In één oogopslag
- Taken: Ondersteun collega's met administratieve taken en zorg voor een soepel verloop van processen.
- Bedrijf: Veilig Thuis, een organisatie die zich inzet tegen huiselijk geweld.
- Voordelen: Competitief salaris, IKB, thuiswerkvergoeding en opleidingsmogelijkheden.
- Overige informatie: Dynamische werkomgeving met mogelijkheden voor persoonlijke ontwikkeling.
- Waarom deze baan: Maak een verschil in de samenleving door essentiële ondersteuning te bieden aan hulpverleners.
- Kwalificaties: MBO werk- en denkniveau, ervaring met Office 365 en goede organisatorische vaardigheden.
Het verwachte salaris ligt tussen 2838 - 4098 € per maand.
Als medewerker secretariaat bij Veilig Thuis ben je een belangrijke steun voor collega's binnen de organisatie. Je houdt overzicht, schakelt gemakkelijk tussen uiteenlopende werkzaamheden en zorgt ervoor dat processen soepel verlopen. Geen dag is hetzelfde en juist die afwisseling geeft jou energie. Voor deze functie is het belangrijk dat je beschikbaar bent op woensdag, donderdag en vrijdag.
In deze afwisselende functie zorg je ervoor dat collega's in het primaire proces, teamcoördinatoren en het managementteam kunnen rekenen op een goed georganiseerde en proactieve ondersteuning. Je bent vaak het eerste aanspreekpunt voor binnenkomende telefonische vragen en zorgt voor een zorgvuldige verwerking van meldingen in cliëntdossiers. Daarnaast houd je overzicht op gemaakte afspraken, lopende acties en belangrijke termijnen, waaronder deadlines van klachtendossiers en inzageverzoeken. Ook verzorg je de verwerking van inkomende post en handel je algemene én vertrouwelijke correspondentie en documenten zorgvuldig af. Dankzij jouw nauwkeurigheid, organisatietalent en gevoel voor prioriteiten verlopen de administratieve en secretariële processen soepel en kunnen collega's zich richten op hun werkzaamheden voor cliënten.
Verder:
- Ondersteun je de directiesecretaresse bij de organisatie en voorbereiding van vergaderingen, bijeenkomsten en trainingen;
- Doe je verslaglegging van teamoverleggen;
- Ondersteun je collega's met vragen over Clavis, Office 365 en printers;
- Reserveer je externe locaties voor vergaderingen/bijeenkomsten en organiseer je teamuitjes en vieringen van jubilea;
- Zorg je voor het bestellen en beheren van kantoorartikelen, folders en overige materialen.
Hoewel je niet zelf in de hulpverlening werkt, is jouw bijdrage onmisbaar. Dankzij jouw ondersteuning kunnen collega's zich volledig richten op het bieden van hulp en ondersteuning aan inwoners die te maken hebben met huiselijk geweld of kindermishandeling.
Samen met drie collega's vorm je het secretariaat van Veilig Thuis. Veilig Thuis Kennemerland bestaat uit verschillende teams: Acute Onveiligheid, Stabiele Veiligheid, Bureaudienst, Secretariaat, Expertise en Kwaliteit en Innovatie. Een aantal teams hebben een teamcoördinator, de teams worden aangestuurd door drie managers. Je valt onder de directe aansturing van 1 van de Managers Veilig Thuis. Bij Veilig Thuis werken ongeveer 100 medewerkers.
Jij voelt je prettig in een omgeving waar geen dag hetzelfde is. Je houdt moeiteloos overzicht, schakelt gemakkelijk tussen verschillende werkzaamheden en blijft ook bij onverwachte situaties rustig en zorgvuldig werken. Omdat je dagelijks te maken hebt met complexe en privacygevoelige informatie, weet je betrokkenheid te combineren met een professionele en discrete houding. Daarnaast werk je nauwkeurig, ben je servicegericht en weet je collega's op een prettige manier te ondersteunen.
Verder:
- heb je mbo werk- en denkniveau, bij voorkeur met een secretariële of administratieve achtergrond in een vergelijkbare functie;
- ben je vertrouwd met Office 365, waaronder Word, Excel, Outlook en Teams;
- ben je beschikbaar op woensdag, donderdag en vrijdag.
Als Medewerker Secretariaat versterk je ons 24 uur per week. De bijbehorende arbeidsvoorwaarden zijn op basis van 36 uur per week: Afhankelijk van jouw kennis en ervaring word je ingeschaald in schaal 7 (min. € 2.838,00 en max. €4.098,00). We werken met vaste salarisschalen; Een Individueel Keuze Budget (IKB) van 18,63% van je bruto jaarsalaris, waarmee je zelf keuzes maakt die bij jou passen. Tijdelijke aanstelling voor een jaar met uitzicht op vast dienstverband; Op zoek naar nog meer spanning naast je werk? Je kunt een nevenfunctie vervullen in onze crisisorganisatie. Zodra jouw pieper gaat, kom je in actie; We vinden persoonlijk contact en samenwerking belangrijk. Daarom werk je voornamelijk op locatie. Na je inwerkperiode is thuiswerken in overleg mogelijk, waarbij je eens per twee weken op vrijdag vanuit huis kunt werken. Je ontvangt hiervoor een thuiswerkvergoeding en een vergoeding voor thuiswerkmiddelen. Wij bieden verschillende trainingen en opleidingen aan om je te blijven ontwikkelen in je functie of op persoonlijk vlak.
Bij Veilig Thuis Kennemerland is onze missie het voorkomen en stoppen van huiselijk geweld en kindermishandeling en het duurzaam borgen van de veiligheid van alle betrokkenen. Kijk voor meer informatie over Veilig Thuis op www.veiligthuis-ken.nl.
