Management ondersteuner DBOA(604676)

De managementondersteuner binnen de directie DBOA is belast met het verrichten van secretariële ondersteuning en dienstverlening voor bijvoorbeeld de minister bij afwezigheid van de secretaresse. Daarnaast is de managementondersteuner flexibel inzetbaar en verricht specifiek toebedeelde taken en kan directie breed ingezet worden voor secretariële/administratieve ondersteuning. Vanwege de vervanging dien je op woensdag, donderdag en vrijdag inzetbaar te zijn.

Binnen het team werk je intensief samen met bestuursadviseurs, de adjudant, communicatieadviseurs, chauffeurs en de kamerbewaarder. Ieder draagt vanuit zijn of haar eigen verantwoordelijkheid bij aan één gezamenlijk doel: het optimaal ondersteunen van de minister, staatssecretaris, secretaris-generaal en plaatsvervangend secretaris-generaal. Samen zorg je voor een professioneel, soepel en effectief functionerend team.

De managementondersteuner voert de werkzaamheden uit binnen de afdeling B&O. Deze afdeling bestaat uit managementondersteuners, chauffeurs, kamerbewaarders, (senior) adviseurs protocol en evenementen, een adviseur bedrijfsvoering en een facilitair medewerker.

Werkzaamheden:

• Ondersteunt secretarieel, organisatorisch en administratief door:
• het secretarieel (administratief) rekening houdend met gestelde prioriteiten en naar aard en inhoud verschillende onderwerpen in een politiek en ambtelijk zeer gevoelige en complexe dynamische context;
• nauw samenwerken met de coördinerend adviseur met betrekking tot procedures, werkwijze en processen rondom een bewindspersoon;
• het administratieve proces van uitnodigingen gericht aan de minister in samenwerking met de adviseurs;
• het ondersteunen van de adjudanten op het gebied van financiële afhandeling, aanvragen visa voor buitenlandse dienstreizen;
• herarchiveren van verslagen van de (Rijks)Ministerraad;
• het coördineren van de afhandeling van naar aard en inhoud verscheidene en uiteenlopende vragen, verzoeken en gesprekken;
• het coördineren van complexe informatiestromen;
• fungeren als ‘buffer’ in een zeer gevoelige en complexe politieke en maatschappelijke context naar de interne organisatie en externe omgeving;
• het maken van inschattingen van het politiek en maatschappelijk afbreukrisico, belang en urgentie, leggen van verbanden en afweging consequenties van handelen, bewaken voortgang en afhandeling, signaleren en rappelleren;
• het verstrekken van informatie van algemeen inhoudelijke en procedurele aard en administratieve en organisatorische processen;
• het administratief, logistiek en organisatorisch ondersteunen;
• het ontvangen en te woord staan van bezoekers;
• het aanleggen en bijhouden van werkdossiers;
• het zorgdragen voor de samenstelling van (management)overzichten.

Vereist:

• Secretariële opleiding;
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift;
• Goede beheersing van vreemde talen (naar behoefte: Engels).

Gewenst:

• HBO werk- en denkniveau.

Ervaring vereist:

• Ervaring met secretariële ondersteuning van ambtelijke of politieke top.

Competenties:

• Analyseren
• Besluitvaardig
• Communiceren
• Integer
• Klantgericht
• Organisatiegericht
• Plannen en organiseren
• Samenwerken
• Stressbestendig

Arbeidsvoorwaarden:

• Salarisniveau Burgerschaal IBBAD 09
• Salarisomschrijving Het salaris is gebaseerd op een 38-urige werkweek. Maandsalaris €3.762,00-€5.411,00
• Dienstverband Tijdelijke aanstelling
• Contractduur 2 jaar
• Minimaal aantal uren per week 38
• Maximaal aantal uren per week 38

Overige arbeidsvoorwaarden:

• Het Ministerie van Defensie hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Naast het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,33% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen.
• Wij vinden het ook belangrijk dat je het werken bij Defensie met jouw privéleven kunt combineren. Diverse verlofregelingen (bijvoorbeeld 75% betaald ouderschapsverlof) en flexibele werktijden dragen bij aan een goede balans.
• Naast een pensioenregeling bij het ABP ontvang je maandelijks een vergoeding woon-werkverkeer of kun je onder gunstige voorwaarden kiezen voor een OV-abonnement met onbeperkt reizen door heel Nederland.

Bijzonderheden:

• Een veiligheidsonderzoek maakt onderdeel uit van de selectieprocedure, hiervoor is een Nederlandse nationaliteit of een gecombineerde vergunning voor verblijf en arbeid (GVVA) een vereiste.
• Een assessment kan onderdeel uitmaken van de selectieprocedure.
• Jouw sollicitatiebescheiden worden uiterlijk drie maanden na afronding van de selectieprocedure vernietigd.
• De vacature wordt zowel intern als extern Defensie gepubliceerd. Eventuele interne kandidaten worden in de selectieprocedure eerst behandeld alvorens de selectie wordt uitgebreid met externe kandidaten.
• Het ministerie van Defensie zet zich in om medewerkers in dienst te nemen die onder de doelgroep van de Wet banenafspraak vallen. Val je in deze doelgroep en sta je in het doelgroepenregister? Dan nodigen we ook jou uit om te reageren!

Defensie is een organisatie waarin integriteit en professionaliteit voorop staan. De manier waarop de medewerkers van Defensie met elkaar behoren om te gaan staat omschreven in de Gedragscode Defensie. De gedragscode vormt de basis van wat Defensie onder integriteit verstaat. Als organisatie vinden wij het belangrijk dat nieuwe medewerkers op de hoogte zijn van de Gedragscode Defensie.