Managementassistent DIA

Wij zoeken een representatieve managementassistente met affiniteit voor de Defensie en gevoel voor verhoudingen. Je bent bereid te leren, je flexibel op te stellen en stemt je werk af met je directe collega’s. Je bent precies en krijgt de zaken voor elkaar. Bovendien is een moderne, digitale werkomgeving jou niet vreemd: je kunt omgaan met digitale samenwerkingsruimtes en archieven en vindt het leuk om mee te denken hoe de samenwerking modern en handig kan worden vormgegeven. Tot slot kun/leer je werken met gevoelige informatie en stel je je integer op. Veilig werken is een speerpunt van Defensie!

Je werkzaamheden zijn divers en afwisselend. Op een dag doe je bijvoorbeeld het volgende:

• Je plant (internationale) bijeenkomsten en vergaderingen. Je zorgt voor het reserveren van zaalruimte, catering en meldt bezoekers aan.
• Je regelt (buitenlandse) dienstreizen voor directeuren. Hiervoor heb je contact met het reisbureau, doe je vervoersaanvragen, regel je vluchten en boek je hotels.
• Je maakt vergaderbundels voor de ambtelijke en politieke leiding, ter voorbereiding op debatten in de Tweede Kamer, werkbezoeken of vergaderingen (intern bijvoorbeeld de Bestuursraad en extern bijvoorbeeld de Ministerraad).
• Je houdt de agenda bij van de directeuren en attendeert de directeuren op het nakomen van afspraken. Daarbij hoort ook het aanmelden en ontvangen van (buitenlandse) bezoekers.
• Je behandelt de ingekomen en uitgaande (vertrouwelijke) post. Je geleidt het door ter registratie en je onderhoudt contact met de medewerkers van het archief.
• Je behandelt inkomende telefoongesprekken en verwijst/verbindt zo nodig door.
• Je coördineert de bestellingen van kantoorartikelen.
• Je houdt een aan- en afwezigheidsoverzicht bij.
• Tot slot ben je aanspreekpunt voor (nieuwe) medewerkers en ondersteunt hen, indien nodig, met het afhandelen van administratieve, organisatorische en logistieke zaken.

Vereisten:

• MBO-4 opleiding (diploma behaald), aangevuld met een secretariële opleiding.
• Bij voorkeur recente werkervaring in een functie als managementassistent.
• Voldoende beheersing van de Windows gestuurde MS-Office programma’s, zoals Excel, Word en PowerPoint.
• Voldoende beheersing van de standaard kantoorapplicaties en (automatiserings)systemen voor de interne bedrijfsvoering, zoals de applicaties SharePoint en iBabs.
• Basiskennis van de interne administratieve en bedrijfsvoeringregels en -procedures.
• Basiskennis van de inrichting en de werkwijze (beleid en bedrijfsvoering) van overheden.
• Goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift en voldoende beheersing van de Engelse taal in woord.

Arbeidsvoorwaarden:

• Salarisniveau Burgerschaal IBBAD 06.
• Maandsalaris €2.918,00-€3.847,00.
• Tijdelijke aanstelling met zicht op vaste aanstelling.
• Contractduur 2 jaar.
• Minimaal aantal uren per week 38.
• Maximaal aantal uren per week 38.
• Het Ministerie van Defensie hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden.
• Naast het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,33% van je bruto jaarsalaris) en tijd.
• Diverse verlofregelingen en flexibele werktijden dragen bij aan een goede balans.
• Pensioenregeling bij het ABP en vergoeding woon-werkverkeer.

Bijzonderheden:

• Een veiligheidsonderzoek maakt onderdeel uit van de selectieprocedure.
• Een assessment kan onderdeel uitmaken van de selectieprocedure.
• Jouw sollicitatiebescheiden worden uiterlijk drie maanden na afronding van de selectieprocedure vernietigd.
• De vacature wordt zowel intern als extern gepubliceerd.
• Defensie zet zich in om medewerkers in dienst te nemen die onder de doelgroep van de Wet banenafspraak vallen.
• Defensie is een organisatie waarin integriteit en professionaliteit voorop staan.