In één oogopslag
- Taken: Beheer de agenda van de directeur en ondersteun bij administratieve taken.
- Bedrijf: Ministerie van Defensie, een grote werkgever met impact op veiligheid.
- Voordelen: Competitief salaris, studiefaciliteiten en flexibele arbeidsvoorwaarden.
- Overige informatie: Kans op persoonlijke groei en goede loopbaanontwikkeling.
- Waarom deze baan: Draag bij aan de veiligheid van Nederland en ontwikkel jezelf professioneel.
- Kwalificaties: MBO-secretariële opleiding en ervaring in een vergelijkbare functie.
Het verwachte salaris ligt tussen 3840 - 4694 € per maand.
De werkzaamheden worden verricht binnen de Commandogroep van de Directie Operaties van Staf CKMar. De Staf CKMar is belast met de ondersteuning van CKMar bij de besturing van de Koninklijke Marechaussee. De positionering van de commandogroep, de organisatiestructuur, doelstellingen, hoofdtaken, koppelvlakken, etc zijn opgenomen in de orgaanbeschrijving van de directie. De Staf CKMar opereert op het strategische niveau en houdt zich onder andere bezig met:
- Visie- en strategievorming voor de KMar, waaronder het analyseren van maatschappelijke ontwikkelingen en het uitwerken van de consequenties hiervan voor de KMar;
- Het participeren in en beïnvloeden van de beleids- en planontwikkeling van gezag en beheer, waaronder het BPB-proces gericht op de allocatie en beheersing van middelen;
- Het adviseren van CKMar en van de SG van Defensie in zijn rol als korpsbeheerder van de KMar;
- Kaderstelling, ondersteuning en faciliteren van de decentrale eenheden.
Wat ga je doen?
- Je verleent management- en secretariële ondersteuning door:
- de agenda van de directeur te beheren;
- het rappelleren en bewaken van de voortgang van gemaakte afspraken, actiepunten en besluiten;
- correspondentie en interne nieuwsitems te verzorgen;
- het maken van afspraken en verzorgen van binnenlandse en buitenlandse dienstreizen;
- ruimtes, lunches, diners en/of hotelkamers te reserveren;
- bezoekers te ontvangen en te begeleiden;
- het ondersteunen van de directeur bij (eenvoudige) personeelsaangelegenheden.
- Je levert administratieve ondersteuning aan DDOPS:
- de afdelingen administratief te ondersteunen;
- in voorkomend geval relevante gegevens te verzamelen en te selecteren ten behoeve van managementinformatie, rapportages en ter onderbouwing van eventuele beleidsvoorstellen;
- archiefwerkzaamheden te verrichten en het juist bijhouden (inrichten) van het Document Management Systeem (DMS).
- Je verricht organisatorische en algemeen ondersteunende taken uit door:
- als contactpersoon voor facilitaire zaken te fungeren;
- evenementen en internationale vergaderingen te coördineren/organiseren;
- Kantoorartikelen te beheren en bestellen.
Wat vragen we?
- Secretariële opleiding op MBO-niveau
- Aanvullende cursussen behorend bij de functie van Directiesecretaresse
- Goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid in het Nederlands en Engels
Overige kennis en vaardigheden:
- Ruime sociale vaardigheden, goede contactuele en communicatieve eigenschappen
- Enthousiasme en flexibiliteit
- Pro-actieve houding
- Gewend om initiatief te tonen
- Grote mate van zorgvuldigheid
- Vaardigheid in het stellen van prioriteiten
- Vaardigheid in het organiseren van bijeenkomsten en evenementen
- Vaardigheid in het uitwerken van vergaderingen
- Kennis van de Defensie- en KMar-organisatie is een pré
Ervaringseisen:
- Ruime ervaring in een soortgelijke functie.
Arbeidsvoorwaarden:
- Salarisniveau Burgerschaal IBBAD 06 - Burgerschaal IBBAD 06
- Salarisomschrijving Maandsalaris €2.976,00 - €3.924,00
- Dienstverband Vaste aanstelling
- Minimaal aantal uren per week 32
- Maximaal aantal uren per week 38
Overige arbeidsvoorwaarden:
- Defensie hecht sterk aan persoonlijke groei en kent goede studiefaciliteiten, hierdoor sta je nooit stil. Je krijgt alle ruimte om jezelf te ontwikkelen en door te groeien.
- Naast het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,33% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen.
- De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden.
- Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, volledige vergoeding van je OV-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.
Bijzonderheden:
- De selectiegesprekken zullen vooralsnog plaatsvinden in de week van ….
- Deze vacature is zowel in- als extern opengesteld, interne kandidaten hebben voorrang bij gebleken geschiktheid.
- Een veiligheidsonderzoek en referentiecheck maken deel uit van de selectieprocedure.
- Een assessment kan onderdeel uitmaken van de selectieprocedure.
- Om in aanmerking te komen voor deze functie moet je afkomstig zijn uit een land uit de Europese Economische Ruimte. Mocht dit niet het geval zijn dan beschik je over een gecombineerde vergunning voor verblijf en arbeid (GVVA).
- Aan deze vacaturetekst kunnen geen rechten worden ontleend.
- Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.
Organisatienaam: Ministerie van Defensie
Organisatieomschrijving: Defensie zet zich in voor de belangen, welvaart en vrijheid van Nederland. We zijn dagelijks actief in binnen- en buitenland. Onze wereldwijde inzet versterkt de internationale samenwerking en zorgt ervoor dat mensen zich in vrijheid kunnen ontplooien. Nu en in de toekomst.
