewerkers zelf beslissen wanneer, waaraan en hoeveel budget zij besteden aan tijd, geld of fiscale faciliteiten. Dit kan tot maximaal het maandelijks opgebouwde budget.

Bijzonderheden:

Wij zijn wereldwijd inzetbaar voor vrede en veiligheid. Een diversiteit in denkwijzen, perspectieven en kwaliteiten draagt bij aan het behalen van onze missie: “Beschermen wat ons dierbaar is.” Hiervoor zijn we nadrukkelijk op zoek naar nieuwe collega’s die bijdragen aan de diversiteit binnen Defensie.

Defensie zet zich ook in om medewerkers in dienst te nemen die onder de doelgroep van de Wet banenafspraak vallen. Sta jij geregistreerd in het doelgroepenregister, dan nodigen we ook jou uit om te reageren!

Je sollicitatiebescheiden worden uiterlijk drie maanden na afronding van de selectieprocedure vernietigd. Deze termijn is langer dan de standaard-termijn die de Algemene verordening gegevensbescherming voorschrijft. Deze langere termijn is nodig voor het geval er door een interne kandidaat een bezwaar- en/of beroepsprocedure wordt gestart.

Conform de interne procedures worden als eerste medewerkers met een dienstverband bij het ministerie van Defensie in beschouwing genomen. Wanneer blijkt dat er geen geschikte interne kandidaat geselecteerd kan worden, worden externe belangstellenden in beschouwing genomen.