In één oogopslag
- Taken: Beheer archieven en verstrek informatie voor een veilige samenleving.
- Bedrijf: Werken bij het ministerie van Defensie, een maatschappelijk relevante organisatie.
- Voordelen: Salaris tussen €2.976 en €3.924, met uitzicht op een vast dienstverband.
- Overige informatie: Flexibel werk met ruimte voor ideeën en verbeteringen.
- Waarom deze baan: Draag bij aan vrede en veiligheid in binnen- en buitenland.
- Kwalificaties: MBO-1 niveau en affiniteit met archiefwerkzaamheden vereist.
Het verwachte salaris ligt tussen 3949 - 4827 € per maand.
Contractduur: Tijdelijke aanstelling met zicht op vast dienstverband.
Uren per week: 38
Maandsalaris: €2.976,00 - €3.924,00
Salarisniveau: Burgerschaal IBBAD 06
Vakgebied: Facilitair / dienstverlening
Dienstverband: Tijdelijke aanstelling met zicht op vaste aanstelling
Functiegroep: Burger
Functieomschrijving: Werken bij het ministerie Defensie, maar niet als militair? Als je kiest voor een baan bij Defensie, dan kies je voor maatschappelijk relevant werk. Je draagt echt iets bij aan een veilig Nederland. Naast ongeveer 51 duizend beroepsmilitairen en reservisten werken er ook nog ruim 25 duizend burgers bij Defensie. Wil jij in je eigen vakgebied als burger bijdragen aan een professionele defensieorganisatie en daarmee aan vrede en veiligheid in binnen- en buitenland?
Als Front- en Back-office Archiefmedewerker draag je zorg voor het verstrekken van juiste en volledige informatie uit medische- en/of personeelsdossiers en correspondentiearchieven door het op verzoek lichten en aanleveren van gevraagde dossiergegevens. Je gaat de dossiers verzendklaar maken. Afhankelijk van de aanvraag/aanvrager gebeurt dit analoog of digitaal.
Fysiek houd jij je bezig met het (her)inrichten en onderhouden van de archiefdepots die onder medisch- en/of personeelsdossiers vallen. Hierbij moet je onder andere denken aan het herinrichten / (ver)plaatsen of verwijderen van archieven in/uit stellingen ten einde het archief prettig werkbaar en/of op orde te houden.
Verstrekken informatie: Er worden zowel interne- als externe informatieverzoeken gedaan. In beide gevallen worden de aanvragers door ons als klanten gezien en zo behandeld. Je controleert of de aanvragen aan de gestelde wet en regelgeving (o.a. AVG) voldoen. Om de informatieverzoeken te beantwoorden, ga je het fysieke archief en diverse digitale applicaties raadplegen om de aanvragen zo compleet mogelijk te kunnen beantwoorden. Je gaat digitale documenten uitprinten en/of analoge documenten kopiëren ter verzending van kopie-dossiers aan externe klanten en/of op gemeenschappelijke schijf klaarzetten van digitale- en gedigitaliseerde dossier(onderdelen) voor interne aanvragers, maar ook het aanleveren en opbergen van laptops en externe schijven voor het Team Onderzoek en Toezicht. Daarnaast houd je diverse administraties bij, waaronder die van uitlening, rappellering, (aangetekende) verzending en vastlegging van productiegegevens ten behoeve van managementrapportages.
Actief meedenken, voorstellen, deelname aan overleggen: We verwachten dat je actief meedenkt over mogelijke verbeteringen, het efficiënter maken van de huidige- en eventueel nieuwe werkzaamheden. Je bent het aanspreekpunt van jouw subteam, zowel naar de collega’s binnen dat team als naar de Teamleider. Jij zal worden meegenomen naar overleggen over de werkzaamheden van het subteam. Daarnaast lever je in voorkomend geval schriftelijk plannen en ideeën aan bij de Teamleider.
Wat vragen we:
- Een overtuigende motivatie voor jouw sollicitatie naar deze functie
- MBO-1 niveau
- Affiniteit met archiefwerkzaamheden
- Ervaring met archiefwerkzaamheden
Competenties:
- Je hebt opleiding gehad in het gebruik van tenminste Word, Excel en Outlook.
- Je hebt ervaring met diverse applicaties en computerprogramma’s.
- Je moet flexibel zijn omdat het afwisselend werk betreft en er regelmatig sprake is van ad hoc klussen. Daarnaast sta je open tegenover veranderingen en aanpassingen.
- Je gaat integer met collega’s om en je bent open en eerlijk.
- Je moet goed kunnen samenwerken, wat onder andere betekent dat je informatie met collega’s deelt, behulpzaam bent en een teamgeest hebt.
Arbeidsvoorwaarden: Salarisniveau Burgerschaal IBBAD 06. Het genoemde salaris is gebaseerd op een volledige werkweek van 38 uur. Je inschaling wordt gebaseerd op je werkervaring en opleidingsachtergrond. Maandsalaris €2.976,00 - €3.924,00. Dienstverband: Tijdelijke aanstelling met zicht op vaste aanstelling. Contractduur: Tijdelijke aanstelling met zicht op vast dienstverband.