Directie Secretaresse DOPS werkgever: Werken voor Nederland
De Koninklijke Marechaussee biedt een unieke kans om bij te dragen aan de digitalisering van bibliotheekdiensten binnen een dynamische en ondersteunende werkomgeving. Met een sterke focus op samenwerking en innovatie, stimuleert KMar de professionele groei van haar medewerkers door middel van diverse opleidingsmogelijkheden en een cultuur die openstaat voor nieuwe ideeën. Werken in Apeldoorn betekent ook profiteren van een aantrekkelijke locatie met goede bereikbaarheid en een collegiale sfeer.
Contactgegevens:
Recruitmentteam van Werken voor Nederland
Hupjob Expertadvies🤫
Zo denken wij dat je Directie Secretaresse DOPS kunt binnenhalen
✨Verken lokale netwerken en evenementen
In de overheid en publieke sector zijn lokale netwerken essentieel. Zoek naar evenementen zoals gemeentelijke bijeenkomsten of netwerkborrels van overheidsinstanties. Dit is een geweldige manier om in contact te komen met mensen die weten wat er speelt, en je kunt misschien zelfs een voet tussen de deur krijgen bij Werken voor Nederland!
✨Maak gebruik van stage- en traineeship programma's
Veel overheidsorganisaties bieden directe instroomprogramma's voor recent afgestudeerden of jonge professionals. Kijk of Werken voor Nederland zo'n programma heeft. Deze mogelijkheden zijn niet alleen een ingang in de organisatie, maar stellen je ook in staat om de cultuur en werkzaamheden goed te leren kennen.
✨Zorg voor zichtbaarheid bij publieksevenementen
Als je de kans krijgt om spreker of vrijwilliger te zijn op publieksevenementen, grijp die kans! Dit versterkt je netwerk en versterkt je zichtbaarheid binnen de publieke sector. Mensen die je daar ontmoeten kunnen later belangrijke connecties zijn voor een functie bij Werken voor Nederland.
✨Direct solliciteren via onze website
Wist je dat we veel vacatures direct op onze website hebben staan? Zorg ervoor dat je regelmatig kijkt en aarzel niet om te solliciteren op een functie die je aanspreekt. We zijn altijd op zoek naar gepassioneerde mensen voor ons team, dus wie weet ben jij straks wel de nieuwe aanwinst voor Werken voor Nederland!
Wij denken dat je deze vaardigheden nodig hebt om als Directie Secretaresse DOPS te schitteren
Een paar tips voor je sollicitatie 🫡
Begrijp de publieke sector:Zorg ervoor dat je goed begrijpt hoe de overheid en de publieke sector werken. Dit kan je helpen om specifieke voorbeelden te geven in je sollicitatie. Denk na over hoe jouw ervaring aansluit bij de doelstellingen van Werken voor Nederland en hoe jij een positieve impact kunt maken.
Citeer relevante ervaring en opleidingen:Bij een rol in de overheid is het belangrijk om jouw relevante ervaring en opleidingen helder te presenteren. Heb je bijvoorbeeld cursussen op het gebied van bestuurskunde of een stage bij een overheidsinstantie gehad? Vermeld dit dan duidelijk in je CV en motivatiebrief.
Schrijf een sterke motivatiebrief:In de publieke sector komt het aan op motivatie en toewijding. Leg uit waarom je jezelf in deze sector wil inzetten en hoe jouw waarden aansluiten bij de missie van Werken voor Nederland. Gebruik specifieke voorbeelden uit je verleden die jouw motivatie onderschrijven.
Gebruik officiële documenten:Voor een functie in de overheid kan het nuttig zijn om naast een CV en motivatiebrief ook officiële documenten of certificaten toe te voegen, zoals vrijwilligerswerk of deelgenomen projecten. Dit geeft extra geloofwaardigheid aan je sollicitatie en toont je betrokkenheid bij de gemeenschap.
Zo bereid je je voor op een sollicitatiegesprek bij Werken voor Nederland
✨Ken de relevante wetgeving
In de overheid en publieke sector is het belangrijk om goed op de hoogte te zijn van de relevante wetgeving en beleidsvoering. Bereid je voor door te begrijpen welke wetten belangrijk zijn voor de functie die je wilt, en hoe deze van invloed hebben op de operationele processen binnen Werken voor Nederland.
✨Toon je maatschappelijke betrokkenheid
Als je solliciteert voor een fulltime functie in de overheid, is het belangrijk om je motivatie en passie voor de publieke zaak te tonen. Wees voorbereid om je visie te delen over hoe je binnen Werken voor Nederland kunt bijdragen aan de samenleving en de behoeften van de gemeenschap.
✨Wees klaar voor scenario- en gedragsvragen
Tijdens het interview kunnen ze je vragen stellen over hoe je in specifieke situaties hebt gehandeld, vooral in een teamomgeving. Denk na over voorbeelden uit je verleden waaruit blijkt dat je effectief kunt samenwerken en problemen kunt oplossen binnen een publieke context.
✨Maak gebruik van je netwerk
In de publieke sector draait veel om relaties en netwerken. Probeer informatie in te winnen over Werken voor Nederland via je netwerk, of misschien zelfs via LinkedIn. Dit kan je helpen om relevante vragen te stellen tijdens je interview en laat zien dat je proactief bent.
