In één oogopslag
- Taken: Breng structuur en verbinding in een vereniging en ondersteun het bestuur bij diverse taken.
- Bedrijf: Vereniging van Gemeentesecretarissen, een netwerk dat draait op samenwerking.
- Voordelen: Competitief salaris, reiskostenvergoeding, pensioenopbouw en ruimte voor persoonlijke ontwikkeling.
- Overige informatie: Hybride werken met een hecht team in een monumentaal pand.
- Waarom deze baan: Maak impact in een collegiale omgeving en werk aan belangrijke bestuurlijke vraagstukken.
- Kwalificaties: Minimaal 3 jaar ervaring in een ondersteunende rol en mbo+/hbo-niveau.
Het verwachte salaris ligt tussen 4050 - 4950 € per maand.
Ben jij iemand die graag het hart van een vereniging laat kloppen? Vind je het fijn om structuur te brengen, mensen te verbinden en te zorgen dat alles achter de schermen soepel verloopt? Dan is dit jouw kans. De Vereniging van Gemeentesecretarissen (VGS) is een vereniging die draait op verbinding: tussen gemeenten, tussen collega’s en tussen ervaring en vernieuwing. Als Ambtelijk Secretaris ben jij degene die ervoor zorgt dat dit netwerk stevig, professioneel en warm blijft functioneren. Je ondersteunt het bestuur en de vereniging bij uiteenlopende organisatorische, bestuurlijke en inhoudelijke vraagstukken. Je bereidt vergaderingen voor, zorgt voor heldere stukken en verslaglegging en bewaakt dat gemaakte afspraken en acties worden opgevolgd.
Daarnaast onderhoud je contact met commissievoorzitters, regionale kringen en andere betrokkenen. Je brengt signalen en adviezen samen, stemt af met de juiste partijen en zorgt ervoor dat informatie op de juiste plek terechtkomt. Ook houd je zicht op belangrijke formele en financiële zaken, zoals statuten, jaarstukken, facturen en het contact met de accountant. Zo zorg je voor overzicht, structuur en een goede ondersteuning van het bestuur en de vereniging.
Je hebt onder andere de volgende werkzaamheden:
- Bestuursondersteuning: vergaderingen voorbereiden en organiseren; benoemingen coördineren.
- Notities: schrijven van stukken richting bestuur.
- ALV & verslaglegging: statuten, Jaarverslag, jaarrekening, acties bewaken.
- Commissies: afstemming, overleg, advisering richting VNG.
- Kringen: afstemmen, inventariseren, overzichten bijhouden.
- Financiën: begroting, facturatie, jaarrekening, contact met administrateurs/accountant.
- Organisatie rondom Buddy’s: lijsten bijhouden.
Waar maak je deel van uit? Je komt in dienst bij de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG), maar wordt gedetacheerd naar de Vereniging van Gemeentesecretarissen (VGS), hét netwerk van gemeentesecretarissen in Nederland. De VGS is een zelfstandige vereniging, waarbij een aantal onderdelen van de bedrijfsvoering, zoals het werkgeverschap, zijn ondergebracht bij de VNG. Je wordt onderdeel van een klein en hecht team met drie andere collega’s op het VGS-bureau. Daarnaast werk je samen met het dagelijks bestuur (7 gemeentesecretarissen) en het algemeen bestuur (16 gemeentesecretarissen). De lijnen zijn kort, de sfeer is warm en collegiaal en jouw bijdrage is direct zichtbaar binnen het netwerk. Het is een omgeving waarin samenwerken, betrokkenheid en professionaliteit centraal staan. Op dinsdag werken we regelmatig samen op kantoor.
Binnen het bureau heeft de directeur, Esther Sommers, de dagelijkse leiding. Zij bewaakt de koers, stuurt het team aan en zorgt voor een goede, prettige samenwerking. Als Ambtelijk Secretaris stem je regelmatig met haar af over lopende zaken en prioriteiten, zodat het bureau soepel functioneert en jij jouw werk met helderheid en focus kunt doen.
