Management Assistent

Ben jij degene die rust en overzicht brengt in een omgeving die altijd in beweging is? Ben jij organisatorisch sterk, proactief en voel jij feilloos aan wat er speelt binnen een organisatie? Voor het 990 Squadron op Maritiem Vliegkamp De Kooy (MVKK) zijn wij op zoek naar een management assistent die fungeert als de rechterhand en de ogen en oren van de commandant. In deze veelzijdige functie ben jij de stabiele factor achter de schermen. Jij denkt vooruit, bewaakt prioriteiten en zorgt ervoor dat zaken geregeld zijn voordat erom gevraagd wordt. Je begrijpt wat er speelt binnen het squadron, weet verbinding te maken met mensen op verschillende niveaus en gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie.

Het DHC – voluit het Defensie Helikopter Commando – is verantwoordelijk voor de 77 helikopters van Defensie en drie vliegvelden. Het is onderdeel van de Koninklijke Luchtmacht, een modern en technologisch hoogwaardig krijgsmachtdeel dat wereldwijd bijdraagt aan vrede, vrijheid en veiligheid. 990 Squadron maakt onderdeel uit van het DHC en stelt met logistiek en techniek het MVKK 860 Squadron (NH90 helikopters en maritieme drones) in staat te opereren. Ook luchtverkeersleiding, facilitaire ondersteuning en calamiteitenorganisatie maken onderdeel uit van het veelzijdige werkveld van 990 Squadron.

Als Management Assistent ondersteun je de commandant op organisatorisch, administratief en coördinerend vlak. Je bent de spil in het web binnen het squadron en zorgt ervoor dat processen soepel verlopen en afspraken worden nagekomen. Je weet prioriteiten goed aan te voelen, houdt overzicht in een omgeving waar veel tegelijk gebeurt en bent in staat snel te schakelen wanneer situaties veranderen. Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• Coördineren, inbrengen en muteren van administratieve processen binnen het squadron;
• Behandelen van inkomende post, waaronder het registreren, signaleren van urgentie en doorzetten naar betreffende functionarissen;
• Organiseren van bijeenkomsten, ceremoniële aangelegenheden, personeelsuitjes en andere gelegenheden. Van passende uitnodigingen, tot catering, vervoer en relatiegeschenken – jij zorgt dat alles geregeld is!
• De administratieve uitvoering van financiën, aanvragen en beheren van kantoorbehoeften;
• Je fungeert als aanspreekpunt, zowel intern als extern, voor verschillende partijen;
• Je houdt je bezig met gebouwbeheer en facilitaire aangelegenheden;
• Je houdt je bezig met agendabeheer, ziet erop toe dat vergaderingen goed voorbereid zijn en draagt zorg voor een correcte verslaglegging;
• Je bent verantwoordelijk voor het budgetbeheer van de afdeling;
• Je ziet erop toe dat de SharePoint pagina up-to-date is en blijft.

Wie zoeken wij? Wij zoeken een management assistent die stevig in de schoenen staat en energie krijgt van organiseren, ontzorgen en verbinden. Je bent een tikkeltje stoer, houdt van afwisseling in je werk, werkt accuraat en kan plannen als de beste. Je bent bovendien iemand die niet afwacht, maar vooruitkijkt, signaleert en zorgt dat zaken geregeld zijn voordat erom gevraagd wordt.

• Beschikt over minimaal een afgeronde MBO 3 of 4 opleiding in relevante richting;
• Beschikt over kennis van management ondersteunende methoden en werkwijze;
• Voelt bestuurlijke en organisatorische verhoudingen goed aan en gaat integer en zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie;
• Bent proactief, denkt vooruit, houdt overzicht en bewaakt rust onder druk;
• Schakelt makkelijk tussen verschillende werkzaamheden en niveaus;
• Bent flexibel en kunt goed omgaan met veranderingen;
• Beschikt over goede communicatieve vaardigheden en bent een echte spin in het web!

Wat bieden wij jou? Je wordt onderdeel van de Koninklijke Luchtmacht! Een tijdelijke aanstelling van 20-38 uur per week voor een jaar als burgermedewerker bij Defensie, met een optie tot verlenging. NB: De functie is voor 32-38 uur per week maar kan tevens door twee parttime medewerkers worden ingevuld. Wij nodigen daarom ook parttime kandidaten uit te reageren op de vacature met een minimale beschikbaarheid van 20 uur per week;

• Een bruto maandsalaris tussen de €2976,52 en €3752,89 bij een voltijdsaanstelling van 38 uur (schaal 5) en is afhankelijk van je kennis en werkervaring;
• Aantal vrije dagen conform het BARD (184 uur per kalenderjaar + extra leeftijdsgebonden uren).
• Goede secundaire arbeidsvoorwaarden, zoals bijvoorbeeld: flexibilisering arbeidsduur, gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof, uitgebreide sportfaciliteiten en een goede pensioenregeling.
• Een omgeving waar veel ruimte is voor eigen inbreng, ideeën en persoonlijke ontwikkeling;
• Je wordt onderdeel van een professioneel team waarbij betrokkenheid en verantwoordelijkheidsgevoel zeer belangrijk zijn;
• Defensie hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden en studiefaciliteiten.

Naast het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,33% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof en andersom of besteden aan fiscaal vriendelijke doelen.

Een verplicht veiligheidsonderzoek en referentiecheck (op verzoek) maken deel uit van de selectieprocedure; Je dient de eed of belofte voor burgermedewerkers van Defensie af te leggen; Je hebt een Nederlandse nationaliteit; Het zou kunnen dat gesprekken met externe kandidaten later of niet gepland worden aangezien de interne selectieronde eerst gehouden gaat worden. Het kan na de sluitingsdatum daarom dat u wat langer moet wachten op een bericht van ons; Deze vacature is zowel in- als extern opengesteld. Bij gebleken geschiktheid hebben interne kandidaten de voorkeur. De sluitingsdatum van de vacature is bindend, indien je niet op tijd reageert kunnen wij jouw sollicitatie niet in behandeling nemen.