In één oogopslag
- Taken: Ondersteun het managementteam met organisatorische en administratieve taken.
- Bedrijf: Defensie Pijpleiding Organisatie, een belangrijke speler in de nationale veiligheid.
- Voordelen: Competitief salaris, goede studiefaciliteiten en een pensioenregeling.
- Overige informatie: Flexibele uren en mogelijkheden voor persoonlijke ontwikkeling.
- Waarom deze baan: Maak impact in een dynamische omgeving en groei in je carrière.
- Kwalificaties: MBO-secretariële opleiding en ervaring in een vergelijkbare functie.
Het verwachte salaris ligt tussen 3840 - 4694 € per maand.
Vacature kenmerken
- Standplaats: DPO Poortugaal - Depot Pernis (NLD)
- Contractduur: Betreft een tijdelijke aanstelling met uitzicht op een vast contract
- Uren per week: 15 - 38
- Maandsalaris: €2.976,00 - €3.924,00
- Salarisniveau: Burgerschaal IBBAD 06
- Vakgebied: Administratief / secretarieel
- Dienstverband: Tijdelijke aanstelling met zicht op vaste aanstelling
- Functiegroep: Burger
Functieomschrijving
Als Directiesecretaresse ben je de steun van de directeur en het managementteam en houd jij je als professional bezig met organisatorische en ondersteunende taken. Het betreft een parttimefunctie voor 15 uur per week, mogelijk op termijn meer uren.
Als Directiesecretaresse ontzorg je DPO door management-, secretariële en administratieve ondersteuning te verlenen. Jij bent de steun en toeverlaat als het gaat om het verzorgen van het agenda- en afsprakenbeheer van de directeur, het organiseren van vergaderingen, de verslaglegging hiervan en het juist inrichten van het Document Management Systeem (DMS). Het verzorgen van evenementen en mee-organiseren van internationale bedrijfs-brede activiteiten, net als de berichtgeving en foto’s achteraf en het opzetten en bijhouden van overzichten en planningen hoort ook bij jouw werk.
1. Je verleent management- en secretariële ondersteuning door:
- de agenda van de directeur te beheren;
- zorg te dragen voor de voorbereiding, verslaglegging en afhandeling van vergaderingen, overleggen en bijeenkomsten;
- het rappelleren en bewaken van de voortgang van gemaakte afspraken, actiepunten en besluiten;
- correspondentie en interne nieuwitems te verzorgen;
- het maken van afspraken en verzorgen van binnenlandse en buitenlandse dienstreizen;
- ruimtes, lunches, diners en/of hotelkamers te reserveren;
- bezoekers te ontvangen en te begeleiden.
2. Je levert administratieve ondersteuning aan DPO:
- de afdelingen administratief te ondersteunen;
- in voorkomend geval relevante gegevens te verzamelen en te selecteren ten behoeve van managementinformatie, rapportages en ter onderbouwing van eventuele beleidsvoorstellen;
- archiefwerkzaamheden te verrichten en het juist bijhouden (inrichten) van het Document Management Systeem (DMS).
3. Je verricht organisatorische en algemeen ondersteunende taken uit door:
- als contactpersoon voor facilitaire zaken te fungeren;
- DPO evenementen en internationale vergaderingen te coördineren/organiseren;
- Kantoorartikelen te beheren en bestellen.
Vereisten:
- Secretariële opleiding op MBO-niveau
- Aanvullende cursussen behorend bij de functie van Directiesecretaresse
- Goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid in het Nederlands en Engels
- Ruime sociale vaardigheden, goede contactuele en communicatieve eigenschappen
- Enthousiasme en flexibiliteit
- Pro-actieve houding
- Gewend om initiatief te tonen
- Grote mate van zorgvuldigheid
- Vaardigheid in het stellen van prioriteiten
- Vaardigheid in het organiseren van bijeenkomsten en evenementen
- Vaardigheid in het uitwerken van vergaderingen
- Kennis van de Defensie- en CEPS-organisatie is een pré
- Ruime ervaring in een soortgelijke functie.
Arbeidsvoorwaarden
- Salarisniveau: Burgerschaal IBBAD 06
- Salarisomschrijving: Het genoemde salaris is gebaseerd op een volledige werkweek van 38 uur. Je inschaling wordt gebaseerd op je werkervaring en opleidingsachtergrond.
- Maandsalaris: €2.976,00 - €3.924,00
- Dienstverband: Tijdelijke aanstelling met zicht op vaste aanstelling
- Contractduur: Betreft een tijdelijke aanstelling met uitzicht op een vast contract
- Maximaal aantal uren per week: 38
Bijzonderheden
- Een veiligheidsonderzoek maakt deel uit van de selectieprocedure.
- Een referentiecheck en assessment kunnen onderdeel uitmaken van de selectieprocedure.
- Om in aanmerking te komen voor deze functie moet je afkomstig zijn uit een land uit de Europese Economische Ruimte. Mocht dit niet het geval zijn dan beschik je over een gecombineerde vergunning voor verblijf en arbeid (GVVA).
Organisatienaam: Ministerie van Defensie
Organisatieomschrijving: Defensie zet zich in voor de belangen, welvaart en vrijheid van Nederland. We zijn dagelijks actief in binnen- en buitenland. Onze wereldwijde inzet versterkt de internationale samenwerking en zorgt ervoor dat mensen zich in vrijheid kunnen ontplooien. Nu en in de toekomst.
Directiesecretaresse bij Defensie Pijpleiding Organisatie! werkgever: Werken voor Nederland
De Koninklijke Marechaussee biedt een unieke kans om bij te dragen aan de digitalisering van bibliotheekdiensten binnen een dynamische en ondersteunende werkomgeving. Met een sterke focus op samenwerking en innovatie, stimuleert KMar de professionele groei van haar medewerkers door middel van diverse opleidingsmogelijkheden en een cultuur die openstaat voor nieuwe ideeën. Werken in Apeldoorn betekent ook profiteren van een aantrekkelijke locatie met goede bereikbaarheid en een collegiale sfeer.
Contactgegevens:
Recruitmentteam van Werken voor Nederland