Medewerker Secretariaat - Veilig Thuis in Amsterdam werkgever: Veiligheidsregio Kennemerland / GGD Kennemerland
Veilig Thuis Kennemerland is een uitstekende werkgever die zich inzet voor de veiligheid en gezondheid van de regio. Met een sterke focus op persoonlijke ontwikkeling, biedt het team diverse trainingen en opleidingen aan, terwijl de werkcultuur wordt gekenmerkt door samenwerking en betrokkenheid. Werken in Haarlem betekent niet alleen een competitief salaris en aantrekkelijke arbeidsvoorwaarden, maar ook de kans om bij te dragen aan een belangrijke missie: het voorkomen van huiselijk geweld en kindermishandeling.
Contactgegevens:
Recruitmentteam van Veiligheidsregio Kennemerland / GGD Kennemerland
Hupjob Expertadvies🤫
Zo denken wij dat je Medewerker Secretariaat - Veilig Thuis in Amsterdam kunt binnenhalen
✨Ontdek lokale zorggemeenschappen
In de wereld van gezondheidswetenschappen en administratie is het super waardevol om networking te doen binnen lokale zorggemeenschappen. Bezoek bijeenkomsten, conferenties of workshops in jouw regio waar professionals uit de sector samenkomen. Dit is een geweldige manier om contacten te leggen en misschien zelfs een kijkje te nemen bij organisaties die parttime medewerkers zoeken.
✨Ga voor stage- of praktijkervaring
De gezondheidswetenschappen zijn altijd op zoek naar nieuwe talenten. Overweeg om je in te schrijven voor een stage of praktijkervaring die aansluit bij je interesses. Veel organisaties bieden parttime mogelijkheden die perfect zijn voor studenten of starters en je kunt misschien een voet tussen de deur krijgen bij een bedrijf dat jou aanspreekt.
✨Wees zichtbaar op sociale media
Gebruik platforms zoals LinkedIn om je expertise in gezondheidswetenschappen en administratie te delen. Post regelmatig interessante artikelen, stel vragen of reageer op discussies in relevante groepen. Dit vergroot je zichtbaarheid en kan je helpen om de aandacht van recruiters te trekken.
✨Solliciteer via onze website!
Vergeet niet om onze website in de gaten te houden voor parttime mogelijkheden in jouw interessegebied. We willen je aanmoedigen om te solliciteren! Je vindt daar een scala aan vacatures in de gezondheidswetenschappen en administratie, en misschien staat jouw ideale rol wel tussen de openstaande functies.
Wij denken dat je deze vaardigheden nodig hebt om als Medewerker Secretariaat - Veilig Thuis in Amsterdam te schitteren
Een paar tips voor je sollicitatie 🫡
Maak je CV relevant voor de gezondheidswetenschappen:Zorg ervoor dat je CV een duidelijke focus heeft op je opleiding en ervaring binnen gezondheidswetenschappen en administratie. Vermeld specifieke vakken, projecten of stages die aansluiten bij de rol bij Veiligheidsregio Kennemerland / GGD Kennemerland. Dit laat zien dat je de juiste kennis en vaardigheden meebrengt!
Je motivatie is key:In je sollicitatiebrief is het belangrijk om uit te leggen waarom je geïnteresseerd bent in deze rol en hoe je jezelf ziet groeien binnen Veiligheidsregio Kennemerland / GGD Kennemerland. Leg de nadruk op je leergierigheid en je enthousiasme om bij te dragen aan de gezondheidszorg, vooral omdat je parttime gaat werken. Dat maakt je aanvraag uniek!
Vergeet je certificaten niet:Heb je relevante certificaten of extra cursussen gevolgd die je kennis over gezondheidswetenschappen en administratie aantonen? Voeg deze toe aan je aanvraag. Het laat je toewijding en expertise zien, wat een groot pluspunt is voor ons bij Veiligheidsregio Kennemerland / GGD Kennemerland!
Flexibiliteit in je beschikbaarheid:Bij een parttime functie is het essentieel om je beschikbaarheid helder te communiceren. Laat in je sollicitatie weten op welke dagen en tijden je kunt werken. Dit geeft ons een goed overzicht van hoe we jou kunnen inzetten en versterkt je aanvraag.
Zo bereid je je voor op een sollicitatiegesprek bij Veiligheidsregio Kennemerland / GGD Kennemerland
✨Ken je vakgebied en trends
Zorg ervoor dat je op de hoogte bent van de nieuwste ontwikkelingen binnen gezondheidswetenschappen en -administratie. Dit kan variëren van wet- en regelgeving tot recente studies. Laat zien dat je geïnteresseerd bent in de impact van deze veranderingen op de sector en hoe jouw rol hierin past.
✨Praktische ervaring delen
Als je al tijdens je studie of een eerdere stage ervaring hebt opgedaan, zorg dan dat je dit kunt delen. Vertel over specifieke situaties waarin je administratieve taken hebt uitgevoerd of waarbij je gezondheidsdata hebt geanalyseerd. Dit toont niet alleen je vaardigheden aan maar ook je voorbereiding op de rol.
✨Flexibiliteit en inzetbaarheid
Omdat het een parttime functie is, wees voorbereid om je flexibiliteit te benadrukken. Werkgevers willen weten dat je beschikbaar bent op de tijden die zij nodig hebben. Denk na over je beschikbare uren en hoe je deze het beste kunt afstemmen op hun behoefte.
✨Technische vaardigheden en tools
Je kunt vragen verwachten over specifieke software of systemen die vaak in de gezondheidsadministratie worden gebruikt, zoals elektronische patiëntendossiers of databases. Zorg dat je hierover kunt praten en eventueel voorbeelden geeft van hoe je deze tools hebt gebruikt in eerdere projecten of stages.
