Managementsecretaresse in Leeuwarden

Functieomschrijving:

Je werkzaamheden bestaan uit:

• Secretariële- en administratieve management ondersteuning ten behoeve van Commandant/Sectiehoofden, door:
• Het op belang en urgentie inschatten van binnengekomen correspondentie, het behandelen van post, het signaleren van urgente (post)stukken, het op eigen initiatief en naar eigen inzicht toevoegen van voor afhandeling benodigde informatie/bescheiden, het verzenden van uitgaande post;
• Het in overleg, beheren van de agenda, rekening houdend met prioriteiten, planning, bereikbaarheid, frequentie en noodzaak en attenderen op het nakomen van de gemaakte afspraken;
• Het onderhouden van (telefonische) contacten met in- en externe instanties en personen over inhoudelijke aspecten van in behandeling zijnde onderwerpen;
• Het fungeren als eerste aanspreekpunt/vraagbaak voor interne medewerkers en externe instanties en personen over administratief-organisatorische aangelegenheden binnen het Command/Staf CLSK;
• Het vervullen van een bufferfunctie tussen Commandant/Sectiehoofden en interne medewerkers respectievelijke externe instanties;
• Het bewaken en coördineren van in- en externe inkomende en uitgaande informatiestromen;
• Het attenderen op aandachtspunten en het signaleren van knelpunten in de voortgang van de in- en externe communicatie;
• Het fungeren als aanspreekpunt/vraagbaak met betrekking tot logistieke, administratief en/of secretariële ondersteuning;
• Het (doen) voorbereiden, ontvangen en begeleiden van (officiële, ook buitenlands) bezoek en delegaties;
• Het fungeren als secretaresse/notulist bij directievergaderingen dan wel overige vergaderingen;
• Het administratief/organisatorisch voorbereiden van vergaderingen, het archiveren van de vergaderstukken en het verzorgen van de verslaglegging van de vergaderingen;
• Het opzetten en bijhouden van het werkarchief en het bewaken van de tijdige en volledige levering van de te archiveren stukken;
• Het naar eigen inzicht en op basis van globale aanwijzingen concipiëren van brieven (ook in vreemde talen) en het daartoe verzamelen en bewerken van (aanvullende) informatie;
• Het controleren van uitgaande correspondentie op taalfouten, lay-out en huisstijl;
• Het beoordelen van uitnodigingen, het doorgeleiden van relevante verzoeken en het verzorgen van adequate informatie voor de Commandant/Sectiehoofden;
• Het regelen van lunches/diners, zakenreizen en uitnodigingen.

Algemeen organisatorische staf- en administratieve ondersteuning:

• Het verzamelen, bewerken en beoordelen van (bedrijfsvoering-)gegevens ter realisatie van (management)informatie;
• Het signaleren van knelpunten en aandragen van oplossingen voor het beheren en bewaken van planningen, contacten en bedrijfsvoeringsprocessen;
• Het attenderen op bijzondere aandachtspunten en het bewaken van de voortgang en afdoening van gemaakte afspraken;
• Het verzorgen van de agendaplanning en voortgangsmelding/-bewaking bij de uitwerking van de documenten.

Dit vragen wij:

• Algemeen vaktechnische kennis van management ondersteunende methoden en werkwijzen;
• Administratief technische kennis van de interne administratieve en procedurele uitvoeringsvoorschriften;
• Kennis van budgetbewaking en voortgangsbewaking van activiteiten;
• Algemeen vaktechnische kennis van reguliere archiverings- en documentatie technieken;
• Inzicht van taakstelling, structuur en werkwijze van het Command/Staf CLRS;
• Inzicht in diverse bedrijfsvoeringsprocessen;
• Inzicht in de organisatorische en functionele verhoudingen binnen de organisatie;
• Nauwkeurige vaardigheid in het maken van verslagen van vergaderingen;
• Vaardigheid in het werken met geautomatiseerde systemen (kantooromgeving);
• Vaardigheid in het vormen en bijhouden van het archief en in het maken van voortgangsrapportages.

Salarisniveau:

Maandsalaris €3.169,00 - €4.179,00

Dienstverband:

Tijdelijke aanstelling met zicht op vaste aanstelling

Contractduur:

1 jaar

Bijzonderheden:

• Een veiligheidsonderzoek en referentiecheck maken deel uit van de selectieprocedure;
• Een assessment kan onderdeel uitmaken van de selectieprocedure;
• Je dient in het bezit te zijn van de Nederlandse nationaliteit;
• Aan deze vacaturetekst kunnen geen rechten worden ontleend.