In één oogopslag
- Taken: Ondersteun afdelingsmanagers met agendabeheer, projectwerk en organisatie van vergaderingen.
- Bedrijf: VieCuri Medisch Centrum, een topklinisch ziekenhuis in Noord-Limburg.
- Voordelen: Jaarcontract, competitief salaris, opleidingsbudget en flexibele arbeidsvoorwaarden.
- Overige informatie: Word onderdeel van Jong VieCuri, een netwerk voor jonge professionals.
- Waarom deze baan: Maak impact in een dynamische omgeving en groei samen met ons team.
- Kwalificaties: Mbo+/hbo niveau, ervaring met agendabeheer en Microsoft Office.
Het verwachte salaris ligt tussen 4061 - 4963 € per maand.
Managementassistent Kwaliteit & Veiligheid en Innovatie & Projecten
Dit wordt je nieuwe baan. Kwaliteit, veiligheid, innovatie en projecten: daar gebeurt veel. Plannen ontstaan, besluiten worden genomen, acties moeten landen en mensen moeten verbonden blijven. Daar kom jij in beeld. In deze brede sleutelrol ben je het vaste aanspreekpunt voor de afdelingsmanagers van Kwaliteit & Veiligheid (K&V) en Innovatie & Projecten (I&P). Je ondersteunt hen niet alleen secretarieel, maar denkt ook inhoudelijk mee en pakt project- en afdelingswerkzaamheden op. Je werkt nauw samen met de managementassistent die de overige afdelingen van de Academie ondersteunt.
Je ziet het als een uitdaging om overzicht en rust te brengen in de dagelijkse hectiek. Je signaleert en coördineert activiteiten rondom besprekingen, vergaderingen en projecten, en bewaakt de voortgang en afhandeling. Je krijgt veel vrijheid om je werk naar eigen inzicht in te richten.
De focus van de functie ligt op:
- Complex agendabeheer voor de afdelingsmanagers K&V en I&P: prioriteren, plannen en overzicht houden over meerdere agenda’s;
- Overzicht bewaren op planning, besluitvorming, afhandeling en voortgang voor K&V en I&P;
- Proactief knelpunten signaleren en met voorstellen komen om die op te lossen;
- Secretariële én inhoudelijke ondersteuning bij projecten, programma’s en beleidsvorming;
- Afdelingswerkzaamheden voor K&V en I&P oppakken, conform de wens van beide afdelingen;
- (Virtuele) vergaderingen en bijeenkomsten organiseren en notuleren of werken met een actie- en besluitenlijst, en de opvolging bewaken;
- Telefoongesprekken en correspondentie met interne en externe contacten afhandelen;
- Ondersteuning van het operationeel crisisteam tijdens crisisdienst.
Crisisdienst: in roulatie met een aantal collega-secretaresses sta je één keer in de 6-8 weken een week standby op werkdagen tussen 16.30 en 8.00 uur en in de weekenden, ter ondersteuning van het crisisteam. Hiervoor ontvang je een vergoeding conform cao.
De afdeling en je collega's. In maart 2025 is bij VieCuri een nieuw besturingsmodel ingevoerd met vier directies, waaronder de directie Academie. Deze directie bestaat uit ruim 100 fte, verdeeld over de afdelingen HR Shared Service Center, HR Expertisecentrum, Opleiden & Ontwikkelen, Kwaliteit & Veiligheid, Wetenschap, en Data, Innovatie & Projecten. Elke afdeling wordt aangestuurd door een afdelingsmanager; samen vormen zij het managementteam (MT) van de Academie. De Academie draagt bij aan de strategische kernthema’s “Welzijn en Werkplezier” en “Toonaangevend Kenniscentrum”: een topklinische cultuur en leiderschap dat transformatie mogelijk maakt.
Het secretariaat van de Academie bestaat uit 1 directiesecretaresse en 2 managementassistenten, ieder met een eigen aandachtsgebied. Jullie stemmen wekelijks af, vervangen elkaar bij afwezigheid – inclusief de ondersteuning van de directeur – en zorgen samen voor een goede continuïteit, ook tijdens crisisdiensten en vakantieperiodes.
