Hybrid | Vianen & Home | Reports to the General Manager
WHY WEGROW WeGrow moves fast. We are the cross border shipping partner that growing European ecommerce merchants choose because we are quicker, cheaper and more flexible than traditional carriers. We sit between merchants who need reliable B2C shipping across Europe and the carrier networks that deliver it, and we obsess over making that connection faster and smarter every day.
We operate with freedom and ownership. Every person at WeGrow treats client problems as their own problems and picks up the ball without waiting to be asked. If that sounds like the way you already work, keep reading.
ROLE OVERVIEW As HR Manager, you run the HR department of WeGrow. This is a part time position of 20 hours per week. You own the full employee journey, from the moment a new colleague signs their contract to the day they leave, and everything in between: payroll, contracts, absence, evaluations and the questions people bring to HR every day. These tasks are currently handled by our management team. Your job is to take them over, make them your own and build an HR function that keeps pace with a fast growing company.
This role suits someone who is precise with payroll and paperwork, is trusted by colleagues with sensitive questions, and sees a messy process as an invitation to fix it. You will be judged on two things: a flawless monthly payroll cycle and HR processes that run without anyone having to chase them.
WHAT YOU WILL OWN Payroll & HR Administration (40% of your time)
Monthly payroll: collect all salary changes and mutations, get internal approval and submit them to our payroll administration on time, every month.
Payroll payments: prepare and deliver the SEPA files for net salaries and payroll taxes (loonheffingen) so everyone is paid correctly and on time.
Employment contracts: draft contracts, amendments and extensions based on our templates, and track the end dates of fixed term contracts so no deadline is ever missed.
Personnel files: request, check and store all required documents of new employees in the payroll portal, and keep every personnel file complete, current and GDPR (AVG) compliant.
Employee Lifecycle (30% of your time)
Onboarding: register new employees with our occupational health service (Arbo) and pension portal, and make sure every new colleague has a smooth first day and first weeks.
Offboarding: handle everything when an employee leaves, from final settlement and documents to deregistration in all portals and an exit conversation.
Evaluations: prepare and attend evaluation meetings, record the outcomes and follow up on the agreed actions.
Absence management: handle sick reports, stay in contact with the company doctor and make sure every case follows the Wet verbetering poortwachter.
Recruitment support: help managers with vacancy texts, candidate planning and a smooth hiring process.
Employee Support & HR Processes (30% of your time)
HR mailbox: own the HR mailbox and be the first point of contact for every HR question, answering quickly and clearly.
Process ownership: manage and improve our processes for holiday requests, sick reports and evaluation meetings. If a process is missing, build it.
Policy and compliance: keep the employee handbook and HR policies up to date and stay on top of changes in Dutch employment and payroll legislation.
HR reporting: track headcount, absence rate and employee turnover and share clear insights with management.
Automation: use smart tools and AI to automate repetitive HR administration, so your time goes to people instead of paperwork.
OUR CULTURE WeGrow runs on a small set of rules that shape how everyone here works, not just what they do.
Extreme ownership: you are fully responsible for outcomes, end to end, not just for tasks or effort. If you don’t own it, you don’t control it.
Communication: when an issue lands on your desk, you don’t just forward it. You add context, structure and priority, and you stay on it until it is closed.
Structural problem solving: fix the root cause, not the symptom. If there is no process, build one. If a process is not working, fix it or replace it.
Speed and urgency: we plan in days and weeks and move as fast as we responsibly can. If something becomes urgent, it is already late.
Self management: being busy is not a badge, it is a problem. Prioritize, plan ahead, and fix the system by delegating, automating or hiring.
The rules we live by: no internal politics. “I’m busy” is banned. Never bring a problem without a potential solution. Best idea wins, no matter who it comes from. Progress over perfection. The customer is king, always.
WHAT YOU BRING Required
Proven experience in an HR generalist or HR officer role, including payroll administration.
Solid knowledge of Dutch employment law and the Wet verbetering poortwachter.
Accuracy and discretion: you handle salaries and personal data with care and confidentiality.
Strong communication skills. Approachable for colleagues and direct when needed.
A proactive, self motivated, problem solving mindset.
Fluent Dutch and English.
Nice to have
Experience in logistics or a fast growing scale up.
Familiarity with payroll portals and HR software such as Nmbrs, Loket or similar.
HBO level education in HR or a related field.
