Management Assistent voor directeur Bedrijfsvoering & directeur Financiën in Amsterdam

Werk je graag in een veelzijdige functie waarin geen dag hetzelfde is? Vind je het leuk om twee directeuren te ondersteunen, complexe agenda's te beheren en ervoor te zorgen dat processen soepel verlopen? Dan zijn wij op zoek naar jou.

Als Management Office Assistent ben jij de onmisbare schakel achter de directeur Bedrijfsvoering en de directeur Financiën. Je zorgt samen met het team voor overzicht, structuur en voortgang in een omgeving waarin veel tegelijk gebeurt. Dankzij jouw organisatietalent, vooruitziende blik en gevoel voor prioriteiten verlopen agenda's, overleggen en besluitvormingsprocessen soepel en efficiënt. Vanwege de vergaderplanning en teamoverleg is aanwezigheid op dinsdag en vrijdag gevraagd. Je bent meer dan een planner alleen. Je denkt actief mee, signaleert knelpunten voordat ze ontstaan en houdt overzicht over afspraken, acties en deadlines. Daarmee creëer je de rust en ruimte die de directeuren nodig hebben om zich te richten op strategische en inhoudelijke vraagstukken.

Jouw taken:

• Het beheren van complexe agenda's en het coördineren van afspraken en overleggen met interne en externe stakeholders.
• Het voorbereiden, organiseren en ondersteunen van vergaderingen, van agenda en documentenstroom tot verslaglegging en opvolging van actiepunten.
• Het bewaken van afspraken, besluiten en deadlines en het tijdig signaleren van aandachtspunten.
• Het organiseren van bijeenkomsten, evenementen en werkbezoeken en het verzorgen van alle praktische voorbereidingen.
• Het fungeren als eerste aanspreekpunt voor collega's, bestuurders en externe contacten.
• Het onderhouden van contacten met afdelingsmanagers, beleidsadviseurs en ondersteunende diensten binnen de faculteit en universiteit.
• Het ondersteunen van projecten en verbeterinitiatieven binnen het domein Bedrijfsvoering.
• Het bijdragen aan een professionele informatievoorziening en een efficiënte administratieve organisatie.

In deze functie krijg je veel ruimte om zelfstandig te werken, initiatief te nemen en mee te denken over hoe processen slimmer en effectiever kunnen worden ingericht. Geen dag is hetzelfde en juist die afwisseling maakt deze functie zo aantrekkelijk.

Jouw profiel:

Je bent een energieke professional die graag ontzorgt en overzicht creëert. Je weet hoofd- van bijzaken te onderscheiden en behoudt ook onder tijdsdruk het overzicht. Daarnaast beschik je over:

• Mbo+ of hbo werk- en denkniveau.
• Ervaring in een ondersteunende functie binnen een bestuurlijke, management- of directieomgeving.
• Uitstekende organisatorische vaardigheden en een groot verantwoordelijkheidsgevoel.
• Ervaring met Microsoft Office 365 en digitale samenwerkings- en vergadertools.
• Goede communicatieve vaardigheden in het Nederlands en in het Engels.
• Een zelfstandige, proactieve en dienstverlenende houding.
• Discretie en gevoel voor bestuurlijke verhoudingen.

Als universiteit streven we naar gelijke kansen voor iedereen, in het besef dat diversiteit vele vormen kent. Wij geloven dat diversiteit in al haar complexiteit van onschatbare waarde is voor de kwaliteit van ons onderwijs, onderzoek en onze dienstverlening. We zijn altijd op zoek naar talent met diverse achtergronden en ervaringen. Dat betekent ook dat we ons inzetten voor het creëren van een inclusieve gemeenschap, zodat we diversiteit als meerwaarde kunnen benutten. We nodigen dan ook graag iedereen uit die zich herkent in het profiel om te solliciteren, zelfs als je niet aan alle eisen voldoet.

Wat bieden wij:

Een uitdagende functie bij een maatschappelijk betrokken organisatie. Bij de VU draag je bij aan onderwijs, onderzoek en dienstverlening voor een betere wereld. En daar mag wat tegenover staan. Daarom bieden wij jou:

• Een salaris van minimaal € 3.537,00 (Schaal 8) en maximaal € 4.673,00 (Schaal 8) bruto per maand, bij een voltijds dienstverband.
• Een functie voor 0,8 fte. Je arbeidsovereenkomst duurt in eerste instantie 1 jaar.
• Aantrekkelijke secundaire arbeidsvoorwaarden en regelingen.
• Bij een voltijdse 38-urige werkweek hoort een vakantietegoed van 232 uur per jaar.
• 8% vakantietoeslag en 8,3% eindejaarsuitkering.
• Ruimte voor persoonlijke ontwikkeling.
• Goede en voordelige sportfaciliteiten.
• Korting op (en af en toe exclusieve toegang tot) theatervoorstellingen en cursussen van cultuurcentrum Griffioen.

Over ons:

Het Bestuurssecretariaat bestaat uit een hecht en collegiaal team van zeven collega's. Samen ondersteunen we het faculteitsbestuur en zorgen we ervoor dat alles achter de schermen soepel verloopt. We werken nauw samen, schakelen snel en houden van aanpakken. In een dynamische omgeving brengen we dagelijks structuur, overzicht en verbinding. Ons team kenmerkt zich door een open en betrokken sfeer, een proactieve werkhouding en oog voor elkaar. Hybride werken behoort tot de mogelijkheden en stemmen we in onderling overleg af.

Welkom bij de Faculteit der Bètawetenschappen. Werken bij Faculteit der Bètawetenschappen is samenwerken met studenten, docenten en onderzoekers met focus op hun vak en een brede blik op de wereld. We zijn trots op het collegiale werkklimaat binnen de faculteit, waar we met veel energie en een pragmatische houding samenwerken aan maatschappelijke uitdagingen.

De Vrije Universiteit Amsterdam staat voor waardengedreven onderwijs en onderzoek. Wij zijn vrije denkers met kennis van zaken en een open houding – a broader mind. Met een ondernemende aanpak en aandacht voor diversiteit, zingeving en medemenselijkheid werken wij aan duurzame oplossingen met maatschappelijke impact.

Ben jij geïnteresseerd in deze functie en ben jij van mening dat jouw ervaring bijdraagt aan de kwaliteit van onze dienstverlening? Dan nodigen wij je graag uit om te solliciteren, ook als je niet aan alle eisen voldoet. Het overleggen van een diploma en een referentiecheck maken onderdeel uit van de sollicitatieprocedure.

Sollicitaties ontvangen per e-mail worden niet in behandeling genomen. Acquisitie naar aanleiding van deze advertentie wordt niet op prijs gesteld.