managementassistent (594806) PDOEK

Salarisniveau Burgerschaal IBBAD 07 - Burgerschaal IBBAD 07

Vakgebied: Administratief / secretarieel

Dienstverband: Tijdelijke aanstelling met zicht op vaste aanstelling

Functiegroep: Burger

Functieomschrijving:

• Verlenen van management- en secretariële ondersteuning:
• Het behandelen van de ingekomen en uitgaande post (registreren, doorzenden, mede bewaken van de tijdige afdoening, verzenden e.d.)
• Het in overleg indelen en bewaken van de agenda van de directeur en attenderen op het nakomen van gemaakte afspraken
• Het behandelen van de inkomende telefoongesprekken en het doorverbinden of doorverwijzen naar andere personen
• Het ontvangen en begeleiden van (buitenlandse) bezoekers
• Het administratief/organisatorisch voorbereiden van vergaderingen, het archiveren van de vergaderstukken, het verzorgen van de verslaglegging van de vergaderingen en van de voortgangsbewaking van de daarin overeengekomen acties
• Het in voorkomende gevallen naar onderwerp of project aanleggen en bijhouden van werk- en vergaderdossiers t.b.v. het ressort of de stafafdeling
• Het bewaken van de voor dienstreizen, relatiegeschenken en representatie aan het ressort, de afdeling toegewezen budgetten, w.o. het bijhouden van een overzicht van gemaakte dienstreizen, verstrekte relatiegeschenken en toegekende representatiekostenvergoedingen
• Het coördineren van de bestellingen van de kantoorartikelen
• Het verzorgen van de correspondentie en het op aanwijzing concipiëren van brieven over algemene aangelegenheden
• Het controleren van uitgaande correspondentie op taalfouten, lay-out en huisstijl
• Het optreden als aanspreekpunt/vraagbaak voor de medewerkers van directie m.b.t. administratieve en organisatorische zaken
• Het verrichten van tekstverwerkings- en andere administratieve werkzaamheden (langs geautomatiseerde weg opmaken van slides en andere overzichten t.b.v. briefings, presentaties, typen, collationeren, controleren, kopiëren, etc.)
• Het bijhouden van bestanden voor relatiebeheer en mailings
• Het aanvragen en boeken van dienstreizen, regelen van vervoer e.d.

(Mede)samenstellen van managementinformatie:

• Het toezien op het tijdig ontvangen van de noodzakelijke stukken
• Het controleren van de door de verschillende medewerkers van het ressort en krijgsmachtdelen aangeleverde stukken op volledigheid, waar nodig corrigeren, aanvullen, uiteindelijk samenvoegen en zodanig vormgeven dat er één geheel ontstaat, mcl. inhoudsopgave
• Het tijdig aanbieden van het document voor reproductie en verzending

Vereist:

• Het zelfstandig kunnen samenstellen van managementinformatie
• Het prioriteren van inkomende en uitgaande managementinformatie
• Het verlenen van (algemene) management en secretariële ondersteuning
• Een goede vaardigheid in de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift
• MBO werk- en denkniveau, aangevuld met een secretariële opleiding

Gewenst:

• Inzicht in organisatorische en functionele verhoudingen binnen Defensie, de overheid en internationale organisaties
• Recente werkervaring op een management ondersteunende functie

Competenties:

• Communiceren
• Flexibel
• Initiatief
• Integer
• Proactief
• Zelfstandig
• Plannen & Organiseren
• Analyseren
• Samenwerken

Arbeidsvoorwaarden:

• Salarisniveau Burgerschaal IBBAD 07-Burgerschaal IBBAD 07
• Maandsalaris €3.096,00-€4.289,00
• Dienstverband: Tijdelijke aanstelling met zicht op vaste aanstelling
• Contractduur: 2 jaar
• Minimaal aantal uren per week: 38
• Maximaal aantal uren per week: 38

Overige arbeidsvoorwaarden:

• Het Ministerie van Defensie hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden.
• Nebij het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB).
• Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen.
• Diverse verlofregelingen en flexibele werktijden dragen bij aan een goede balans.
• Bijzonderheden: Een veiligheidsonderzoek maakt onderdeel uit van de selectieprocedure.

Defensie is een organisatie waarin integriteit en professionaliteit voorop staan.