Wat bieden we jou? Je krijgt een contract voor een jaar, met uitzicht op een vast dienstverband. Jouw salaris bedraagt maximaal € 5535,40 bruto per maand bij een 36-urige werkweek (inschaling vindt plaats volgens cao rijk schaal 10). Daarnaast is de inschaling afhankelijk van opleiding en werkervaring met daarbij mogelijk plaatsing in een aanloopschaal. Je krijgt een individueel keuzebudget (IKB) dat bestaat uit 16,5% van jouw salaris en is opgebouwd uit het vakantiegeld van 8% en de eindejaarsuitkering van 8,5%. Je kunt zelf kiezen hoe je het IKB inzet. Bijvoorbeeld voor een fiets, sport of extra verlof. Je krijgt een volledige reiskostenvergoeding met NS Businesscard én een uitstekende pensioenopbouw bij ABP waarvan de werkgever 70% betaalt. Je geeft zelf sturing aan je carrière. Wij ondersteunen jou daarin met de benodigde faciliteiten om te leren en jezelf te ontwikkelen. Je werkt hybride en krijgt de ruimte om zelf te bepalen hoe je je werkdag invult. Ben je op kantoor? Dan werk je in een mooie werkomgeving in een monumentaal pand; de Willemshof.
Wat neem je mee? Je beweegt je gemakkelijk in een bestuurlijke omgeving en krijgt energie van organiseren, helder communiceren en het verbinden van mensen. Je werkt zorgvuldig, gestructureerd en zelfstandig en weet goed overzicht te houden. Je hebt gevoel voor cijfers en administratieve processen en schakelt soepel tussen strategisch meedenken en praktisch uitvoeren. Zowel mondeling als schriftelijk communiceer je helder en professioneel. Daarnaast ben je verbindend, betrokken en integer en draag je graag bij aan een vereniging die draait op vertrouwen en professionaliteit.
Verder herken je jezelf in het volgende:
- Je hebt mbo+- of hbo-werk- en -denkniveau.
- Je hebt minimaal 3 jaar relevante werkervaring als ambtelijk secretaris, bestuurssecretaris, managementassistent, verenigingsmanager of in een vergelijkbare ondersteunende en coördinerende rol.
- Je hebt ervaring met bestuurlijke besluitvorming, vergaderprocessen en governance vraagstukken.
- Je hebt ervaring met het opstellen van notities, verslagen en bestuurlijke stukken.
- Je hebt affiniteit met financiën, begrotingen en administratieve processen.
- Je hebt bij voorkeur ervaring binnen de publieke sector, een gemeentelijke omgeving of een ledenvereniging.
Bij de VNG hechten we waarde aan het vergroten van diversiteit binnen de organisatie. Verschillende perspectieven, achtergronden en inzichten vergroten onze denkkracht en handelingsperspectieven, zodat we optimaal aansluiten bij de behoeften van onze leden, de gemeenten. Ook als je jezelf niet 100% herkent in de gevraagde kenmerken van de functie, nodigen we je van harte uit om te solliciteren. Jouw persoonlijke ervaringen en/of levensverhaal kunnen behulpzaam zijn om buiten de kaders te denken.
Waar kom je te werken? Bij de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) werken we vanuit de omkeringsgedachte. Voor ons zijn gemeenten de eerste overheid, omdat zij het dichtst bij de inwoner staan. Daarom helpen we gemeenten een stap naar voren te zetten, zodat ze hun inwoners optimaal kunnen bedienen. Omdat we 342 gemeenten ondersteunen en zij ook onze agenda bepalen, maken we landelijk het verschil.
Voor meer informatie over de functie kun je terecht bij Esther Sommers, directeur VGS bureau: 06-81 17 13 42 of esther@gemeentesecretaris.nl.
Ambtelijk secretaris in The Hague werkgever: VNG International
Als Adviseur Informatiebeveiliging bij de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) in het hart van Den Haag, profiteer je van een stimulerende werkomgeving waar samenwerking en professionaliteit centraal staan. Je krijgt de kans om je expertise in informatiebeveiliging verder te ontwikkelen binnen een team van ervaren collega's, terwijl je bijdraagt aan de veiligheid van gemeenten in Nederland. Met een focus op persoonlijke groei en een cultuur van open communicatie, biedt VNG unieke voordelen voor medewerkers die betekenisvol werk willen verrichten.
