In één oogopslag
- Taken: Beheer complexe agenda's en ondersteun de Board of Directors met diverse administratieve taken.
- Bedrijf: Vebego, een dynamisch bedrijf dat zich richt op een betere leef- en werkomgeving.
- Voordelen: Vast contract, flexibele werktijden, laptop, telefoon en een informele werksfeer.
- Overige informatie: Werken in een team waar leren en kennis delen centraal staan.
- Waarom deze baan: Maak impact achter de schermen en ontwikkel je talenten in een uitdagende rol.
- Kwalificaties: HBO werk- en denkniveau, ervaring in secretariële functies en sterke communicatieve vaardigheden.
Het verwachte salaris ligt tussen 2847 - 4068 € per maand.
Werken in een dynamische omgeving waar je elke dag wordt uitgedaagd en blijft groeien? Een rol waarin je continu schakelt op hoog niveau en impact maakt achter de schermen? Krijg jij energie van plannen en organiseren, vooruitdenken en het ontzorgen van bestuurders en stakeholders – en houd je moeiteloos overzicht, ook als de druk toeneemt? Dan is de vacature van Management assistent binnen het Board Support Team van Vebego echt iets voor jou!
Als Management assistent bij Vebego ben jij - samen met je collega’s van het Board Support Team - een onmisbare schakel in de ondersteuning van de Board of Directors en andere stakeholders. Je rapporteert aan de Manager Board Support. Je takenpakket als Management assistent is breed:
- Je beheert proactief complexe agenda’s en mailboxen, signaleert knelpunten en acteert hier tijdig op.
- Je anticipeert op wat er speelt en neemt zelf initiatief om zaken te organiseren en af te stemmen, zodat alles soepel en tijdig verloopt.
- Je bewaakt actielijsten voor je stakeholder(s), bespreekt acties en lost op wat kan.
- Je ondersteunt stakeholders bij projecten door informatie te verzamelen, te verwerken en te structureren en diverse administratieve en organisatorische werkzaamheden op te pakken.
- Samen met je collega’s organiseer je alle voorkomende werkzaamheden, zoals diverse projectmatige en administratieve activiteiten, (buitenlandse) reizen, bijeenkomsten en events.
- Je zorgt voor een goede voorbereiding en afstemming en betrekt daarbij de juiste stakeholders.
- Je bent een verbindende schakel en zorgt ervoor dat informatie op de juiste plek in de organisatie terechtkomt, vaak nog voordat hier expliciet om gevraagd wordt.
- Je bewaakt acties, signaleert verbeterpunten en draagt actief bij aan het continu verbeteren van de dienstverlening, waarbij je ook gebruikmaakt van slimme technologische oplossingen zoals A.I. om het werk efficiënter en effectiever te maken.
Dit bieden we jou:
- Direct een vast contract voor 28-32 uur per week.
- Salaris tussen € 2.847,- en € 4.068,- per maand (op basis van 40 uur per week).
- Een maandsalaris vakantiegeld en eindejaarsuitkering.
- Een variabele beloning en een flexibele verlofregeling.
- Vrijheid en zelfstandigheid, korte lijnen, informele werksfeer en fijne collega’s die altijd voor elkaar klaar staan.
- Veel werkplezier (we werken hard, maar vergeten zeker ook niet om te lachen).
- Je krijgt uiteraard een laptop en telefoon ter beschikking.
- Flexibiliteit om zowel op locatie als vanuit huis te werken, waarbij natuurlijk alle facilitaire middelen voor een fijne thuiswerkplek worden verzorgd.
- Het team werkt één keer per week samen vanuit onze locatie in Voerendaal.
Wij zijn Vebego. Met bijna 39.000 collega’s werken wij elke dag aan een betere leef- en werkomgeving. Een omgeving waarin mensen zich thuis voelen en het beste uit zichzelf halen. Wij geven onze medewerkers de ruimte, dagen ze uit hun talenten te ontwikkelen en moedigen ze aan vindingrijk te zijn. Om zo hun beste werk te leveren, met een glimlach op hun gezicht.
Als Management assistent binnen Vebego ben je in staat om op verschillende niveaus te communiceren en je weet wat complex stakeholdermanagement van je vraagt. Je hebt aan een half woord genoeg en houdt nauwlettend in de gaten dat er niets over het hoofd gezien wordt. Als het in jouw handen ligt, wordt het geregeld. Je werkt namelijk gestructureerd, hebt kwaliteit hoog in het vaandel staan en streeft steeds naar een optimale dienstverlening. Hiervoor zet je graag dat extra stapje. Als het nodig is, ben je flexibel beschikbaar (ook wel eens buiten kantoortijden en indien nodig vanuit andere locaties).
Jouw enthousiasme en energie werken aanstekelijk en collega’s werken graag met jou samen. Je ziet wat er moet gebeuren en pakt zaken zelfstandig op, je weet de juiste prioriteiten te stellen, bent communicatief sterk, hebt een luisterend oor, vraagt door en beschikt indien nodig over engelengeduld. Je bent nieuwsgierig naar nieuwe technologieën. Je bent een teamspeler en draagt actief bij aan een omgeving waarin collega’s van elkaar leren, kennis delen en elkaar versterken. Vanzelfsprekend ga je integer om met vertrouwelijke informatie.
Als Management assistent breng je verder mee:
- HBO werk- en denkniveau, aangevuld met enkele jaren werkervaring op secretarieel gebied.
