In één oogopslag
- Taken: Coördineer bestuurlijke processen en zorg voor overzicht binnen het team.
- Bedrijf: ProRail, een dynamische organisatie in de spoorsector.
- Voordelen: Flexibele werktijden, professionele ontwikkeling en een collegiale sfeer.
- Overige informatie: Een veelzijdige rol met ruimte voor eigen initiatief en groei.
- Waarom deze baan: Maak impact door processen te verbeteren en bij te dragen aan een toekomstbestendig spoor.
- Kwalificaties: Organisatietalent, procesgevoel en digitale vaardigheden zijn essentieel.
Het verwachte salaris ligt tussen 4061 - 4963 € per maand.
Het Nederlandse spoor is druk, complex en constant in beweging.
De afdeling Capaciteitsmanagement zorgt ervoor dat we voor alle reizigers, verladers en omgeving de capaciteit op het spoor ontwikkelen, aanbieden en verdelen.
De afdeling stuurt de belangrijkste processen aan waarmee Pro Rail de spoorcapaciteit definieert, ontwikkelt en verdeelt.
Als coördinator bestuurlijke processen werk je direct samen met de directieadviseur.
Samen zorgen jullie voor overzicht en rust in de bestuurlijke en organisatorische processen van de afdeling.
Je houdt zicht op wat er speelt, denkt vooruit en zorgt dat onderwerpen, stukken en acties op het juiste moment op de juiste plek komen.
Zo help je de afdeling om zorgvuldig, tijdig en toekomstgericht te werken.
Daarbij kijk je continu waar het slimmer, eenvoudiger of sneller kan.
Je benut AI en digitale tools om informatie beter te ordenen, processen efficiënter te ondersteunen en collega’s sneller te helpen met heldere overzichten, agenda’s, acties en conceptteksten.
Daarmee draag je bij aan een moderne en toekomstbestendige manier van werken binnen Capaciteitsmanagement.
Samen met de directieadviseur geef je invulling aan vijf belangrijke taken:
Je zorgt ervoor dat bestuurlijke documenten tijdig, volledig en gestructureerd worden voorbereid en aangeleverd voor besluitvorming door de directie en de raden van bestuur en commissarissen.
Je bewaakt de planning, legt verbanden tussen onderwerpen en helpt behandelvoorstellen helder en compleet aan te leveren, zodat besluitvorming goed voorbereid en zorgvuldig kan plaatsvinden.
Je coördineert de correspondentie vanuit Capaciteitsmanagement richting het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat via het brievenspreekuur.
Je begeleidt het proces van aanmelden, voorbereiden, reviewen en aanleveren, stemt af met betrokken collega’s en zorgt dat vragen, reacties en stukken tijdig worden opgevolgd.
Je zorgt voor heldere communicatie en verbinding binnen het team.
Je organiseert kwartaalbijeenkomsten en jaarlijkse teamactiviteiten, werkt samen met het communicatieteam en zorgt dat relevante ontwikkelingen en nieuws tijdig worden gedeeld.
Ook houd je de interne informatievoorziening actueel, zodat collega’s goed geïnformeerd blijven en zich betrokken voelen.
Je zorgt dat de tweewekelijkse managementagenda staat als een huis.
Je maakt de agendamap en agenda gereed, zet behandelvoorstellen uit, bereidt het notulenformat voor en zorgt dat besluiten en acties helder worden vastgelegd en opgevolgd.
Je bewaakt de jaarplanning van het team en houdt belangrijke momenten binnen Pro Rail in beeld, zoals het opstellen van het jaarplan, kwartaalrapportages en managementbijeenkomsten.
Zo zorg je dat het team op tijd kan inspelen op deze momenten en dat afspraken, deadlines en onderlinge afhankelijkheden duidelijk zijn.
In deze veelzijdige rol krijg je de ruimte om echt verschil te maken.
Met jouw organisatietalent, procesgevoel, digitale nieuwsgierigheid en daadkracht zorg je dat de dagelijkse samenwerking soepel verloopt én dat het cluster vooruit kan kijken.
#J-18808-Ljbffr
Coördinator bestuurlijke processen in Utrecht werkgever: Werken bij ProRail
Werken bij ProRail biedt een dynamische werkomgeving waar medewerkers de kans krijgen om bij te dragen aan de ontwikkeling en verdeling van spoorcapaciteit in Nederland. De organisatie stimuleert het gebruik van digitale tools en AI om processen te optimaliseren, wat zorgt voor een innovatieve en efficiënte werkcultuur. Medewerkers hebben de mogelijkheid om vooruit te denken en actief bij te dragen aan verbeteringen binnen de afdeling.
