In één oogopslag
- Taken: Zorg ervoor dat alles soepel verloopt en collega's optimaal kunnen werken.
- Bedrijf: Vibber, een zelfsturend bedrijf met een informele werksfeer.
- Voordelen: Vrijheid, verantwoordelijkheid, trainingen en een leuk team.
- Overige informatie: Hybride werken mogelijk en ruimte voor persoonlijke ontwikkeling.
- Waarom deze baan: Breng rust in de organisatie en maak impact met jouw proactieve houding.
- Kwalificaties: HBO werk- en denkniveau en minimaal 2 jaar ervaring in een vergelijkbare rol.
Het verwachte salaris ligt tussen 31500 - 38500 € per jaar.
Heb jij dat al geregeld? Dat is een vraag die je bij jou eigenlijk nooit hoort. Niet omdat collega’s niets vragen, maar omdat jij het antwoord meestal al klaar hebt. Je ziet werk voordat het ontstaat. Je hebt de afspraak al gepland, de leverancier al gebeld en de oplossing al bedacht voordat iemand merkt dat er iets geregeld moet worden. Niet omdat iemand het vraagt, maar omdat jij nu eenmaal zo werkt. Herkenbaar? Dan zoeken wij jou.
Bij vibber regel je geen dingen omdat het moet; je regelt ze omdat het nodig zijn. Je houdt overzicht, ziet kansen om slimmer te werken en neemt verantwoordelijkheid. Wij bouwen aan vertrouwen en tonen eigenaarschap. Dat verwachten we dus ook van jou.
Wat ga je doen?
Als officemanager ben jij verantwoordelijk voor het servicebureau en de interne organisatie van vibber. Jij bent degene die ervoor zorgt dat collega’s hun werk optimaal kunnen doen. Je houdt overzicht, bewaakt de voortgang en zorgt dat zaken geregeld zijn voordat iemand erom hoeft te vragen. Voor deze functie werk je in principe vanuit ons kantoor in Rijswijk, maar hybride werken is zeker mogelijk. Je bent het aanspreekpunt voor collega’s, klanten en leveranciers en zorgt ervoor dat de organisatie soepel draait. Daarbij kijk je niet alleen naar wat er vandaag moet gebeuren, maar ook naar hoe het morgen slimmer kan.
Je bent onder andere verantwoordelijk voor:
- Het coördineren van facilitaire zaken en het onderhouden van contact met leveranciers en andere externe partijen.
- Het bewaken van de representativiteit en organisatie van het kantoor van vibber.
- De verwerking van inkomende (digitale) post en facturen en een overzichtelijke administratie.
- Inkoop en voorraadbeheer.
- De ondersteuning van de consultants en directie, waaronder agendabeheer, planning en contact met klanten.
- Het organiseren en coördineren van de vibber academy.
- Het organiseren van borrels en bedrijfsevents.
- Ondersteuning bij HRM-processen, zoals recruitment, verzuim en personeelsadministratie.
- Het signaleren van verbeterkansen en het slimmer inrichten van processen en systemen, zoals AFAS.
Wie ben jij?
Jij bent iemand die altijd drie stappen vooruit denkt. Je ziet wat er moet gebeuren, nog voordat iemand het uitspreekt. Je houdt van structuur, maar raakt niet in de war als de dag ineens anders loopt. Je werkt zelfstandig, neemt verantwoordelijkheid en houdt overzicht, ook als er veel tegelijk speelt. Je schakelt makkelijk tussen collega’s, klanten en leveranciers en voelt goed aan wat er nodig is. Je durft keuzes te maken, spreekt collega’s aan wanneer dat nodig is en denkt voortdurend na over hoe processen beter, slimmer of efficiënter kunnen. Kortom: jij bent degene die rust brengt in de organisatie, omdat jij overzicht houdt wanneer anderen vooral druk zijn.
Daarnaast:
- Heb je HBO werk- en denkniveau
- Heb je minimaal 2 jaar ervaring in een vergelijkbare rol
- Werk je nauwkeurig en georganiseerd, zowel op papier als digitaal
- Heb je ervaring met administratie, planning en bij voorkeur HR-processen
- Ben je handig met systemen zoals MS Office en bij voorkeur AFAS
- Beheers je de Nederlandse en Engelse taal goed in woord en geschrift
- Heb je een proactieve en oplossingsgerichte instelling
Wat biedt vibber?
Vibber biedt vrijheid en verantwoordelijkheid. Wij zijn een zelfsturend bedrijf waarin jij invloed hebt op je rol, je ontwikkeling en je beloning. Dat betekent dat je ruimte krijgt, maar ook dat er iets van je verwacht wordt. Je komt terecht in een team dat hard werkt, direct is en elkaar scherp houdt. We zeggen waar het op staat, helpen elkaar vooruit en zorgen samen voor resultaat. Dat maakt het soms intens, maar vooral ook leuk.
Daarnaast bieden we:
- De mogelijkheid om mee te groeien in je rol en verantwoordelijkheid
- Ruimte voor ontwikkeling via trainingen, opleidingen en praktijkervaring
- Een informele werksfeer met betrokken collega’s en regelmatige borrels en activiteiten
Zie jij jezelf al binnenkomen op kantoor en denken: "Dat is al geregeld."?
