Secretaris/ Portfoliomanager Dienst Onderwijs, Kwaliteit en Communicatie in The Hague

Den Haag 36 - 40 uur Werk- en denkniveau: Master Tijdelijk €5.761,13 - €7.534,61

In het kort:

• Afdeling: Onderwijs, Kennis & Communicatie (OKC)
• Locatie: Hoofdgebouw HHs, Den Haag
• Opleidingsniveau: Master
• Aantal uur per week: 36-40
• Salaris: Een salaris van minimaal € 5.761,13 en maximaal € 7.534,61 (schaal 12) bij een volledige werkweek

Hoe ziet jouw werk eruit?

Je bent de secretaris van de dienst OKC en hiermee de spin in het web van de dienst als geheel, maar van het Management Team in het bijzonder. Je adviseert primair de directeur OKC en het MT en bent nauw betrokken bij de advisering aan het College van Bestuur namens OKC. Dit doe je op uiteenlopende terreinen, in samenwerking met de inhoudelijke experts.

Je analyseert en doorgrondt een complex probleem snel, brengt de benodigde kennis bij elkaar, ziet en organiseert draagvlak en adviseert. In andere woorden: iets ingewikkelds maak jij inzichtelijk en je bekijkt dit integraal. Je bent de sparringpartner én rechterhand van de directeur OKC: je ondersteunt zowel inhoudelijk als operationeel en houdt moeiteloos het overzicht over de bedrijfsvoering. Jouw scherpe blik en visie op kwaliteit tillen notities en voorstellen naar een hoger niveau. Je zorgt ervoor dat de stukken die het MT ter bespreking of besluitvorming aangeboden krijgt kwalitatief goed en integraal zijn. Je coördineert dat de dienst regie houdt op het halen van haar deadlines. Als stevige gesprekspartner ben je ook de gatekeeper van het MT. Kortom: dankzij jouw strategische én praktische aanpak loopt alles op rolletjes!

Jouw functie:

• Je draagt zorg voor de monitoring van voortgang op projecten uit het jaarplan, opvolging van actiepunten die voortvloeien uit diverse gremia waaraan de directeur en MT-leden deelnemen en de opvolging van MT-besluiten;
• Je beheert samen met het MT de beleidsagenda, draagt zorg voor de kwaliteit van de beleidsnotities aan het College van Bestuur, de Hogeschoolraad en (in afstemming met de bestuurssecretaris van het CvB) de Raad van Toezicht en coördineert de benodigde afstemming hierover binnen en buiten de dienst;
• Je coördineert en ondersteunt het portfoliomanagement van OKC. Je zorgt voor overzicht en samenhang tussen de strategische doelen en veranderinitiatieven. Samen met Cluster Leads en Product Owners breng je initiatieven in kaart, toets je de bijdrage aan de organisatiedoelen en bereid je prioriteringskeuzes voor het management voor. Je bewaakt de voortgang en afhankelijkheden, signaleert knelpunten en zorgt voor een actueel en transparant portfolio in Jira. Zo help je het management om onderbouwde keuzes te maken en focus te houden op de belangrijkste veranderingen;
• Samen met de directeur coördineer je de planning & controlcyclus van de dienst. Je ontwerpt het proces voor het jaarplan en rapportages en je bewaakt de uitvoering daarvan. Je stemt daarbij af met andere bedrijfsonderdelen;
• Je stelt met de input van de inhoudelijke experts heldere en toegankelijke beleidsnotities op;
• Je bent secretaris van de commissie Onderwijs & Onderzoek van de Raad van Toezicht;
• Je beheert de portefeuille AVG en beveiliging van de dienst.

Over de Dienst OKC:

Bij de Dienst Onderwijs, Kennis en Communicatie werken professionals aan advies en dienstverlening dichtbij studenten, het onderwijs – en onderzoek. De dienst bestaat uit vijf clusters: Ik word student, ik weet de weg, ik ben en blijf student, wij doen onderzoek, en support.

