Directiesecretaresse

Word Directiesecretaresse voor (plv.) Commandant COMMIT bij Defensie! Is het planmatig bijhouden van agenda’s jouw tweede natuur en ben jij niet bang om ongevraagd de telefoon te pakken en de laatste puntjes op de spreekwoordelijke ’i’ te zetten? Word dan de nieuwe directiesecretaresse voor (plv.) Commandant COMMIT bij het Commando Materieel en IT (COMMIT) en draag jouw steentje bij aan de vrede en veiligheid in binnen- en buitenland.

Als directiesecretaresse ben je verantwoordelijk voor secretariële ondersteuning aan Commandant COMMIT van het Commando Materieel en IT (COMMIT) en zijn plaatsvervanger. Ook draag je zorg voor de afstemming en ben je verantwoordelijk voor aanvragen m.b.t. producten en diensten op facilitair gebied; bijvoorbeeld vervoersdiensten.

Tot je taken behoren:

• Het beheren, bewaken en doorlopend actualiseren van de agenda’s;
• Het organiseren en afstemmen van vervoer voor (plv.) Commandant COMMIT;
• Het coördineren van de informatiestromen (in XPostWeb), alsmede het verwerken en signaleren van urgente stukken;
• Het bijhouden van contactgegevens zoals adressen- en telefoonbestanden;
• Het attenderen op het nakomen van gemaakte afspraken;
• Het zelfstandig afhandelen van inkomende telefoongesprekken;
• Het ontvangen en begeleiden van bezoekers en delegaties;
• Het prioriteren van inkomende documenten voor diverse beraden;
• Het (on)gevraagd verstrekken van informatie omtrent dienstvoorschriften /regelingen en attenderen op bijzondere omstandigheden die aandacht vragen;
• Het organiseren van lunches, diners, bijeenkomsten, kleine evenementen etc.;
• Tevens ben je de back-up van de hofmeester, dus facilitair bedienen kan ook voorkomen.

Om deze functie goed uit te kunnen voeren, vragen wij minimaal een afgeronde secretariële MBO-opleiding en/of aantoonbare werkervaring als secretarieel medewerker of soortgelijk. Ook werk je ordelijk, gestructureerd, stressbestendig, kritisch, zorgvuldig en integer. Verder heb jij:

• Het vermogen om goed te communiceren, te plannen en organiseren;
• Een zeer goede beheersing van het MS Office-pakket (Word, Excel en PowerPoint);
• Kennis van management ondersteunende processen in het algemeen en documentaire informatievoorziening in het bijzonder;
• Kennis van administratieve en procedurele regelgeving en de toepassing daarvan;
• Durf om bestaande processen eventueel te optimaliseren;
• Een zeer goede beheersing van de Nederlandse en Engelse taal, in zowel woord als schrift.

Defensie hecht sterk aan persoonlijke groei en kent goede studiefaciliteiten, hierdoor sta je nooit stil. Je krijgt alle ruimte om jezelf te ontwikkelen en door te groeien. Bij Defensie bouw je elke maand 16,33% van het bruto salaris op in het individueel keuzebudget. Je kunt het gebruiken voor het kopen van extra verlofuren of voor fiscale doeleinden. Naast een pensioenregeling bij het ABP ontvang je maandelijks een tegemoetkoming voor woon‑werkverkeer of kun je onder gunstige voorwaarden kiezen voor een OV‑abonnement met onbeperkt reizen door heel Nederland.