Hupjob Expertadvies🤫
Zo denken wij dat je Coördinator bestuurlijke processen in Utrecht kunt binnenhalen
✨Maak gebruik van lokale netwerkbijeenkomsten
Bedrijfsleiderschap en management draait om connecties! Ga naar netwerkbijeenkomsten, conferenties of seminars in jouw regio. Dit is een geweldige manier om direct met managers en beslissers in contact te komen en jezelf in de kijker te spelen.
✨Show je impact met een online portfolio
Zelfs als je al ervaring hebt, kan een online portfolio een enorme meerwaarde zijn. Laat projecten zien die je hebt geleid, resultaten die je hebt behaald en hoe je andere teams hebt geholpen. Dit helpt ons, maar vooral ook recruiters, te zien hoe jij waarde toevoegt!
✨Volg relevante opleidingen of trainingen
Zorg ervoor dat je je vaardigheden up-to-date houdt door deel te nemen aan webinars, workshops of opleidingen die gericht zijn op bedrijfsleiderschap. Dit laat zien dat je proactief bent in je ontwikkeling en geeft je extra voordelen tijdens sollicitaties.
✨Solliciteer direct via onze website
Zorg dat je jouw sollicitatie rechtstreeks via onze website indient. Hierdoor ben je sneller zichtbaar voor het team van Werken bij ProRail en kun je je enthousiasme voor de rol van Coördinator bestuurlijke processen beter overbrengen. We kijken ernaar uit om je te zien!
Wij denken dat je deze vaardigheden nodig hebt om als Coördinator bestuurlijke processen in Utrecht te schitteren
Een paar tips voor je sollicitatie 🫡
Laat je leiderschapskwaliteiten zien:In je CV en motivatiebrief is het belangrijk om je leiderschapsvaardigheden te benadrukken. Benadruk projecten waar je leiding aan hebt gegeven of teams die je hebt gemanaged. Dit laat zien dat je de ervaring en het inzicht hebt om een effectieve bedrijfsleider te zijn bij Werken bij ProRail.
Gebruik cijfers om impact te tonen:In de wereld van bedrijfsleiderschap en management staan resultaten centraal. Zorg ervoor dat je kwantitatieve prestaties en resultaten vermeldt in je CV. Dit kan bijvoorbeeld het verhogen van de omzet met een bepaald percentage zijn of het succesvol implementeren van een nieuw beleid dat kosten heeft bespaard.
Persoonlijke motivatie enthousiast delen:In je motivatiebrief wil je ons echt laten zien waarom jij zo enthousiast bent over de rol bij Werken bij ProRail. Praat over je motivatie om in management te werken en welke specifieke aspecten van ons bedrijf jou aanspreken. Dit helpt ons te begrijpen wat jou drijft en hoe jij kunt bijdragen aan ons team.
Netwerk en referenties:Bij fulltime posities in management is het vaak waardevol om referenties op te nemen van eerdere banen of projecten. Zorg ervoor dat je mensen hebt die je leiderschapskwaliteiten kunnen bevestigen. Dit geeft ons extra vertrouwen in jouw vaardigheden en verleden als manager.
Zo bereid je je voor op een sollicitatiegesprek bij Werken bij ProRail
✨Ken je leiderschapsstijl
Voordat je naar je gesprek gaat bij Werken bij ProRail, neem de tijd om je leiderschapsstijl goed te begrijpen. Ze zullen waarschijnlijk vragen hoe je team draait en conflict opspoort en oplost. Denk na over voorbeelden uit je ervaring die je aanpak illustreren.
✨Strategisch denken is key
In een rol als Coördinator bestuurlijke processen is strategisch denken cruciaal. Bereid je voor op vragen die je vermogen tot lange termijn plannen testen. Je kan bijvoorbeeld gevraagd worden om een case study te bespreken of een probleem waar je ooit mee te maken had aan te pakken. Denk na over hoe je dat op een strategische manier hebt aangepakt.
✨Begrip van bedrijfsprocessen
Zorg ervoor dat je goed op de hoogte bent van de bedrijfsprocessen die belangrijk zijn in jouw branche. Neem de tijd om te onderzoeken hoe Werken bij ProRail werkt en voorbijgaat aan de basisprincipes. Dit laat zien dat je niet alleen geïnteresseerd bent in de functie, maar dat je ook een bijdrage wilt leveren aan de groei.
✨Een overtuigende visie presenteren
Aangezien dit een fulltime rol is, willen ze waarschijnlijk zien dat je een duidelijke visie hebt voor de toekomst van je team of het bedrijf. Wees klaar om je ideeën en plannen te delen, en zorg ervoor dat ze goed onderbouwd zijn. Dit laat zien dat je niet alleen reageert op de huidige situatie, maar ook in staat bent om vooruit te denken.
