Transitiemanager concerncontrol (zzp - freelance) in The Hague

Omschrijving van de opdracht

Doel van de opdracht

Er is een doorontwikkeling van concerncontrol nodig. Om die mogelijk te maken, moeten echter eerst de randvoorwaarden worden ingevuld: een ecosysteem met bouwstenen in processen/werkwijzes, systemen en organisatiestructuren rondom de concerncontroller. De opdracht aan de transitiemanager bestaat uit het realiseren van een ecosysteem waarin een toekomstige concerncontroller zijn/haar werk kan doen, en een doorontwikkeling van concerncontrol kan gaan plaatsvinden.

Inhoud van de opdracht

De transitiemanager levert op basis van de bestaande nulmetingen en analyses praktisch werkende (geïmplementeerde) oplossingen op. Geïmplementeerd betekent dat de oplossingen aan het eind van de opdracht vaste routine geworden zijn in de reguliere processen. Tijdens de opdracht levert de transitiemanager (als pre-kwartiermaker) op afroep resultaten van concerncontrol. De resultaten van dit deel van de opdracht zullen bestaan uit beoordelingen en adviezen op strategisch concernniveau in de vorm van documenten die van een mondelinge toelichting voorzien worden.

Tot de benodigde oplossingen voor het ecosysteem rondom concerncontrol behoort ook een effectief werkend taakveld businesscontrol. Tot nu toe heeft de nadruk gelegen op financial control. Er dient een effectieve werkwijze ontwikkeld te worden én de informatievoorziening moet zodanig zijn dat de businesscontrollers hierin voldoende ondersteund worden. De toegevoegde waarde van de businesscontrollers ontstaat doordat zij de feitelijke cijfers vertalen in prognoses, kansen en risico's, handelingsmogelijkheden en scenario’s die aansluiten op het perspectief, de belangen en de kennis van managers en directeuren.

Afbakening scope

Een deel van de verbeteringen waarvoor de transitiemanager verantwoordelijk is, heeft betrekking op onderdelen waarop al een ontwikkel- of verbetertraject plaatsvindt onder leiding van de changeorganisatie. Dat geldt bijvoorbeeld voor het genereren van informatie in het idu-proces (idu = instroom, doorstroom en uitstroom van personeel), formatie & bezetting, en het ontwikkelen van het datawarehouse. In die gevallen levert de transitiemanager niet een totaaloplossing voor het wegnemen van alle knelpunten op het betreffende proces/systeem/onderdeel, maar alleen de elementen (bijvoorbeeld proces(deel)stappen of detailwijzigingen in een systeeminrichting) die aanvullend nodig zijn om ook de randvoorwaarden voor concerncontrol te realiseren.

De teammanagers en de projectleiders van de change blijven verantwoordelijk voor de doorontwikkeling op andere onderdelen. Ook de contactpersonen voor externe leveranciers blijven ongewijzigd, de transitiemanager neemt die rollen niet over.

De transitiemanager is bevoegd om, voor zover noodzakelijk voor het behalen van de resultaten, functioneel opdracht te geven aan medewerkers van FC en HR. Opdrachten kunnen bijvoorbeeld bestaan uit het verzamelen van informatie, het geven van input/feedback of het doorvoeren van wijzigingen in systemen en processen. Als de transitiemanager hiervan gebruik maakt, dienen de opdrachten aan de volgende eisen te voldoen:

• De betreffende teammanager wordt vooraf geïnformeerd;
• Ook de uitvoerend medewerkers worden geïnformeerd;
• De opdrachten zijn volledig en uitsluitend gericht op verbeteringen in het ecosysteem rondom concerncontrol;
• De omvang van de opdrachten is beperkt en werkt niet verstorend voor de reguliere werkzaamheden;
• Wijzigingen in processen worden vastgelegd in de bestaande procesbeschrijvingen en gecommuniceerd aan de afdeling.

Resultaten

De volgende resultaten van de opdracht worden verwacht:

• Adequate concernsturing op financiën, compliance en rechtmatigheid.
• Concernbreed geharmoniseerde rapportagedefinities en bijbehorende overlegafspraken die aansluiten op de vereisten vanuit concerncontrol en de behoeften van de directeuren en managers.
• Een concernbreed geharmoniseerde grootboekstructuur die aansluit op de behoeften van de directeuren en managers.
• Een consolidatiemodel waarin dagelijks de financiële cijfers van de VNG‑onderdelen gelijkgeschakeld worden, zodat alle betrokkenen van dezelfde werkelijkheid uitgaan.
• Opvolging op alle reeds gegeven adviezen van de accountant, zodat deze bij een volgende accountantscontrole niet meer van toepassing zijn.
• Een geïmplementeerd proces en een geïmplementeerde werkwijze om te komen tot één integrale advisering vanuit de bedrijfsvoeringsteams aan de gremia DT, ADT en Algemene Directie.
• Adequate sturingsinformatie voor Concerncontrol.
• Geïmplementeerde aanpassingen in de processen van financiën en HR waardoor de tijdigheid, de juistheid en de volledigheid van de voortgebrachte informatie zoals benodigd voor Concerncontrol gegarandeerd kan worden.
• Aanpassingen in de bedrijfsvoeringssystemen (applicaties/ict) waardoor de bovengenoemde informatie geïntegreerd wordt in de bestaande structuren.
• Adequate businesscontrol.
• Een teamonderdeel businesscontrol dat de beschikbare cijfers vertaalt in prognoses, kansen en risico's, handelingsmogelijkheden en scenario’s die aansluiten op het perspectief, de belangen en de kennis van managers en directeuren.
• Een document met een visie op businesscontrol en financial control.
• De eerste door businesscontrol opgeleverde mondelinge en schriftelijke adviezen.
• Integratie van de verbeteringen in Concerncontrol.

Randvoorwaarden aan de resultaten

Bij alle resultaten geldt als randvoorwaarde dat er een logische samenhang moet zijn met het geheel aan bestaande processen en systemen en de change die daarop wordt toegepast, met draagvlak van de directeuren en managers. Alle resultaten dienen bij voltooiing van de opdracht geïmplementeerd te zijn.