#J-18808-Ljbffr
Fractional HR Manager werkgever: WeGrow
WeGrow is een uitstekende werkgever die een dynamische en ondernemende werkomgeving biedt voor de rol van Warehouse Supervisor. Met een focus op groei en ontwikkeling, bieden we competitieve salarissen en de mogelijkheid om echt impact te maken vanaf dag één. Onze cultuur moedigt initiatief aan en biedt ruimte voor persoonlijke en professionele groei, terwijl je samenwerkt met een gemotiveerd team in Vianen dat streeft naar efficiëntie en veiligheid in onze logistieke operaties.
Hupjob Expertadvies🤫
Zo denken wij dat je Fractional HR Manager kunt binnenhalen
✨Verken lokale netwerken en evenementen
In de HR-wereld draait alles om connecties! Ga naar netwerkbijeenkomsten, zoals HR-conferenties en lokale meetups, waar je gelijkgestemden kunt ontmoeten. Maak gebruik van deze evenementen om jezelf te presenteren en direct in contact te komen met hiring managers.
✨Sluit je aan bij HR-community's
Zoek actieve online gemeenschappen, zoals LinkedIn-groepen of forums voor HR-professionals. Deel je kennis, stel vragen en laat van je horen! Hierdoor vergroot je je zichtbaarheid en kom je misschien in contact met iemand bij WeGrow die jouw profiel interessant vindt.
✨Maak je cases zichtbaar
Als je eerder projecten hebt gedaan die je HR-vaardigheden benadrukken, deel deze dan! Gebruik platforms zoals LinkedIn om bijvoorbeeld blogs te schrijven of casestudy's te publiceren. Dit helpt je om je expertise te tonen en trekt de aandacht van recruiters.
✨Solliciteer direct via onze website
Weet dat je via onze website bij WeGrow kan solliciteren voor de functie van Fractional HR Manager! Het maakt het proces eenvoudiger en je hebt de kans om op te vallen, vooral als je een paar gepersonaliseerde punten uit je gesprek of netwerk meeneemt.
Een paar tips voor je sollicitatie 🫡
Laat je passie voor mensen zien:In je motivatiebrief moet je duidelijk maken waarom je enthousiast bent over de rol in de HR. Vertel waarom je mensen helpt om beter te functioneren op de werkplek jou raakt. Bijvoorbeeld, hoe je een team hebt geholpen of een bijdrage hebt geleverd aan de bedrijfscultuur in eerdere functies.
Vermeld relevante HR-ervaring:Zorg ervoor dat je CV de juiste ervaring weerspiegelt. Heb je stages of werkervaring in HR of gerelateerde velden zoals werving, training of personeelsbeheer? Vermeld specifieke taken en bereikte resultaten. Dit laat zien dat je al een goede basis hebt in de rol die je wilt.
Toon je communicatievaardigheden:Als HR-professional zijn communicatieve vaardigheden cruciaal. Gebruik je motivatiebrief om je schrijfstijl te laten zien en je vermogen om duidelijk te communiceren. Misschien kun je voorbeelden geven van situaties waarin je de communicatie tussen teams hebt verbeterd of conflicten hebt opgelost.
Speel in op bedrijfscultuur:Neem de tijd om te onderzoeken wat WeGrow drijft. Wat zijn hun waarden en hoe passen jouw waarden daarbij? Laat in je motivatiebrief zien dat je hun cultuur begrijpt en dat je een goede match bent. Dit helpt je om je passie voor de rol en het bedrijf over te brengen.
Zo bereid je je voor op een sollicitatiegesprek bij WeGrow
✨Ken de HR-tools:
Zorg ervoor dat je goed bekend bent met populaire HR-tools zoals LinkedIn Recruiter, BambooHR, of SAP SuccessFactors. Tijdens het interview kunnen ze je vragen stellen over je ervaring met deze tools of hoe je ze effectief zou gebruiken om wervingsprocessen te optimaliseren.
✨Gedrag en cultuur:
Bij HR draait alles om mensen. Bereid je voor op vragen die je gedrag en je aanpak in verschillende situaties testen. Denk aan voorbeelden waarbij je teamconflicten hebt opgelost of leiderschap hebt getoond. Dit laat zien dat je inzicht hebt in de bedrijfscultuur bij WeGrow.
✨Klein maar fijn:
Voor een fulltime rol is het belangrijk om te laten zien dat je bent gericht op groei en ontwikkeling. Bereid enkele vragen voor over hoe WeGrow medewerkers ondersteunt bij hun professionele ontwikkeling en hoe je hieraan bij kunt dragen.
✨Blijf up-to-date:
Het HR-veld verandert voortdurend, vooral met nieuwe wetten en trends. Zorg ervoor dat je op de hoogte bent van recente veranderingen in arbeidswetgeving, diversiteit en inclusie, en andere actuele thema's die relevant zijn voor HR. Dit toont je betrokkenheid en kennis tijdens het gesprek.
