In één oogopslag
- Taken: Ondersteun de COO, beheer agenda's en organiseer overleggen.
- Bedrijf: VORM, een organisatie met een duurzame en sociale missie.
- Voordelen: Salaris tot € 6.500,-, 35 verlofdagen en ontwikkelbudget van € 3.000,-.
- Overige informatie: Gezellige werksfeer met ruimte voor groei en ontwikkeling.
- Waarom deze baan: Word de rechterhand van de COO en maak impact met jouw ideeën.
- Kwalificaties: Kritisch denkvermogen en ervaring in samenwerking.
Het verwachte salaris ligt tussen 4125 - 5041 € per maand.
“Ik zoek niet alleen een goede bestuurssecretaresse. Ik zoek iemand die uiteindelijk echt mijn rechterhand en sparringpartner wordt.’’ - Michiel de Vries, COO VORM
Een sparringpartner, geen ja-knikker. Je hebt een eigen mening en durft die te delen, gevraagd én ongevraagd. Direct, maar met gevoel voor de situatie en de mensen om je heen. Kritisch zijn mag, zolang je ook meedenkt over hoe het wél kan.
Van half idee naar concrete verbetering. Een half idee laat je niet op een lijstje staan: je stelt vragen, zoekt dingen uit, brengt structuur aan, betrekt de juiste mensen en brengt het van “zouden we hier niet iets mee kunnen?” naar “dit is hoe we het kunnen doen.”
Slimmer en eenvoudiger werken met digitalisering en AI. Je bent nieuwsgierig naar digitalisering en AI. Je kijkt actief hoe we ons werk slimmer en eenvoudiger kunnen maken. Je hoeft daarin geen expert te zijn, maar wel dat je dingen uitprobeert, ideeën oppakt en helpt om ze van een eerste gedachte naar een werkende oplossing te brengen.
Een samenwerking met een klik. Je werkt heel intensief samen met de COO. Dat vraagt om vertrouwen en om persoonlijke chemie. Naarmate jullie langer samenwerken, leer je steeds beter hoe de COO denkt en werkt en wat voor hem en het bestuur belangrijk is. Het ideaal: op een gegeven moment heb je aan een half woord genoeg en kom je soms al in actie voordat erom gevraagd wordt. Je voelt eigenaarschap voor wat jullie afspreken: als iets moet gebeuren, pak je het zelf op of zorg je dat de juiste persoon ermee aan de slag gaat. En minstens zo belangrijk: samen kunnen lachen en relativeren als het kan, en serieus zijn als de situatie daarom vraagt.
Wat ga je doen? Als bestuurssecretaresse ben je veel meer dan de organisatorische ondersteuning achter de schermen. Je zorgt ervoor dat onze COO zijn werk goed kan doen: je beheert een complexe agenda, bereidt overleggen voor en bewaakt acties, besluiten en deadlines. Je kijkt vooruit en ziet soms al wat nodig is voordat erom gevraagd wordt.
- De COO primair ondersteunen en zijn agenda en prioriteiten bewaken;
- Vooruitkijken en signaleren wat aandacht of actie nodig heeft;
- Overleggen voorbereiden en organiseren, en zorgen dat de juiste informatie op het juiste moment beschikbaar is;
- Acties, besluiten en deadlines bewaken en mensen waar nodig aanspreken;
- Als sparringpartner gevraagd én ongevraagd meedenken;
- Ideeën oppakken, structureren en vertalen naar concrete verbeteringen;
- Werkzaamheden standaardiseren, structureren en digitaliseren, en experimenteren met AI;
- Presentaties, voorstellen en andere stukken meelezen, aanscherpen en redigeren;
- Bijeenkomsten en activiteiten rondom het bestuur organiseren;
- Schakelen met collega’s en externe relaties op verschillende niveaus;
- Samen met twee collega’s de CEO, COO en CFO ondersteunen.
Je vormt samen met twee andere bestuurssecretaresses het bestuurssecretariaat. Jouw focus ligt op de ondersteuning van de COO, maar jullie werken nadrukkelijk als één team: je stemt veel met elkaar af, helpt elkaar en neemt werk van elkaar over, zodat de CEO, COO en CFO goed worden ondersteund. Ook werk je nauw samen met de businesspartners van het bestuur, zodat onderwerpen verder komen en de juiste mensen op het juiste moment betrokken zijn.
Wat bieden wij jou? Je krijgt bij VORM veel ruimte en verantwoordelijkheid. Daar staat natuurlijk ook iets tegenover:
- Een salaris tussen de € 5.500,- en € 6.500,- per maand, afhankelijk van kennis en ervaring;
- Maar liefst 35 verlofdagen per jaar;
- Een goed geregelde pensioenregeling via Nationale-Nederlanden, zodat je later zorgeloos kunt genieten;
- Een persoonlijk ontwikkelbudget van € 3.000,- per jaar voor opleidingen, trainingen of coaching;
- Een fulltime werkweek van 38,75 uur;
- Voor een kleine bijdrage dagelijks een gezonde, versbereide lunch in onze kantine;
- Werken bij een organisatie met een duurzame en sociale missie: we bouwen niet alleen aan projecten, maar ook aan mensen;
- Een omgeving waarin leren, ontwikkelen en samenwerken centraal staan.
