Managementondersteuner Vergunningverlening, Toezicht en Handhaving

Krijg jij energie van een dynamische werkomgeving waarin je vooruitdenkt, organiseert en zorgt dat alles goed geregeld is? Je houdt overzicht over agenda’s, afspraken en werkzaamheden en bewaakt dat de juiste zaken op het juiste moment aandacht krijgen. Met jouw actieve inbreng, gevoel voor wat nodig is en praktische oplossingen help je om prioriteiten te stellen en zaken voor elkaar te krijgen. Is jouw interesse gewekt? Lees dan snel verder!

Wat ga je doen? De afdeling Vergunningverlening, Toezicht en Handhaving (VTH) werkt dagelijks aan een veilige, gezonde en duurzame leefomgeving. We verlenen vergunningen aan bedrijven en organisaties en houden toezicht op de naleving van wet- en regelgeving. Daarmee voeren we niet alleen een belangrijke wettelijke taak uit, maar dragen we ook actief bij aan provinciale doelen op het gebied van onder meer natuur en milieu.

Onze afdeling is volop in ontwikkeling. Er gebeurt veel en er is volop reuring. We groeien, werken aan de implementatie van een nieuw zaaksysteem en bewegen mee met maatschappelijke en politieke ontwikkelingen. Dat maakt VTH een dynamische omgeving, met betrokken collega’s die zich samen inzetten voor hun werk. Houd jij van die dynamiek en krijg je energie van een omgeving waarin veel gebeurt? Dan voel je je hier snel thuis.

Voor ons secretariaat zoeken we een managementondersteuner die samen met twee collega’s het Afdelingsmanagementteam (AMT) ondersteunt. Je verzorgt uiteenlopende secretariële, organisatorische en administratieve werkzaamheden en draagt bij aan een goede afstemming en organisatie binnen de afdeling. Je werkzaamheden zijn afwisselend en raken verschillende onderdelen van de bedrijfsvoering. Van het organiseren van overleggen en bewaken van afspraken tot het ondersteunen bij financiële en administratieve processen.

• Managementondersteuning
  • Beheren van complexe agenda’s en bewaken van prioriteiten voor het AMT.
  • Organiseren en voorbereiden van overleggen, bijeenkomsten en afspraken, inclusief het bewaken van actiepunten en gemaakte afspraken.
  • Verzorgen van correspondentie en documentbeheer, waaronder het opstellen, verwerken, archiveren en opschonen van documenten.
  • Fungeren als eerste aanspreekpunt voor interne en externe contacten en zorgen voor een goede afstemming met betrokkenen.
• Financiële ondersteuning
  • Aanmaken, verwerken en monitoren van inkooporders en bijhouden van financiële overzichten ter ondersteuning van de budgetbewaking.
  • Ondersteunen bij de planning- en controlcyclus en zorgen voor een zorgvuldige verwerking van financiële gegevens.
• Administratieve coördinatie
  • Verzamelen, verwerken en beheren van informatie, zorgdragen voor een correcte administratieve vastlegging in de daarvoor bestemde systemen en ondersteunen bij projecten, aanbestedingen en bedrijfsvoeringsprocessen.
  • Signaleren waar werkprocessen slimmer of efficiënter kunnen en komen met praktische verbetervoorstellen.

Wie zijn wij? Achter onze inhoudelijke specialisten staat het team Bedrijfsvoering en Kwaliteit. De professionals binnen dit team zorgen ervoor dat de afdeling goed functioneert en haar doelen kan realiseren. Het team bestaat uit 27 medewerkers, waaronder projectleiders, kwaliteitsmedewerkers, procesondersteuners, functioneel beheerders en het secretariaat.

Het secretariaat bestaat inclusief jou uit drie medewerkers. Samen ondersteunen jullie het AMT, dat bestaat uit de concernmanager en vijf teammanagers. Je werkt nauw samen met je collega’s en hebt wekelijks werkoverleg om werkzaamheden af te stemmen en kennis te delen.

Iedere week is er een AMT-update voor de hele afdeling. De concernmanager neemt de medewerkers tijdens dit moment mee in wat er speelt en wat er binnen de afdeling gebeurt. Een informatief moment waarop collega’s elkaar ontmoeten en op de hoogte blijven van de ontwikkelingen binnen VTH.

Je komt terecht in een afdeling die volop in beweging is. Dat maakt het werk afwisselend en vraagt om collega’s die verantwoordelijkheid nemen, elkaar versterken en samen zorgen voor een goede organisatie van de managementondersteuning.

