Management Assistent

Salarisniveau Burgerschaal IBBAD 05 - Burgerschaal IBBAD 05

Vakgebied: Administratief / secretarieel

Dienstverband: Tijdelijke aanstelling met zicht op vaste aanstelling

Functiegroep: Burger

De functie is in beginsel voor 19 uur per week. De organisatie is net omgevormd waarbij deze functie anders is ingericht dan voorheen. Na ongeveer een jaar zal een evaluatie plaatsvinden waarbij wordt bekeken of de gekozen opzet, invullen en uren voldoen.

De werkzaamheden worden verricht binnen de CoGp van het OTC Art van CLAS/OTCO. Het OTCo heeft tot doel het gereedstellen van individuen en eenheden door zorg te dragen voor initiële, functiegerichte en carrière opleidingen, trainingsondersteuning, kennisontwikkeling en innovatie. Binnen CLAS is het OTCo de autoriteit op het gebied van opleiding, training en kennisproductie.

Het OTC Art bestaat uit CoGp en Staf, DEC JFS, School Doelbestrijding, School Doelopsporing, School Initiële en Verdere Vorming Artillerie en het ASK. Het OTC Art heeft tot doel om kennisproductie, opleidingen, vorming en trainingsfaciliteiten te leveren voor (internationaal) vuursteunpersoneel en eenheden. Door het uitvoeren van deze taken draagt het OTC Art bij aan de gereedstelling van grondgebonden vuursteun eenheden.

De Commandogroep bestaat naast de Management assistent uit een commandant, OTC-adjudant, een chefstaf/plv C-OTC Art, een communicatie adviseur en een adm ost cogp OTC. De functionaris is belast met secretariële- en management ondersteunende werkzaamheden voor commandant en zijn commandogroep.

• Beheren van de agenda van de Commandant door:
• Het hebben van dagelijks contact met de commandant omtrent de agendaplanning, komende activiteiten en controle op nakomen van gemaakte afspraken;
• Het bewaken en beheren van de agenda van de Commandant en CS/Plv Commandant.

• Behandelen van de correspondentie en het beheer van het archief van de commandant door:
• Het behandelen van (personeels-) vertrouwelijke en overige (geclassificeerde) documenten;
• Het in standhouden en bijhouden van het werkarchief van de Commandant;
• Het aanleggen en completeren van de diverse dossiers;
• Het zorgdragen voor de volledigheid en toegankelijkheid van de dossiers, voor de kwaliteit van de verzamelde managementinformatie, voor de gemaakte afspraken en voor de kwaliteit en voortgang van de ondersteunende werkzaamheden;
• Het verzorgen van de in- en uitgaande correspondentie van Commandant en CS/Plv Commandant;
• Het verrichten van overige administratieve- en uitvoerende werkzaamheden voor de Commandant.

• Draagt zorg voor de voorbereiding en uitvoering van diverse vergaderingen / besprekingen / overige bijeenkomsten door:
• Het completeren van vergaderstukken en bijvoegen van relevante achtergrondinformatie;
• Het attenderen op bijzondere aandachtspunten;
• Het notuleren en verzorgen van de verslaglegging;
• Het bewaken van de voortgang en de afdoening van gemaakte afspraken en genomen besluiten;
• Het versturen van uitnodigingen en de respons bewaken;
• Het aanvragen van de benodigde faciliteiten (infra, voeding etc).

• Fungeren als eerste aanspreekpunt voor- en het ontvangen en begeleiden van, gasten van de Commandant.

Vereisten:

• MBO 3 liefst richting administratie / managementondersteuning
• Kennis van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift. Kennis van de Duitse taal in woord en geschrift is een pré.
• Kennis van MS Office.

Arbeidsvoorwaarden:

Salarisniveau Burgerschaal IBBAD 05 - Burgerschaal IBBAD 05

Salarisomschrijving: salaris is gebaseerd op 38-urige werkweek

Maandsalaris €2.976,00 - €3.752,00

Dienstverband: Tijdelijke aanstelling met zicht op vaste aanstelling

Contractduur: 1 jaar met uitzicht op vast

Maximaal aantal uren per week: 19

Overige arbeidsvoorwaarden: Defensie heeft goede secundaire arbeidsvoorwaarden, vanaf 2025 ontvangen defensiemedewerkers voortaan het vakantiegeld en de eindejaarsuitkering niet meer als afzonderlijke uitkeringen, maar bouwen ze dit maandelijks op via het Individueel Keuze Budget (IKB). Het IKB voor defensiemedewerkers bedraagt in totaal 16,33 procent van het salaris. Met het IKB kunnen defensiemedewerkers zelf beslissen wanneer, waaraan en hoeveel budget zij besteden aan tijd, geld of fiscale faciliteiten. Dit kan tot maximaal het maandelijks opgebouwde budget. Het IKB kan gebruikt worden voor:

• Maximaal 15 procent van het salaris kan maandelijks worden benut voor de uitruil van de tegemoetkoming woon-werkverkeer;
• Het maandelijkse verschil tussen de tegemoetkoming in de kosten van eigen vervoer voor woon-werkverkeer en het fiscaal maximum;
• Een fiets voor persoonlijk gebruik, inclusief fietsaccessoires en een fietsverzekering;
• Een computer die ook te gebruiken is voor werk of studie, inclusief computeraccessoires en een computerverzekering;
• Een accu of elektrische onderdelen voor een fiets;
• De betaling van de vakbondscontributie laten uitbetalen.

Defensie verwacht de mogelijkheden van het IKB in de toekomst verder uit te breiden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer maximaal 75% betaald ouderschapsverlof (onder voorwaarden), studiefaciliteiten, uitgebreide sportfaciliteiten, een extra verlofregeling voor ouderen en een vergoeding woon-werkverkeer.

Bijzonderheden: Een veiligheidsonderzoek (VGB) is onderdeel van het sollicitatieproces. Het is noodzakelijk dat je als burgersollicitant de Nederlandse nationaliteit hebt. Het kunnen overleggen van een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) is een voorwaarde voor de aanstelling. Daarnaast kan een veiligheidsonderzoek en referentiecheck deel uit maken van de selectieprocedure. Dit betreft een achtergrondcheck op onder meer strafblad en financiële zaken, die gemiddeld 8 weken in beslag neemt.

Organisatienaam: Ministerie van Defensie

Organisatieomschrijving: Defensie zet zich in voor de belangen, welvaart en vrijheid van Nederland. We zijn dagelijks actief in binnen- en buitenland. Onze wereldwijde inzet versterkt de internationale samenwerking en zorgt ervoor dat mensen zich in vrijheid kunnen ontplooien. Nu en in de toekomst. Bij het ministerie van Defensie werken ongeveer 79 duizend mensen direct en indirect aan vrede en veiligheid.