Junior managementondersteuner in Den Helder

Je gaat aan de slag bij de Directie Materiële Instandhouding (DMI) van de Koninklijke Marine. DMI zorgt voor het onderhoud en de verbetering van schepen, wapensystemen en andere technische middelen van Defensie. Militairen en burgermedewerkers werken hier samen aan materieel dat betrouwbaar en inzetbaar moet blijven.

Je werkt voornamelijk op de marinebasis in Den Helder. Je hebt contact met collega's van verschillende afdelingen en met bezoekers en externe organisaties. In deze omgeving is goede administratieve ondersteuning belangrijk: heldere afspraken, actuele informatie en een overzichtelijke administratie helpen de organisatie dagelijks vooruit.

Zorg dat het management en je collega's hun werk goed kunnen doen door afspraken, administratie en informatie op orde te houden. Als junior managementondersteuner organiseer je vergaderingen, beheer je documenten, verwerk je gegevens en bewaak je administratieve afspraken. Je houdt overzicht, schakelt met verschillende collega's en zorgt dat informatie op het juiste moment beschikbaar is. Dankzij jouw nauwkeurige en proactieve ondersteuning kunnen technische teams zich richten op het onderhoud en de inzetbaarheid van marineschepen.

Als junior managementondersteuner zorg je ervoor dat administratieve en organisatorische werkzaamheden soepel verlopen. Je ondersteunt het management en medewerkers bij hun dagelijkse werkzaamheden. Je plant afspraken, bereidt vergaderingen voor, verwerkt correspondentie en houdt actiepunten bij. Daarnaast controleer en registreer je gegevens, beheer je documenten en zorg je dat dossiers volledig en gemakkelijk terug te vinden zijn. Ook help je bij bestellingen, urenregistraties, facturen en facilitaire zaken. Collega's kunnen bij jou terecht met administratieve vragen.

Je organiseert je eigen werkzaamheden, stelt prioriteiten en houdt in de gaten of afspraken op tijd worden nagekomen. Daarbij werk je zorgvuldig, ga je vertrouwelijk om met informatie en stem je waar nodig af met collega's en externe contacten.

• Organiseer agenda's en bijeenkomsten: plan afspraken, regel vergaderruimtes en leg besluiten en actiepunten overzichtelijk vast.
• Verwerk administratieve gegevens: controleer en registreer formulieren, uren, facturen, aanvragen en bestellingen zorgvuldig en op tijd.
• Beheer documenten en dossiers: archiveer informatie en houd registraties, procedures en documenten actueel en goed vindbaar.
• Ondersteun de dagelijkse bedrijfsvoering: beheer kantoorvoorraden en verzorg administratieve taken rond faciliteiten en werkmiddelen.
• Informeer en help collega's: beantwoord administratieve vragen, verstrek informatie en stem gegevens af met interne en externe contacten.
• Bewaak voortgang en afspraken: houd overzichten bij, signaleer ontbrekende informatie en onderneem actie wanneer werkzaamheden dreigen te vertragen.

Wat vragen wij:

Je werkt graag gestructureerd, houdt overzicht en vindt het prettig om anderen verder te helpen. Je kunt goed schakelen tussen verschillende werkzaamheden en zorgt ervoor dat afspraken en administratie kloppen. Je neemt initiatief wanneer je ziet dat iets ontbreekt of beter kan.

- Een afgeronde mbo-3-opleiding in een administratieve, secretariële of bedrijfsvoeringsrichting.

- Ervaring met administratieve en secretariële werkzaamheden.

- Ervaring met digitale administratieve systemen en kantoorprogramma's.

- Goede schriftelijke en mondelinge communicatievaardigheden.

- Een nauwkeurige en planmatige werkwijze, met oog voor dienstverlening en samenwerking.

- Een afgeronde mbo-4-opleiding in een administratieve, secretariële of bedrijfsvoeringsrichting.

- Ervaring met documentbeheer, archivering, vergaderondersteuning of het opstellen van verslagen.

- Bereidheid om aanvullende cursussen en opleidingen te volgen.

Kerncompetenties:

• Communiceren
• Klantgerichtheid
• Nauwkeurigheid
• Plannen en organiseren
• Samenwerken
• Initiatief nemen

Salarisomschrijving: Salaris: functieschaal 5, met een bruto maandsalaris van € 2.976,52 tot € 3.752,89, afhankelijk van de formele inschaling en je ervaring. Contract en uren: het betreft een vaste aanstelling voor maximaal 33 uur per week.

Dit bieden we nog meer: De Koninklijke Marine hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Naast het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,33% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in extra vakantie-uren of besteden aan fiscaal vriendelijke doelen, zoals een (elektrische) fiets of laptop. Het is ook nog mogelijk je werktijd (tijdelijk) enkele uren per week te verkorten. Wij vinden het ook belangrijk dat je het werken bij Defensie met jouw privéleven kunt combineren. Diverse verlofregelingen (bijvoorbeeld 75% betaald ouderschapsverlof) en aandacht voor fysieke en mentale gezondheid dragen bij aan een goede balans. Zo kun je onder andere gratis gebruik maken van onze uitgebreide sportfaciliteiten. Naast een pensioenregeling bij het ABP ontvang je maandelijks een vergoeding woon-werkverkeer of kun je onder gunstige voorwaarden kiezen voor een OV-abonnement met onbeperkt reizen door heel Nederland.

Bijzonderheden: De sollicitatiegesprekken zullen plaatsvinden op 1 december.