Dit ben jij. Je bent daadkrachtig, doortastend en proactief. Je informeert de afdelingsmanagers gevraagd én ongevraagd over lopende zaken en denkt mee op inhoud waar dat helpt. Je bent goed in organiseren, weerbaar onder druk, initiatiefrijk en integer.
Wat je meebrengt:
- Mbo+/hbo werk- en denkniveau, met meerdere jaren ervaring in een vergelijkbare rol;
- Ervaring met complex agendabeheer van meerdere managers;
- Bovengemiddelde beheersing van Microsoft Office;
- Affiniteit met AI-tools en het efficiënt organiseren van virtuele meetings;
- Ervaring met het organiseren en notuleren van overleggen en het bewaken van vervolgacties;
- Flexibel beschikbaar tijdens piek- en crisismomenten, en bereid tot crisisdienst zoals hierboven beschreven.
Dit bieden wij. VieCuri Medisch Centrum wil graag het beste uit medewerkers halen en dus ook het beste geven. Wij streven naar een goede balans tussen werk en privé voor al onze medewerkers. Je ontvangt een jaarcontract met uitzicht op een vaste aanstelling bij wederzijds goedbevinden. Bestaande vaste dienstverbanden van interne sollicitanten worden gerespecteerd; Het salaris wordt, afhankelijk van leeftijd en ervaring, ingeschaald volgens de cao Ziekenhuizen in FWG 40-45 met een max. van € 4.346 bij een 36-urige werkweek; 8,33% vakantiegeld en 8,33% eindejaarsuitkering; Een standby- en oproepvergoeding voor de crisisdienst, conform cao; Een persoonlijk opleidingsbudget en toegang tot het brede aanbod van de VieCuri Academie; Flexibele arbeidsvoorwaarden via FlexieCuri, zoals een fietsplan en korting op sportarrangementen en verzekeringen; Voor jonge professionals: aansluiting bij Jong VieCuri, een netwerk gericht op ontwikkeling, kennisdeling en verbinding.
Dit zijn wij. VieCuri is een topklinisch ziekenhuis. Met verstand van zaken en gevoel voor mensen dragen wij zorg voor de gezondheid van alle inwoners in Noord-Limburg. Dát is onze missie. We leveren naast medisch specialistische zorg ook complexe zorg. Patiënten van (ver) buiten de regio komen hiervoor naar ons ziekenhuis. We zijn ambitieus op het gebied van onderzoek, opleiding en innovatie. Naast de behandeling van ziekte, richten wij ons op het gezond(er) worden en blijven van onze patiënten. Daarnaast zijn we een belangrijke opleidingsplek voor artsen, verpleegkundigen en andere behandelaars. Wij willen groeien. In alle opzichten. En dat doen we ook. Niet alleen met bijvoorbeeld de bouw van een nieuw OK-complex, maar ook als het gaat om jouw persoonlijke groei. Jouw welzijn en werkplezier vinden wij erg belangrijk.
Secretaresse afdelingsmanagers Academie 32 Venlo in Amsterdam werkgever: VieCuri
Bij VieCuri Medisch Centrum bieden we een stimulerende werkomgeving waar teamwork en collegialiteit centraal staan. Als afdelingssecretaresse in de Orthopedie/Traumatologie profiteer je van flexibele uren, uitstekende groeimogelijkheden en een cultuur die gericht is op persoonlijke ontwikkeling en patiëntgerichte zorg. Onze locatie biedt niet alleen moderne faciliteiten, maar ook een hechte gemeenschap waarin jouw bijdrage echt gewaardeerd wordt.
Hupjob Expertadvies🤫
Zo denken wij dat je Secretaresse afdelingsmanagers Academie 32 Venlo in Amsterdam kunt binnenhalen
✨Verken lokale gezondheidsnetwerken
Stap af van je scherm en ontmoet mensen in de gezondheidswetenschappen! Zoek naar lokale evenementen, conferenties en netwerksessies waar professionals in de sector samenkomen. Dit kan je niet alleen helpen om contacten te leggen, maar ook om insiderinformatie te krijgen over openstaande functies, zoals die bij VieCuri.
✨Volg relevante opleidingen en webinars
Er zijn veel gratis en betaalde webinars die zich richten op gezondheidswetenschappen en administratie. Door deel te nemen aan deze online sessies leer je niet alleen meer over de trends in de sector, maar zet je jezelf ook op de radar van werkgevers zoals VieCuri. Vergeet niet je betrokkenheid te delen op sociale media!