Front- en Back-office Archiefbeheerder werkgever: Werken voor Nederland
De Koninklijke Marechaussee biedt een unieke kans om bij te dragen aan de digitalisering van bibliotheekdiensten binnen een dynamische en ondersteunende werkomgeving. Met een sterke focus op samenwerking en innovatie, stimuleert KMar de professionele groei van haar medewerkers door middel van diverse opleidingsmogelijkheden en een cultuur die openstaat voor nieuwe ideeën. Werken in Apeldoorn betekent ook profiteren van een aantrekkelijke locatie met goede bereikbaarheid en een collegiale sfeer.
Contactgegevens:
Recruitmentteam van Werken voor Nederland
Hupjob Expertadvies🤫
Zo denken wij dat je Front- en Back-office Archiefbeheerder kunt binnenhalen
✨Verken lokale overheidsnetwerken
In de overheid en de publieke sector zijn netwerken cruciaal. Zoek lokale bijeenkomsten of evenementen waar professionals uit de publieke sector samenkomen. Dit is een kans om in contact te komen met mensen die misschien meer weten over tijdelijke rollen en je zelfs kunnen aanbevelen bij de juiste Werken voor Nederland.
✨Gebruik sociale media en specifieke forums
Platforms zoals LinkedIn hebben speciale groepen voor mensen in de publieke sector. Word lid van die groepen en discussieer actief. Dit kan je niet alleen zichtbaarheid geven, maar ook directe connecties opleveren die je kunnen helpen met tijdelijke vacatures.
✨Neem contact op met wervingsbureaus voor de publieke sector
Wervingsbureaus die gespecialiseerd zijn in de overheid kunnen je helpen bij het vinden van tijdelijke functies. Maak contact, vertel ze over je vaardigheden en vraag of ze je kunnen matchen met opdrachtgevers zoals Werken voor Nederland. Zij hebben vaak de ins & outs van de markt.
✨Solliciteer rechtstreeks via onze website!
Bij Werken voor Nederland staan we altijd open voor enthousiaste kandidaten. Check regelmatig onze website voor tijdelijke vacatures en solliciteer direct. Laat je niet ontmoedigen door de concurrentie; jouw motivatie maakt het verschil!
Wij denken dat je deze vaardigheden nodig hebt om als Front- en Back-office Archiefbeheerder te schitteren
Een paar tips voor je sollicitatie 🫡
Verbind persoonlijk met je motivatie:In je motivatiebrief is het belangrijk om duidelijk te maken waarom je voor een rol in de overheid en publieke sector wilt kiezen. Laat zien dat je enthousiast bent over maatschappelijke impact en leg uit hoe jouw waarden aansluiten bij de missie van Werken voor Nederland.
Accentueer jouw relevante ervaring:Voor een tijdelijke functie in de overheid is het goed om nadruk te leggen op eerdere ervaringen die aansluiten bij het werk dat je gaat doen. Vermeld bijvoorbeeld vrijwilligerswerk of stages die je hebt gedaan in de publieke sector, en hoe deze je hebben voorbereid op de rol van Front- en Back-office Archiefbeheerder.
Wees duidelijk over je beschikbaarheid:Bij tijdelijke posities verwachten werkgevers duidelijkheid over jouw beschikbaarheid. Geef aan vanaf wanneer je kunt starten en hoe lang je beschikbaar bent. Dit helpt Werken voor Nederland om in te schatten of jouw schema overeenkomt met hun plannen.
Houd je CV overzichtelijk en doelgericht:Zorg ervoor dat je CV specifiek is gericht op de overheid en publieke sector. Vermeld relevante cursussen, trainingen en certificaten die je hebt behaald en gebruik heldere kopjes om je vaardigheden en ervaringen overzichtelijk te presenteren.
Zo bereid je je voor op een sollicitatiegesprek bij Werken voor Nederland
✨Ken de beleidscontext
Bij een functie in de overheid en publieke sector is het belangrijk om de actuele beleidsvraagstukken goed te begrijpen. Zorg ervoor dat je op de hoogte bent van belangrijke wet- en regelgeving en recent nieuws in jouw specifieke beleidsgebied. Dit laat zien dat je niet alleen geïnteresseerd bent in de functie, maar ook in het bredere plaatje van de publieke sector.
✨Bereid je voor op casusvragen
Bij interviews in de publieke sector kunnen casusvragen aan bod komen. Dit zijn vaak scenario’s die te maken hebben met beleid of publiek belang. Oefen met het formuleren van antwoorden op dergelijke situaties, waarbij je je analytische vaardigheden en het vermogen om oplossingen te bedenken kunt tonen.
✨Flexibiliteit en inzetbaarheid aantonen
Aangezien dit een tijdelijke functie is, willen werkgevers zien dat je snel kunt schakelen en je kunt aanpassen aan verschillende situaties. Gebruik voorbeelden uit vorige ervaringen waaruit blijkt dat je in het verleden succesvol bent geweest in tijdelijke of projectmatige rollen.
✨Jouw motivatie voor de publieke sector
Zorg ervoor dat je jouw oprechte motivatie voor het werken in de publieke sector duidelijk kunt maken. Wat trekt je aan in het publieke domein? Hoe wil je bijdragen aan de gemeenschap? Dit is essentieel om te laten zien dat je de missie van de organisatie begrijpt en steunt.