Bij VORM werken we hard, maar we vinden het minstens zo belangrijk om samen te genieten. Denk aan een gezellige zomer-BBQ of even ontspannen met een stoelmassage. En wil je iets extra’s doen voor het goede doel? Sluit je dan aan bij ons enthousiaste Roparun-team.
Bestuurssecretaresse in Rotterdam werkgever: Vorm BV
Als Gebiedsontwikkelaar bij VORM krijg je de kans om te werken in een dynamische en inspirerende omgeving binnen de randstad en Noord-Brabant. Wij bieden een marktconform salaris, 35 verlofdagen, en een persoonlijk ontwikkelbudget van € 3.000,- per jaar, zodat je kunt investeren in je groei. Met onze focus op duurzame en maatschappelijke meerwaarde, en een cultuur die leren en samenwerken bevordert, ben je verzekerd van een betekenisvolle carrière.
Hupjob Expertadvies🤫
Zo denken wij dat je Bestuurssecretaresse in Rotterdam kunt binnenhalen
✨Verken lokale netwerken en evenementen
In de overheid en publieke sector zijn lokale netwerken essentieel. Zoek naar evenementen zoals gemeentelijke bijeenkomsten of netwerkborrels van overheidsinstanties. Dit is een geweldige manier om in contact te komen met mensen die weten wat er speelt, en je kunt misschien zelfs een voet tussen de deur krijgen bij Vorm BV!
✨Maak gebruik van stage- en traineeship programma's
Veel overheidsorganisaties bieden directe instroomprogramma's voor recent afgestudeerden of jonge professionals. Kijk of Vorm BV zo'n programma heeft. Deze mogelijkheden zijn niet alleen een ingang in de organisatie, maar stellen je ook in staat om de cultuur en werkzaamheden goed te leren kennen.
✨Zorg voor zichtbaarheid bij publieksevenementen
Als je de kans krijgt om spreker of vrijwilliger te zijn op publieksevenementen, grijp die kans! Dit versterkt je netwerk en versterkt je zichtbaarheid binnen de publieke sector. Mensen die je daar ontmoeten kunnen later belangrijke connecties zijn voor een functie bij Vorm BV.
✨Direct solliciteren via onze website
Wist je dat we veel vacatures direct op onze website hebben staan? Zorg ervoor dat je regelmatig kijkt en aarzel niet om te solliciteren op een functie die je aanspreekt. We zijn altijd op zoek naar gepassioneerde mensen voor ons team, dus wie weet ben jij straks wel de nieuwe aanwinst voor Vorm BV!
Wij denken dat je deze vaardigheden nodig hebt om als Bestuurssecretaresse in Rotterdam te schitteren
Een paar tips voor je sollicitatie 🫡
Begrijp de publieke sector:Zorg ervoor dat je goed begrijpt hoe de overheid en de publieke sector werken. Dit kan je helpen om specifieke voorbeelden te geven in je sollicitatie. Denk na over hoe jouw ervaring aansluit bij de doelstellingen van Vorm BV en hoe jij een positieve impact kunt maken.
Citeer relevante ervaring en opleidingen:Bij een rol in de overheid is het belangrijk om jouw relevante ervaring en opleidingen helder te presenteren. Heb je bijvoorbeeld cursussen op het gebied van bestuurskunde of een stage bij een overheidsinstantie gehad? Vermeld dit dan duidelijk in je CV en motivatiebrief.
Schrijf een sterke motivatiebrief:In de publieke sector komt het aan op motivatie en toewijding. Leg uit waarom je jezelf in deze sector wil inzetten en hoe jouw waarden aansluiten bij de missie van Vorm BV. Gebruik specifieke voorbeelden uit je verleden die jouw motivatie onderschrijven.
Gebruik officiële documenten:Voor een functie in de overheid kan het nuttig zijn om naast een CV en motivatiebrief ook officiële documenten of certificaten toe te voegen, zoals vrijwilligerswerk of deelgenomen projecten. Dit geeft extra geloofwaardigheid aan je sollicitatie en toont je betrokkenheid bij de gemeenschap.
Zo bereid je je voor op een sollicitatiegesprek bij Vorm BV
✨Ken de relevante wetgeving
In de overheid en publieke sector is het belangrijk om goed op de hoogte te zijn van de relevante wetgeving en beleidsvoering. Bereid je voor door te begrijpen welke wetten belangrijk zijn voor de functie die je wilt, en hoe deze van invloed hebben op de operationele processen binnen Vorm BV.
✨Toon je maatschappelijke betrokkenheid
Als je solliciteert voor een fulltime functie in de overheid, is het belangrijk om je motivatie en passie voor de publieke zaak te tonen. Wees voorbereid om je visie te delen over hoe je binnen Vorm BV kunt bijdragen aan de samenleving en de behoeften van de gemeenschap.
✨Wees klaar voor scenario- en gedragsvragen
Tijdens het interview kunnen ze je vragen stellen over hoe je in specifieke situaties hebt gehandeld, vooral in een teamomgeving. Denk na over voorbeelden uit je verleden waaruit blijkt dat je effectief kunt samenwerken en problemen kunt oplossen binnen een publieke context.
✨Maak gebruik van je netwerk
In de publieke sector draait veel om relaties en netwerken. Probeer informatie in te winnen over Vorm BV via je netwerk, of misschien zelfs via LinkedIn. Dit kan je helpen om relevante vragen te stellen tijdens je interview en laat zien dat je proactief bent.