✨Gebruik je universitaire connecties
Als je recent bent afgestudeerd, maak gebruik van de carrière-services van je universiteit. Veel instellingen hebben sterke connecties met bedrijven in de gezondheidssector, en kunnen je helpen bij het vinden van fulltime rollen. Vraag of ze vacatures hebben of dat ze je kunnen doorverwijzen naar specifieke bedrijven zoals VieCuri.
✨Toon je passie voor de sector
Laat in gesprekken en netwerkbijeenkomsten zien dat je enthousiast bent over gezondheidswetenschappen. Dit kan door je ervaringen, stages of zelfs vrijwilligerswerk te delen. Wanneer je met hiring managers praat, zoals die bij VieCuri, is het belangrijk dat ze jouw motivatie en ambitie voelen. Vergeet ook niet om jezelf aan te melden via onze website!
Wij denken dat je deze vaardigheden nodig hebt om als Secretaresse afdelingsmanagers Academie 32 Venlo in Amsterdam te schitteren
Een paar tips voor je sollicitatie 🫡
Laat je motivatie stralen:Bij een fulltime functie in de gezondheidswetenschappen en administratie willen we jouw passie en motivatie echt zien. In je motivatiebrief moet je duidelijk maken waarom deze rol je aanspreekt, en hoe jouw achtergrond en ervaring in de gezondheidszorg je fit maken voor de rol bij VieCuri.
Focus op relevante certificaten en opleidingen:Zorg ervoor dat je je CV aanvult met relevante opleidingen en certificaten die van belang zijn voor de gezondheidswetenschappen. Zijn er specifieke cursussen of training die je hebt gevolgd? Noem die! Dit laat zien dat je de juiste kennis en vaardigheden hebt om bij VieCuri aan de slag te gaan.
Praktische ervaring telt!:Heb je stage- of werkervaring in de gezondheidsadministratie? Vermeld dit zeker! Geef concrete voorbeelden van situaties waarin je jouw vaardigheden hebt toegepast. Dit laat ons zien dat je niet alleen theoretisch onderlegd bent, maar ook praktisch kunt bijdragen aan ons team.
Pas je CV aan voor de functie:Zorg ervoor dat je je CV afstemt op de specifieke eisen van de functie bij VieCuri. Verlicht je ervaring en vaardigheden die aansluiten bij de rol en gebruik de juiste vaktermen die vaak in de gezondheidszorg worden gebruikt. Dit laat zien dat je de taal van de sector spreekt en dat je goed voorbereid bent.
Zo bereid je je voor op een sollicitatiegesprek bij VieCuri
✨Ken de basis van de gezondheidsadministratie
Zorg ervoor dat je goed vertrouwd bent met de terminologie en processen binnen de gezondheidswetenschappen en administratie. Dit kan variëren van patiëntgegevens beheer tot zorgplanningssystemen. We willen dat je kunt laten zien dat je begrijpt hoe deze elementen samenkomen in de praktijk, dus bereid je voor op specifieke vragen daarover.
✨Bekijk actuele trends in de zorg
In de gezondheidssector gebeurt er constant veel. Denk aan nieuwe wet- en regelgevingen die van invloed kunnen zijn op administratieve processen. Laat tijdens je gesprek zien dat je op de hoogte bent van deze trends en dat je proactief meedenkt over hoe je organisatie zich hierop kan aanpassen.
✨Leg de nadruk op je leercurve en motivatie
Als fulltime kandidaat is het belangrijk dat je niet alleen je huidige vaardigheden benadrukt, maar ook je leergierigheid. Maak duidelijk dat je bereid bent om nieuwe vaardigheden te ontwikkelen en te groeien binnen VieCuri. Dit kan gaan over specifieke softwaretools of nieuwe administratieve procedures die je snel wilt oppakken.
✨Voorbereiding op het team- en cultuurgesprek
In de gezondheidsadministratie hechten bedrijven veel waarde aan samenwerking en klantgerichtheid. Bereid je voor op vragen over je ervaring in teamverband en hoe jij de cultuur van VieCuri zou kunnen versterken. Denk aan voorbeelden waaruit blijkt hoe jij constructief hebt bijgedragen aan je vorige teams.