Officemanager | Jij hebt het al geregeld werkgever: Vibber
Vibber is een uitstekende werkgever die vrijheid en verantwoordelijkheid biedt in een zelfsturend team. Met een informele werksfeer, ruimte voor persoonlijke ontwikkeling en de mogelijkheid om mee te groeien in je rol, zorgen we ervoor dat je niet alleen je werk kunt doen, maar ook plezier hebt in wat je doet. In ons kantoor in Rijswijk, waar hybride werken mogelijk is, krijg je de kans om impact te maken en processen slimmer in te richten, terwijl je samenwerkt met betrokken collega's.
Hupjob Expertadvies🤫
Zo denken wij dat je Officemanager | Jij hebt het al geregeld kunt binnenhalen
✨Maak gebruik van lokale netwerkbijeenkomsten
Bedrijfsleiderschap en management draait om connecties! Ga naar netwerkbijeenkomsten, conferenties of seminars in jouw regio. Dit is een geweldige manier om direct met managers en beslissers in contact te komen en jezelf in de kijker te spelen.
✨Show je impact met een online portfolio
Zelfs als je al ervaring hebt, kan een online portfolio een enorme meerwaarde zijn. Laat projecten zien die je hebt geleid, resultaten die je hebt behaald en hoe je andere teams hebt geholpen. Dit helpt ons, maar vooral ook recruiters, te zien hoe jij waarde toevoegt!
✨Volg relevante opleidingen of trainingen
Zorg ervoor dat je je vaardigheden up-to-date houdt door deel te nemen aan webinars, workshops of opleidingen die gericht zijn op bedrijfsleiderschap. Dit laat zien dat je proactief bent in je ontwikkeling en geeft je extra voordelen tijdens sollicitaties.
✨Solliciteer direct via onze website
Zorg dat je jouw sollicitatie rechtstreeks via onze website indient. Hierdoor ben je sneller zichtbaar voor het team van Vibber en kun je je enthousiasme voor de rol van Officemanager | Jij hebt het al geregeld beter overbrengen. We kijken ernaar uit om je te zien!
Wij denken dat je deze vaardigheden nodig hebt om als Officemanager | Jij hebt het al geregeld te schitteren
Een paar tips voor je sollicitatie 🫡
Laat je leiderschapskwaliteiten zien:In je CV en motivatiebrief is het belangrijk om je leiderschapsvaardigheden te benadrukken. Benadruk projecten waar je leiding aan hebt gegeven of teams die je hebt gemanaged. Dit laat zien dat je de ervaring en het inzicht hebt om een effectieve bedrijfsleider te zijn bij Vibber.
Gebruik cijfers om impact te tonen:In de wereld van bedrijfsleiderschap en management staan resultaten centraal. Zorg ervoor dat je kwantitatieve prestaties en resultaten vermeldt in je CV. Dit kan bijvoorbeeld het verhogen van de omzet met een bepaald percentage zijn of het succesvol implementeren van een nieuw beleid dat kosten heeft bespaard.
Persoonlijke motivatie enthousiast delen:In je motivatiebrief wil je ons echt laten zien waarom jij zo enthousiast bent over de rol bij Vibber. Praat over je motivatie om in management te werken en welke specifieke aspecten van ons bedrijf jou aanspreken. Dit helpt ons te begrijpen wat jou drijft en hoe jij kunt bijdragen aan ons team.
Netwerk en referenties:Bij fulltime posities in management is het vaak waardevol om referenties op te nemen van eerdere banen of projecten. Zorg ervoor dat je mensen hebt die je leiderschapskwaliteiten kunnen bevestigen. Dit geeft ons extra vertrouwen in jouw vaardigheden en verleden als manager.
Zo bereid je je voor op een sollicitatiegesprek bij Vibber
✨Ken je leiderschapsstijl
Voordat je naar je gesprek gaat bij Vibber, neem de tijd om je leiderschapsstijl goed te begrijpen. Ze zullen waarschijnlijk vragen hoe je team draait en conflict opspoort en oplost. Denk na over voorbeelden uit je ervaring die je aanpak illustreren.
✨Strategisch denken is key
In een rol als Officemanager | Jij hebt het al geregeld is strategisch denken cruciaal. Bereid je voor op vragen die je vermogen tot lange termijn plannen testen. Je kan bijvoorbeeld gevraagd worden om een case study te bespreken of een probleem waar je ooit mee te maken had aan te pakken. Denk na over hoe je dat op een strategische manier hebt aangepakt.
✨Begrip van bedrijfsprocessen
Zorg ervoor dat je goed op de hoogte bent van de bedrijfsprocessen die belangrijk zijn in jouw branche. Neem de tijd om te onderzoeken hoe Vibber werkt en voorbijgaat aan de basisprincipes. Dit laat zien dat je niet alleen geïnteresseerd bent in de functie, maar dat je ook een bijdrage wilt leveren aan de groei.
✨Een overtuigende visie presenteren
Aangezien dit een fulltime rol is, willen ze waarschijnlijk zien dat je een duidelijke visie hebt voor de toekomst van je team of het bedrijf. Wees klaar om je ideeën en plannen te delen, en zorg ervoor dat ze goed onderbouwd zijn. Dit laat zien dat je niet alleen reageert op de huidige situatie, maar ook in staat bent om vooruit te denken.