- Je functioneert zelfstandig, toont eigenaarschap en weet een stevige positie te houden in een dynamische omgeving.
- Je bent nieuwsgierig en wilt je ook graag nog verder ontwikkelen.
- Uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift is een must.
- Beschik je bovendien over een goede beheersing van de Duitse taal, dan heb je absoluut een streepje voor.
- Goede kennis van Office 365 en affiniteit met nieuwe technologische ontwikkelingen, zoals A.I.
Interesse om aan de slag te gaan als Management assistent?
Management assistent in Voerendaal werkgever: Vebego
Bij Vebego ben je niet alleen een medewerker, maar maak je deel uit van een hecht familiebedrijf dat waarde hecht aan jouw welzijn en ontwikkeling. Met een aantrekkelijk salaris, uitstekende secundaire arbeidsvoorwaarden zoals een eindejaarsbonus en 25 vakantiedagen, bieden wij een stimulerende werkomgeving in Soesterberg waar je zelfstandig kunt werken en je bijdrage aan een schone en veilige werkomgeving voor Defensie van groot belang is. Wij geloven in de kracht van ons team en zorgen ervoor dat jij je welkom voelt vanaf dag één.
Hupjob Expertadvies🤫
Zo denken wij dat je Management assistent in Voerendaal kunt binnenhalen
✨Word actief in HR-community's
Zoek naar lokale of online HR-groepen en netwerken. Dit zijn geweldige plekken om in contact te komen met anderen in het veld, ervaringen uit te wisselen en op de hoogte te blijven van de laatste trends. Deel je kennis en leer van anderen; dat maakt je zichtbaar!
✨Bezoek HR-events en conferenties
Neem deel aan HR-conferenties, workshops of netwerkevenementen in jouw omgeving. Dit helpt niet alleen om je netwerk uit te breiden, maar ook om je vaardigheden en kennis te laten zien. Wie weet ontmoet je wel iemand van Vebego!
✨Gebruik onze website om te solliciteren
Bij Vebego zijn we altijd op zoek naar enthousiaste HR-professionals. Zorg ervoor dat je je sollicitatie via onze website indient, zodat je in onze systemen terechtkomt en je kan laten zien dat je echt geïnteresseerd bent in de rol.
✨Laat je ervaring spreken
Vergeet niet om concrete voorbeelden van je werk en prestaties klaar te hebben. Tijdens gesprekken is het belangrijk om te laten zien wat je hebt bereikt in eerdere functies. Gebruik data en verhalen om je impact te illustreren!
Wij denken dat je deze vaardigheden nodig hebt om als Management assistent in Voerendaal te schitteren
Een paar tips voor je sollicitatie 🫡
Laat je passie voor personeel zien:Schrijf een coverletter waarin je duidelijk maakt waarom je enthousiast bent over HR. Deel persoonlijke ervaringen die je passie voor het menselijk aspect van werk benadrukken. Dit laat ons bij Vebego zien dat je niet alleen over vaardigheden beschikt, maar ook echte betrokkenheid toont.
Benadruk je communicatieve vaardigheden:In de HR-wereld zijn sterke communicatieve vaardigheden cruciaal. Zorg ervoor dat je CV en eventuele bijlagen laten zien hoe je in het verleden effectief hebt gecommuniceerd met teams, leidinggevenden en medewerkers. Dit kan via voorbeelden van projecten of successen in eerdere functies.
Toon je kennis van arbeidsrecht en HR-tools:Vermeld specifieke kennis van arbeidsrechten of ervaring met HR-software in je CV. Dit geeft ons een goed beeld van jouw vaardigheden en hoe je een waardevolle aanvulling voor Vebego kan zijn. Certificaten of cursussen die je hebt gevolgd zijn hier ook erg relevant!
Een professionele maar persoonlijke aanpak:Als je een CV opmaakt, probeer dan een balans te vinden tussen professionaliteit en een persoonlijke touch. We willen weten wie de persoon achter de ervaring is! Zorg ervoor dat je bij Vebego solliciteert via onze website zodat we jouw unieke persoonlijkheid kunnen leren kennen.
Zo bereid je je voor op een sollicitatiegesprek bij Vebego
✨Ken je HR-tools en -software
Zorg ervoor dat je goed thuis bent in de tools die veel gebruikt worden in HR, zoals HRIS-systemen of ATS-software. Tijdens je interview bij Vebego kunnen ze specifieke vragen stellen over je ervaring met deze systemen, dus bereid je voor om voorbeelden te delen.
✨Weet wat de huidige HR-trends zijn
HR is altijd in beweging, dus wees goed geïnformeerd over de laatste trends zoals thuiswerken en diversiteit op de werkvloer. Bij Vebego kan het zijn dat ze willen weten hoe jij deze trends kunt toepassen in de rol als Management assistent.
✨Bereid je voor op gedragsvragen
In een HR-rol draait het veel om mensen. Wees voorbereid op gedragsvragen zoals hoe je met lastige situaties omgaat of hoe je de teamdynamiek kunt verbeteren. Gebruik de STAR-methode om je antwoorden gestructureerd te houden.
✨Toon je passie voor mensen en organisatiecultuur
Aangezien dit een fulltime rol is, is het belangrijk dat je laat zien dat je gefocust bent op mensen en organisatiecultuur. Geef aan hoe je de werkplek tot een betere omgeving wilt maken en hoe je dat in het verleden hebt gedaan. Dit kan echt het verschil maken in je gesprek met Vebego.
