Contractbeheerder

Salarisniveau Burgerschaal IBBAD 08 - Burgerschaal IBBAD 08

Vakgebied: Inkoop / verkoop; Administratief / secretarieel

Dienstverband: Tijdelijke aanstelling met zicht op vaste aanstelling

Functiegroep: Burger

Functieomschrijving:

Wat ga je doen? Zorgen dat wat op papier is afgesproken, in de praktijk ook echt gebeurt. Dat is de kern van jouw werk als Contractbeheerder. Je stapt in op een interessant moment: de organisatie is volop in beweging en bereidt zich voor op een reorganisatie. Dit betekent dat je niet in een ‘gespreid bedje’ terechtkomt, maar juist de kans krijgt om actief mee te bouwen aan de opzet en inrichting van de processen rondom contractbeheer. Jij brengt structuur aan waar dat nodig is. Je bewaakt de afspraken met leveranciers en zorgt dat administratieve gegevens tot in de puntjes kloppen. Zie je dat er iets niet klopt of beter kan? Dan trek je aan de bel en los je het op. Met jouw scherpe blik zorg je ervoor dat de logistieke keten van de Landmacht administratief op rolletjes loopt.

Jouw taken en verantwoordelijkheden:

• Procesinrichting: Je bent verantwoordelijk voor de opzet en verdere inrichting van de contractbeheerprocessen, inclusief het opstellen van heldere werkinstructies.
• Coördinatie: Je coördineert de instroom (intake) en uitgifte (dispatch) van contracten en stemt werkzaamheden af binnen de organisatie.
• Kwaliteitsbewaking: Je toetst administratieve gegevens op juistheid en tijdigheid. Onvolkomenheden los je direct op in overleg met de opdrachtgever.
• Contractbeheer: Je voert contractgegevens en wijzigingen in, beheert de dossiers en zorgt voor de administratieve afhandeling van correspondentie.
• Rapportage: Je stelt prestatieoverzichten op voor leveranciers op basis van KPI’s en toetst tussentijds of contractafspraken worden nageleefd.
• Advies: Je bent het aanspreekpunt voor in- en externe betrokkenen en adviseert over operationele zaken, zoals de mogelijkheid om gelijksoortige contracten samen te voegen.

Jij bent iemand die nauwkeurigheid combineert met een flexibele instelling. Omdat je werkt in een veranderende omgeving, vind je het een uitdaging om mee te denken over verbeteringen en pas je je makkelijk aan als de situatie daarom vraagt.

Dit neem je mee:

• Werk- en denkniveau: Je beschikt aantoonbaar over mbo 4-werk- en denkniveau.
• Vakkennis: Je hebt ervaring met contractbeheer op basis van CATS CM (of vergelijkbaar), of je bent bereid deze kennis op te doen.
• Je communiceert helder en effectief op verschillende niveaus.
• Je kunt goed samenwerken met diverse collega’s en afdelingen.
• Je werkt uiterst nauwkeurig en gestructureerd.

Arbeidsvoorwaarden:

Salarisniveau Burgerschaal IBBAD 08 - Burgerschaal IBBAD 08

Salarisomschrijving: Maandsalaris €3.439,00 - €4.616,00

Dienstverband: Tijdelijke aanstelling met zicht op vaste aanstelling

Contractduur: 1 jaar

Maximaal aantal uren per week: 38

Overige arbeidsvoorwaarden: Defensie heeft goede secundaire arbeidsvoorwaarden, vanaf 2025 ontvangen defensiemedewerkers voortaan het vakantiegeld en de eindejaarsuitkering niet meer als afzonderlijke uitkeringen, maar bouwen ze dit maandelijks op via het Individueel Keuze Budget (IKB). Het IKB voor defensiemedewerkers bedraagt in totaal 16,33 procent van het salaris. Met het IKB kunnen defensiemedewerkers zelf beslissen wanneer, waaraan en hoeveel budget zij besteden aan tijd, geld of fiscale faciliteiten. Dit kan tot maximaal het maandelijks opgebouwde budget. Het IKB kan gebruikt worden voor:

• Maximaal 15 procent van het salaris kan maandelijks worden benut voor de uitruil van de tegemoetkoming woon-werkverkeer;
• Het maandelijkse verschil tussen de tegemoetkoming in de kosten van eigen vervoer voor woon-werkverkeer en het fiscaal maximum;
• Een fiets voor persoonlijk gebruik, inclusief fietsaccessoires en een fietsverzekering;
• Een computer die ook te gebruiken is voor werk of studie, inclusief computeraccessoires en een computerverzekering;
• Een accu of elektrische onderdelen voor een fiets;
• De betaling van de vakbondscontributie laten uitbetalen.

Defensie verwacht de mogelijkheden van het IKB in de toekomst verder uit te breiden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer maximaal 75% betaald ouderschapsverlof (onder voorwaarden), studiefaciliteiten, uitgebreide sportfaciliteiten, een extra verlofregeling voor ouderen en een vergoeding woon-werkverkeer.

Bijzonderheden:

Een veiligheidsonderzoek (VGB) is onderdeel van het sollicitatieproces. Het is noodzakelijk dat je als burgersollicitant de Nederlandse nationaliteit hebt. Het kunnen overleggen van een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) is een voorwaarde voor de aanstelling. Daarnaast kan een veiligheidsonderzoek en referentiecheck deel uit maken van de selectieprocedure. Dit betreft een achtergrondcheck op onder meer strafblad en financiële zaken, die gemiddeld 8 weken in beslag neemt.

Selectieproces: Bij het ontvangen van voldoende reacties van geschikte kandidaten sluiten wij de vacature eerder. Jouw sollicitatiebescheiden worden uiterlijk drie maanden na afronding van de selectieprocedure vernietigd. Deze termijn is langer dan de standaardtermijn die de AVG voorschrijft. Deze langere termijn is nodig voor het geval er door een interne kandidaat een bezwaar- en/of beroepsprocedure wordt gestart.

Meer over de functiegroep:

Organisatienaam: Ministerie van Defensie

Organisatieomschrijving: Defensie zet zich in voor de belangen, welvaart en vrijheid van Nederland. We zijn dagelijks actief in binnen- en buitenland. Onze wereldwijde inzet versterkt de internationale samenwerking en zorgt ervoor dat mensen zich in vrijheid kunnen ontplooien. Nu en in de toekomst. Bij het ministerie van Defensie werken ongeveer 79 duizend mensen direct en indirect aan vrede en veiligheid. Het ministerie bestaat uit het Commando Materieel & IT (COMMIT), de Bestuursstaf (het departement), de Koninklijke Marine, de Koninklijke Landmacht, de Koninklijke Luchtmacht, de Koninklijke Marechaussee, het Defensie Ondersteuningscommando (DOSCO). Defensie is een van de grootste werkgevers van Nederland en vertoont overeenkomsten met een groot bedrijf. De operationele commando's (zee-, land- en luchtstrijdkrachten), de Marechaussee, het DOSCO en de COMMIT lijken op werkmaatschappijen. De Koninklijke Landmacht draagt op de grond bij aan vrijheid, veiligheid en welvaart in Nederland en daarbuiten. De Landmacht doet dit met professionele en goed getrainde militairen. Onder de zwaarste omstandigheden voeren zij wereldwijd gevechtsoperaties uit, bieden humanitaire hulp of ondersteunen bij rampen. Bij de Landmacht werken naast beroepsmilitairen veel niet-militaire medewerkers, de zogenaamde burgerfuncties. Als burger bij de Landmacht ondersteun je de militairen vanuit jouw expertise. Zo draag je bij aan wereldwijde vrede en veiligheid.

Voor meer informatie over deze vacature: Lkol A.C. van GIlst AC.v.Gilst.01@mindef.nl 0613254155