Directiesecretaresse bij Defensie Pijpleiding Organisatie!

Standplaats: Den Haag - Frederikkazerne

Uren per week: 15

Maandsalaris: €2.976,00 - €3.924,00

Salarisniveau: Burgerschaal IBBAD 06

Vakgebied: Administratief / secretarieel

Dienstverband: Tijdelijke aanstelling met zicht op vaste aanstelling

Functieomschrijving:

Als Directiesecretaresse ben je de steun van de directeur en het managementteam en houd jij je als professional bezig met organisatorische en ondersteunende taken. Het betreft een parttimefunctie voor 15 uur per week.

Als Directiesecretaresse ontzorg je DPO door management-, secretariële en administratieve ondersteuning te verlenen. Jij bent de steun en toeverlaat als het gaat om het verzorgen van het agenda- en afsprakenbeheer van de directeur, het organiseren van vergaderingen, de verslaglegging hiervan en het juist inrichten van het Document Management Systeem (DMS). Het verzorgen van evenementen en mee-organiseren van internationale bedrijfs-brede activiteiten, net als de berichtgeving en foto’s achteraf en het opzetten en bijhouden van overzichten en planningen hoort ook bij jouw werk.

Je verleent management- en secretariële ondersteuning door:

• de agenda van de directeur te beheren;
• zorg te dragen voor de voorbereiding, verslaglegging en afhandeling van vergaderingen, overleggen en bijeenkomsten;
• het rappelleren en bewaken van de voortgang van gemaakte afspraken, actiepunten en besluiten;
• correspondentie en interne nieuwitems te verzorgen;
• het maken van afspraken en verzorgen van binnenlandse en buitenlandse dienstreizen;
• ruimtes, lunches, diners en/of hotelkamers te reserveren;
• bezoekers te ontvangen en te begeleiden.

Je levert administratieve ondersteuning aan DPO:

• de afdelingen administratief te ondersteunen;
• in voorkomend geval relevante gegevens te verzamelen en te selecteren ten behoeve van managementinformatie, rapportages en ter onderbouwing van eventuele beleidsvoorstellen;
• archiefwerkzaamheden te verrichten en het juist bijhouden (inrichten) van het Document Management Systeem (DMS).

Je verricht organisatorische en algemeen ondersteunende taken uit door:

• als contactpersoon voor facilitaire zaken te fungeren;
• DPO evenementen en internationale vergaderingen te coördineren/organiseren;
• Kantoorartikelen te beheren en bestellen.

Vereisten:

• Secretariële opleiding op MBO-niveau;
• Aanvullende cursussen behorend bij de functie van Directiesecretaresse;
• Goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid in het Nederlands en Engels;
• Ruime sociale vaardigheden, goede contactuele en communicatieve eigenschappen;
• Enthousiasme en flexibiliteit;
• Pro-actieve houding;
• Gewend om initiatief te tonen;
• Grote mate van zorgvuldigheid;
• Vaardigheid in het stellen van prioriteiten;
• Vaardigheid in het organiseren van bijeenkomsten en evenementen;
• Vaardigheid in het uitwerken van vergaderingen;
• Kennis van de Defensie- en CEPS-organisatie is een pré;
• Ruime ervaring in een soortgelijke functie.

Arbeidsvoorwaarden:

Salarisniveau: Burgerschaal IBBAD 06

Salarisomschrijving: Maandsalaris €2.976,00 - €3.924,00

Dienstverband: Tijdelijke aanstelling met zicht op vaste aanstelling

Maximaal aantal uren per week: 15

Het genoemde salaris is gebaseerd op je werkervaring en opleidingsachtergrond en op basis van een fulltime werkweek van 38 uur. Per 1 januari 2026 gaat het hierboven genoemde salaris 2% omhoog. Defensie hecht sterk aan persoonlijke groei en kent goede studiefaciliteiten, hierdoor sta je nooit stil. Je krijgt alle ruimte om jezelf te ontwikkelen en door te groeien. Bij Defensie bouw je elke maand 16,33% van het bruto salaris op in het Individueel Keuzebudget. Je kunt het gebruiken voor het kopen van extra verlofuren of voor fiscale doeleinden. Naast een pensioenregeling bij het ABP ontvang je maandelijks een tegemoetkoming voor woon-werkverkeer of kun je onder gunstige voorwaarden kiezen voor een OV-abonnement met onbeperkt reizen door heel Nederland.

Bijzonderheden:

Deze vacature is zowel in- als extern opengesteld. Bij geschiktheid hebben interne kandidaten de voorkeur. Een veiligheidsonderzoek maakt deel uit van de selectieprocedure. Een referentiecheck en assessment kunnen onderdeel uitmaken van de selectieprocedure. Om in aanmerking te komen voor deze functie moet je afkomstig zijn uit een land uit de Europese Economische Ruimte. Mocht dit niet het geval zijn dan beschik je over een gecombineerde vergunning voor verblijf en arbeid (GVVA).

Organisatienaam: Ministerie van Defensie

Organisatieomschrijving: Defensie zet zich in voor de belangen, welvaart en vrijheid van Nederland. We zijn dagelijks actief in binnen- en buitenland. Onze wereldwijde inzet versterkt de internationale samenwerking en zorgt ervoor dat mensen zich in vrijheid kunnen ontplooien. Nu en in de toekomst. Bij het ministerie van Defensie werken ongeveer 79 duizend mensen direct en indirect aan vrede en veiligheid.

Voor meer informatie over deze vacature: Irene Schrotenboer, Hoofd ondersteuning I.Schrotenboer@dpo.mindef.nl

Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure: Robin Clarijs, Recruitment Adviseur REJ.Clarijs@mindef.nl 06-33030475