managementondersteuner (543748)

Als Managementondersteuner bij de IGK ben je verantwoordelijk voor secretariële, administratieve en organisatorische taken, met speciale aandacht voor de informatiehuishouding. Je bent het eerste aanspreekpunt voor collega’s, management en externe contacten. Jouw werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• Beheren van documenten en dossiers in DEFDOC en COGNOS.
• Key user zijn voor DEFDOC.
• Ondersteunen van de staf bij de organisatie en structuur van de informatiehuishouding (SWR/ SHAREPOINT).
• Beheren en onderhouden van de intranetpagina van IGK via Tridion.
• Verzorgen van agenda’s, correspondentie en rapportages.
• Beantwoorden van vragen van collega’s en externe relaties; fungeren als front-office.
• Notuleren van vergaderingen en uitwerken van verslagen.
• Ondersteunen bij bijeenkomsten, vergaderingen en evenementen.
• Aanleggen, beheren en up-to-date houden van dossiers en archieven.
• Opstellen van overzichten en managementinformatie ter ondersteuning van besluitvorming.
• Omgaan met vertrouwelijke informatie op een zorgvuldige en integere manier.
• Beheren van het HRHD-NIRS systeem; training wordt op de functie aangeboden.

Vereisten:

• MBO werk- en denkniveau.
• Afgeronde MBO opleiding als secretariële opleiding, administratieve opleiding of managementopleiding of de bereidheid om een opleiding als deze te volgen.
• Aantoonbare relevante werkervaring in een ondersteunende functie, bij voorkeur binnen Defensie of een overheidsomgeving.

Arbeidsvoorwaarden:

• Salarisniveau Burgerschaal IBBAD 04.
• Maandsalaris €2.976,00-€3.592,00.
• Tijdelijke aanstelling met zicht op vaste aanstelling.
• Contractduur 2 jaar.
• Minimaal aantal uren per week 32.
• Maximaal aantal uren per week 38.

Het Ministerie van Defensie hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Naast het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,33% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Wij vinden het ook belangrijk dat je het werken bij Defensie met jouw privéleven kunt combineren. Diverse verlofregelingen en flexibele werktijden dragen bij aan een goede balans.

Bijzonderheden:

• Een veiligheidsonderzoek maakt onderdeel uit van de selectieprocedure, hiervoor is een Nederlandse nationaliteit of een gecombineerde vergunning voor verblijf en arbeid (GVVA) een vereiste.
• Een assessment kan onderdeel uitmaken van de selectieprocedure.
• Jouw sollicitatiebescheiden worden uiterlijk drie maanden na afronding van de selectieprocedure vernietigd.
• De vacature wordt zowel intern als extern Defensie gepubliceerd.
• Defensie zet zich in om medewerkers in dienst te nemen die onder de doelgroep van de Wet banenafspraak vallen.

Defensie is een organisatie waarin integriteit en professionaliteit voorop staan. De manier waarop de medewerkers van Defensie met elkaar behoren om te gaan staat omschreven in de Gedragscode Defensie.