We zijn bij OKC gestart met een Agile manier van werken. Dat doen wij samen; met elkaar en met de faculteiten en kenniscentra. We hebben een grote stap gezet met de inrichting van en werkwijze binnen onze organisatie. Dit helpt ons de verbinding met het onderwijs en onderzoek aan te gaan, onze dienstverlening te verbeteren en het plezier in wat we doen te vergroten. De komende periode vraagt van het managementteam van OKC, en dus ook van jou, aandacht om deze transitie tot een succes te maken.

Wat vragen wij van jou?

Wij zoeken een dienstsecretaris/portfoliomanager met kennis van en affiniteit met de beleidsterreinen van de dienst OKC en een proactieve collega die graag structuur aanbrengt en overzicht behoudt. Je bent organisatiesensitief én omgevingssensitief. Je kan snel schakelen tussen verschillende onderwerpen en tussen strategisch, tactisch en operationeel niveau. Je praat mee over grote, impactvolle beslissingen binnen OKC en de Haagse, en je zet je ook in voor de heidagen van het MT. Kortom: jij bent de rots in de branding met een scherp oog voor detail en een glimlach op je gezicht.

Om een goede match met deze functie te maken beschik jij over:

• Een hands-on, can-do mentaliteit om zaken voor elkaar te krijgen;
• Een werkhouding die rust en overzicht in processen creëert;
• Een work-hard, play-hard mindset (waarbij relativeren erg belangrijk is en de lat tegelijkertijd hoog ligt);
• Veerkracht en weerbaarheid: je staat stevig in je schoenen;
• Ervaring met organisatieprocessen waarin verschillende belangen samenkomen en het creëren van realistische verwachtingen daarin;
• Ervaring met beleidsontwikkeling en -advisering en het schrijven van beleidsnotities, bij voorkeur binnen het hoger onderwijs;
• Uitstekende mondelinge en schriftelijke communicatieve vaardigheden in het Nederlands en in het Engels;
• Ervaring met Agile werken en Jira is een pre;
• Humor is geen pre, dat is een must.

Hiervoor kom je graag naar je werk:

Voorop staat dat jij je werk met plezier kan doen. Daarnaast bieden wij je:

• Een arbeidsovereenkomst van 6 maanden;
• Een salaris van minimaal € 5.761,13 en maximaal € 7.534,61 (schaal 12) bij een volledige werkweek;
• 8% vakantietoeslag;
• Een eindejaarsuitkering van 8,3%;
• Ruime verlofregeling;
• De keuze uit een NS-businesscard (2e klas) voor woon-werk verkeer of een vergoeding per kilometer;

De Haagse Hogeschool hecht waarde aan een veilige, betrouwbare en professionele omgeving, zowel intern als extern. Daarom vragen wij van nieuwe medewerkers standaard een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG). Deze verklaring kan worden aangevraagd door iedereen die in Nederland woont en een Burgerservicenummer heeft. De VOG toont aan dat gedrag uit het verleden geen bezwaar vormt voor het vervullen van de functie bij De Haagse Hogeschool.

Werken bij De Haagse:

Als je werkt bij De Haagse, dan werk je bij een van de meest dynamische en open organisaties in de Stad van Vrede en Recht. Samen met 2.500 collega’s help je 26.000 studenten uit meer dan 120 verschillende landen om zich voor te bereiden op een veelbelovende toekomst in een wereld die iedere dag verandert. Dat doen we door zelf ook mee te groeien en mee te veranderen met die wereld en met de wensen van onze studenten. We werken intensief samen met collega’s, met studenten en met het werkveld. We kijken vooruit, we zijn kritisch en we staan middenin de samenleving.

Daarbij staan diversiteit, inclusiviteit en gelijkwaardigheid centraal bij alles wat we doen. We streven ernaar dat de samenstelling van de studenten- en medewerkerspopulatie een afspiegeling is van de samenleving waarbinnen we werken en we willen iedereen gelijke kansen bieden. We realiseren ons dat dat voortdurende aandacht verlangt. Daar investeren we zelf in en we zien graag dat jij ons daarbij helpt.