Hupjob Expertadvies🤫
Zo denken wij dat je Ambtelijk secretaris in The Hague kunt binnenhalen
✨Verken lokale netwerken en evenementen
In de overheid en publieke sector zijn lokale netwerken essentieel. Zoek naar evenementen zoals gemeentelijke bijeenkomsten of netwerkborrels van overheidsinstanties. Dit is een geweldige manier om in contact te komen met mensen die weten wat er speelt, en je kunt misschien zelfs een voet tussen de deur krijgen bij VNG International!
✨Maak gebruik van stage- en traineeship programma's
Veel overheidsorganisaties bieden directe instroomprogramma's voor recent afgestudeerden of jonge professionals. Kijk of VNG International zo'n programma heeft. Deze mogelijkheden zijn niet alleen een ingang in de organisatie, maar stellen je ook in staat om de cultuur en werkzaamheden goed te leren kennen.
✨Zorg voor zichtbaarheid bij publieksevenementen
Als je de kans krijgt om spreker of vrijwilliger te zijn op publieksevenementen, grijp die kans! Dit versterkt je netwerk en versterkt je zichtbaarheid binnen de publieke sector. Mensen die je daar ontmoeten kunnen later belangrijke connecties zijn voor een functie bij VNG International.
✨Direct solliciteren via onze website
Wist je dat we veel vacatures direct op onze website hebben staan? Zorg ervoor dat je regelmatig kijkt en aarzel niet om te solliciteren op een functie die je aanspreekt. We zijn altijd op zoek naar gepassioneerde mensen voor ons team, dus wie weet ben jij straks wel de nieuwe aanwinst voor VNG International!
Wij denken dat je deze vaardigheden nodig hebt om als Ambtelijk secretaris in The Hague te schitteren
Een paar tips voor je sollicitatie 🫡
Begrijp de publieke sector:Zorg ervoor dat je goed begrijpt hoe de overheid en de publieke sector werken. Dit kan je helpen om specifieke voorbeelden te geven in je sollicitatie. Denk na over hoe jouw ervaring aansluit bij de doelstellingen van VNG International en hoe jij een positieve impact kunt maken.
Citeer relevante ervaring en opleidingen:Bij een rol in de overheid is het belangrijk om jouw relevante ervaring en opleidingen helder te presenteren. Heb je bijvoorbeeld cursussen op het gebied van bestuurskunde of een stage bij een overheidsinstantie gehad? Vermeld dit dan duidelijk in je CV en motivatiebrief.
Schrijf een sterke motivatiebrief:In de publieke sector komt het aan op motivatie en toewijding. Leg uit waarom je jezelf in deze sector wil inzetten en hoe jouw waarden aansluiten bij de missie van VNG International. Gebruik specifieke voorbeelden uit je verleden die jouw motivatie onderschrijven.
Gebruik officiële documenten:Voor een functie in de overheid kan het nuttig zijn om naast een CV en motivatiebrief ook officiële documenten of certificaten toe te voegen, zoals vrijwilligerswerk of deelgenomen projecten. Dit geeft extra geloofwaardigheid aan je sollicitatie en toont je betrokkenheid bij de gemeenschap.
Zo bereid je je voor op een sollicitatiegesprek bij VNG International
✨Ken de relevante wetgeving
In de overheid en publieke sector is het belangrijk om goed op de hoogte te zijn van de relevante wetgeving en beleidsvoering. Bereid je voor door te begrijpen welke wetten belangrijk zijn voor de functie die je wilt, en hoe deze van invloed hebben op de operationele processen binnen VNG International.
✨Toon je maatschappelijke betrokkenheid
Als je solliciteert voor een fulltime functie in de overheid, is het belangrijk om je motivatie en passie voor de publieke zaak te tonen. Wees voorbereid om je visie te delen over hoe je binnen VNG International kunt bijdragen aan de samenleving en de behoeften van de gemeenschap.
✨Wees klaar voor scenario- en gedragsvragen
Tijdens het interview kunnen ze je vragen stellen over hoe je in specifieke situaties hebt gehandeld, vooral in een teamomgeving. Denk na over voorbeelden uit je verleden waaruit blijkt dat je effectief kunt samenwerken en problemen kunt oplossen binnen een publieke context.
✨Maak gebruik van je netwerk
In de publieke sector draait veel om relaties en netwerken. Probeer informatie in te winnen over VNG International via je netwerk, of misschien zelfs via LinkedIn. Dit kan je helpen om relevante vragen te stellen tijdens je interview en laat zien dat je proactief bent.
