Management Assistent opleidingen

Werken bij het ministerie Defensie, maar niet als militair? Is het planmatig bijhouden van agenda’s jouw tweede natuur en ben jij niet bang om ongevraagd de telefoon te pakken en de laatste puntjes op de spreekwoordelijke ’i’ te zetten? Word dan de nieuwe management assistent opleidingen voor de Directeur Projecten bij het Commando Materieel en IT (COMMIT) en draag jouw steentje bij aan de vrede en veiligheid in binnen- en buitenland.

• Ondersteunt de directie Projecten van alle opleidingen en trainingen door:
  • Het, in overleg met Hoofd Stafbureau en Hoofd PMO, inplannen van alle personeel voor de beschikbare opleidingen en het in voorkomend geval herplannen of herindelen van personeel op basis van een prioriteitenlijst;
  • Het uitnodigen van het betreffende personeel voor de verschillende opleidingen;
  • Het fungeren als aanspreekpunt voor de point-of-contacts van alle klassen voor het tijdig verkrijgen van het vereiste opleidingsmateriaal;
  • Het aanvragen van aanvullende facilitaire diensten bij Komfort voor specifieke trainingen;
  • Het fysieke beheer van de voorraad van opleidingsmateriaal en het zorgen dat de voorraad op peil blijft;
  • Het aanvragen van en voorzien in kantoorbenodigdheden;
  • Het informeren over en aandragen van voorstellen ter oplossing van knelpunten aan Hoofd Stafbureau en Hoofd PMO op het gebied van organisatie van opleidingen en trainingen;
  • Het aanmelden van (externe) bezoekers voor toegang tot de KHK.
• Is verantwoordelijk voor de registratie en bewaking van de voortgang door:
  • Het, bij binnenkomst, spiegelen van nieuw personeel aan de eisen die worden gesteld in de zogeheten ‘blueprint O&T’;
  • Het inplannen van personeel voor een opleiding of het registeren op de reserveringslijsten;
  • Het registreren van de opleidingsresultaten in de interne database en (waar mogelijk) in PeopleSoft;
  • Het registreren van de exacte deelname per opleiding en eventuele afmeldingen of andere bijzonderheden, nodig voor het opmaken van de facturen per afgesproken tijdseenheid.
• Functionaris verleent management- en secretariële ondersteuning door:
  • Het uitvoeren van verschillende management assistant taken.

Opleiding (+evt. BC-codes):

• Vaktechnisch algemeen: MBO-opleiding aantoonbare gelijkwaardige combinatie van opleiding en ervaring;
• Specialistisch (vereist): Microsoft Office-suite;
• Specialistisch (gewenst): SharePoint 2019.

Vereist:

• Ruime ervaring in de (administratieve) ondersteuning van een team.
• Ervaring in het gebruik van de Office-suite, specifiek Word, Excel en PowerPoint.

Arbeidsvoorwaarden:

• Salarisniveau Burgerschaal IBBAD 06 - Burgerschaal IBBAD 06;
• Salarisomschrijving Maandsalaris €2.918,00 - €3.847,00;
• Dienstverband Tijdelijke aanstelling;
• Contractduur 2 jaar;
• Maximaal aantal uren per week 38.

Het genoemde salaris is gebaseerd op je werkervaring en opleidingsachtergrond en op basis van een fulltime werkweek van 38 uur. Per 1 januari 2026 gaat het hierboven genoemde salaris 2% omhoog. Defensie hecht sterk aan persoonlijke groei en kent goede studiefaciliteiten, hierdoor sta je nooit stil. Je krijgt alle ruimte om jezelf te ontwikkelen en door te groeien. Bij Defensie bouw je elke maand 16,33% van het bruto salaris op in het Individueel Keuzebudget. Je kunt het gebruiken voor het kopen van extra verlofuren of voor fiscale doeleinden. Naast een pensioenregeling bij het ABP ontvang je maandelijks een tegemoetkoming voor woon-werkverkeer of kun je onder gunstige voorwaarden kiezen voor een OV-abonnement met onbeperkt reizen door heel Nederland.

Bijzonderheden:

• Deze vacature is zowel in- als extern opengesteld. Bij geschiktheid hebben interne kandidaten de voorkeur.
• Een veiligheidsonderzoek maakt deel uit van de selectieprocedure.
• Een referentiecheck en assessment kunnen onderdeel uitmaken van de selectieprocedure.
• Om in aanmerking te komen voor deze functie moet je afkomstig zijn uit een land uit de Europese Economische Ruimte. Mocht dit niet het geval zijn dan beschik je over een gecombineerde vergunning voor verblijf en arbeid (GVVA).

Een veiligheidsonderzoek maakt deel uit van de selectieprocedure; De eerste gesprekken zullen gevoerd worden op donderdag 8 januari.

Meer over de functiegroep:

Defensie zet zich in voor de belangen, welvaart en vrijheid van Nederland. We zijn dagelijks actief in binnen- en buitenland. Onze wereldwijde inzet versterkt de internationale samenwerking en zorgt ervoor dat mensen zich in vrijheid kunnen ontplooien. Nu en in de toekomst. Bij het ministerie van Defensie werken ongeveer 79 duizend mensen direct en indirect aan vrede en veiligheid.