Wat bieden wij jou? Bij provincie Gelderland krijg je de kans om te werken bij een organisatie die zich actief inzet voor jouw ontwikkeling en werkplezier. Voor de functie van managementondersteuner VTH bieden wij uitstekende arbeidsvoorwaarden, waaronder:

• Salaris: Een bruto maandsalaris van minimaal €2.818,- en maximaal €3.948,- (salarisschaal 7), afhankelijk van jouw opleiding en ervaring (voor een 36-urige werkweek).
• Individueel Keuze Budget (IKB): 22% van je jaarsalaris, inclusief vakantiegeld (8%) en een structurele eindejaarsuitkering (8,3%). Jij hebt de vrijheid om te kiezen: laat je het uitbetalen, koop je extra verlof of gebruik je een deel voor het belastingvrij aflossen van je studieschuld? Zo kun je jouw arbeidsvoorwaarden volledig afstemmen op je persoonlijke wensen en behoeften.
• Vakantie en verlof: 4 weken vakantie per jaar, met de mogelijkheid om extra verlof op te bouwen.
• Persoonlijk Budget Duurzame Inzetbaarheid (PBDI): €6.000,-. Dit budget kun je inzetten voor jouw ontwikkeling en duurzame inzetbaarheid.
• Gezondheidsbudget: €300,- per jaar om jouw vitaliteit te ondersteunen.
• De functie is voor de duur van één jaar, met zicht op een langdurig dienstverband.

Wie zoeken wij? Als ervaren en zelfstandige professional kijk je verder dan de dagelijkse werkzaamheden. Je begrijpt wat er binnen een organisatie speelt, hebt gevoel voor bestuurlijke verhoudingen en weet hoe je daarop kunt inspelen. Vooruitdenken en overzicht houden zijn voor jou vanzelfsprekend. Ook als prioriteiten veranderen of de druk toeneemt, blijf je zorgvuldig werken en weet je wat op dat moment aandacht vraagt.

Je bent een stevige en betrouwbare gesprekspartner voor het management. Je denkt actief mee en komt proactief met oplossingen. Daarbij durf je ook aan te geven wanneer iets niet haalbaar is. Je zoekt dan naar alternatieven en helpt het management om keuzes te maken wanneer niet alles tegelijk mogelijk is. Met jouw organisatiesensitiviteit, organisatorische kwaliteiten en oog voor detail zorg je voor goede ondersteuning en draag je bij aan een goed functionerend secretariaat.

Verder herken je jezelf in de volgende kwaliteiten:

• Mbo+ werk- en denkniveau, bij voorkeur in een administratieve, secretariële of bedrijfskundige richting.
• Ruime ervaring in een ondersteunende functie binnen een complexe organisatie, bij voorkeur in een bestuurlijke omgeving.
• Ervaring met het zelfstandig organiseren en coördineren van werkzaamheden voor management of leidinggevenden.
• Ervaring met financiële administratieve werkzaamheden, zoals inkooporders, factuurverwerking en budgetbewaking.
• Goede digitale vaardigheden en ervaring met MS Office en administratieve systemen.
• Uitstekende mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden.

Waar kom je te werken? Gelderland, de mooiste provincie van Nederland! Elke dag werken we in de grootste provincie van Nederland samen met 1.500 medewerkers om Gelderland mooi, schoon, welvarend en veilig te houden van en voor ons allemaal. We doen dit met veel inzet, motivatie, kennis en kunde en uiteraard samen met allerlei organisaties en partijen. Samen zoeken we telkens naar nieuwe passende oplossingen voor complexe maatschappelijke opgaven zoals bijvoorbeeld energietransitie, woningbouw, mobiliteit, natuur of milieu. Dit maakt ons werk uitdagend, interessant en zinvol.

Heb je nog vragen? Neem voor meer informatie over deze vacature contact op met Kimberly Heij (teammanager), via 06-52801061 of k.heij@gelderland.nl. Vragen over je sollicitatie of over het werken bij de provincie Gelderland? Neem dan contact op met Rutger Bal (recruiter), via 06-52801851 of r.bal@gelderland.nl.

Inclusiviteit en diversiteit vinden we heel belangrijk. We staan voor een inclusieve organisatie, waarin iedereen zich veilig en thuis voelt, ongeacht afkomst, gender, seksuele oriëntatie, religie, leeftijd, sociaaleconomische achtergrond of afstand tot de arbeidsmarkt. Daarom nodigen we iedereen uit om te solliciteren die zich herkent in het bovenstaande vacatureprofiel.