Management ondersteuner HDP(522342)

De primaire taak is het ondersteunen van de Hoofddirecteur Personeel in haar dagelijkse werkzaamheden. Daarnaast dien je ook taken voor andere directeuren te verrichten en achtervang te zijn voor collega's binnen het secretariaat wanneer nodig. Het volledige secretariaat bestaat uit drie medewerkers die tezamen drie directeuren ondersteunen.

De functie is een voltijds functie en kan in overleg op vier dagen plaatsvinden, indien dat het geval is bestaat de voorkeur voor een afwezigheid op dinsdag. Je verzorgt eigenhandig de agendaplanning, de afspraken en dienstvervoer en zorgt ervoor dat agendaproblemen voorzien en opgelost worden. Je verzorgt de afhandeling van correspondentie op een correcte manier via email en Defdoc en houdt overzicht op de stukkenstroom van de directeur.

Je fungeert als 'buffer' naar de interne organisatie en externe omgeving, je treedt daarbij vriendelijk en beslist op en bewaakt de correcte gang van zaken. Je verstrekt informatie van algemeen inhoudelijke en procedurele aard en administratieve en organisatorische processen. Je ontvangt en begeleid eventuele bezoekers en stemt af met interne en externe spelers over te maken afspraken en planning.

Je kunt prioriteiten stellen, zelfstandig, netjes en secuur werken en bent loyaal en dienstverlenend. Je kunt werken in een ambtelijk en politiek gevoelige en complexe dynamische omgeving.

Werk- en denkniveau

• MBO werk- en/of denkniveau;
• Relevante werkervaring als managementondersteuner/(directie)secretaresse.

Kennis en ervaring

• Kennis van management ondersteunende werkwijzen en methodieken, secretarieel beheer en algemeen secretarieel-administratieve procedures en voorschriften.
• Vaardigheid in het secretarieel (administratief) beheer, in coördineren van complexe informatiestromen en processen en in het daarbij afwegen van consequenties, belangen, prioriteiten e.d.
• Goede beheersing van programma's, zodat Outlook, Excel, Word en PowerPoint en overige standaard kantoorapplicaties en (automatiserings-)systemen die gehanteerd worden voor de interne bedrijfsvoering en voor projectmanagement;
• Vaardigheid in het fungeren als buffer naar politiek-bestuurlijk en ambtelijk topniveau met derden (externe en buitenlandse relaties) en het daarbij inschatten van politiek en maatschappelijk afbreukrisico, daarop inspelen, rekening houdend met consequenties van eigen handelen.
• Goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift.

Competenties

• Klantgericht
• Stressbestendig
• Plannen en organiseren
• Organisatiegericht
• Samenwerken
• Integer

Arbeidsvoorwaarden

• Salarisniveau Burgerschaal IBBAD 07
• Salarisomschrijving Het salaris is gebaseerd op een 38-urige werkweek. Maandsalaris €3.096,00-€4.289,00
• Dienstverband Tijdelijke aanstelling met zicht op vaste aanstelling
• Contractduur 2 jaar
• Minimaal aantal uren per week 38
• Maximaal aantal uren per week 38

Overige arbeidsvoorwaarden

Het Ministerie van Defensie hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Naast het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,33% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof of besteden aan fiscaal vriendelijke doelen.

Wij vinden het ook belangrijk dat je het werken bij Defensie met jouw privéleven kunt combineren. Diverse verlofregelingen (bijvoorbeeld 75% betaald ouderschapsverlof) en flexibele werktijden dragen bij aan een goede balans. Het is ook nog mogelijk je werktijd (tijdelijk) enkele uren per week te verkorten en extra IKB uren op te bouwen. Naast een pensioenregeling bij het ABP ontvang je maandelijks een vergoeding woon-werkverkeer of kun je onder gunstige voorwaarden kiezen voor een OV-abonnement met onbeperkt reizen door heel Nederland. Wanneer je het OV-abonnement alleen gebruikt voor woon-werkverkeer hoef je hier geen bijdrage voor te betalen.

Bijzonderheden

Een veiligheidsonderzoek maakt onderdeel uit van de selectieprocedure, hiervoor is een Nederlandse nationaliteit of een gecombineerde vergunning voor verblijf en arbeid (GVVA) een vereiste. Een assessment kan onderdeel uitmaken van de selectieprocedure. Jouw sollicitatiebescheiden worden uiterlijk drie maanden na afronding van de selectieprocedure vernietigd. De vacature wordt zowel intern als extern.