Interim Office Manager in Eindhoven

Werken bij VB Groep betekent:

• Een veelzijdige interim-opdracht – Je ondersteunt het stafmanagement en de directie van VB Groep op organisatorisch, secretarieel en praktisch gebied;
• Veel vrijheid en verantwoordelijkheid – Je ziet zelf waar werk ligt, neemt initiatief en pakt zaken zelfstandig op;
• Een centrale rol binnen onze staforganisatie – Jij zorgt ervoor dat praktische en organisatorische zaken op ons kantoor soepel verlopen;
• Werken binnen een familiebedrijf – Met korte lijnen, een informele sfeer en collega’s die gemakkelijk bij elkaar binnenlopen.

Ben jij de organisatorische kracht achter onze dagelijkse praktijk? Voor VB Groep zoeken we een ervaren Interim Office Manager die ons tijdelijk ondersteunt bij de dagelijkse organisatie op onze locatie aan de Elzentlaan en bij de ondersteuning van ons stafmanagement en directie. Je bent iemand die niet afwacht tot werkzaamheden worden toegewezen, maar zelf ziet waar werk ligt. Je signaleert kansen om zaken slimmer, beter of efficiënter te organiseren, neemt initiatief en zorgt ervoor dat acties worden opgepakt en afgerond.

Je werkzaamheden zijn breed. Het ene moment beheer je agenda’s en mailboxen van management en directie, het volgende moment ontvang je bezoekers, organiseer je een overleg, stem je iets af met een leverancier of pak je zelfstandig een praktische of organisatorische vraag op. Je werkt nauw samen met collega’s binnen de staf van VB Groep en schakelt regelmatig tussen verschillende werkzaamheden en prioriteiten. Dat vraagt om iemand die zelfstandig werkt, assertief is, overzicht houdt en makkelijk verantwoordelijkheid naar zich toe trekt.

Het gaat om een interim-opdracht voor 3 tot 6 maanden, met de mogelijkheid om de opdracht daarna met nog eens maximaal 6 maanden te verlengen. De omvang van de opdracht stemmen we in overleg af. We zoeken iemand die 16 tot 32 uur per week beschikbaar is, bij voorkeur verdeeld over vier of vijf werkdagen. Denk bijvoorbeeld aan vier of vijf halve dagen, maar hierin kijken we vooral naar wat praktisch goed aansluit.

Wat ga je doen? Je zorgt voor een professionele en goed georganiseerde dagelijkse ondersteuning van de staforganisatie van VB Groep. Daarbij combineer je office management met secretariële, administratieve en facilitaire werkzaamheden. In deze rol draait het vooral om:

• Beheren van agenda’s, mailboxen, afspraken en acties;
• Organiseren van vergaderingen, bijeenkomsten en faciliteiten;
• Ontvangen van bezoekers en verzorgen van de telefonische bereikbaarheid;
• Verzorgen van correspondentie, post, documenten en administratie;
• Onderhouden van contact met leveranciers en externe relaties;
• Beheren van kantoorvoorraden en overige praktische zaken;
• Signaleren en zelfstandig oppakken van werkzaamheden en verbeterkansen.

Wat krijg je ervoor terug? Je gaat als Interim Office Manager aan de slag binnen VB Groep, een financieel gezond familiebedrijf met meerdere bedrijven actief binnen ontwikkeling, bouw en vastgoed. Je werkt vanuit onze locatie aan de Elzentlaan, waar verschillende stafdisciplines van VB Groep samenkomen. Je krijgt een zelfstandige en afwisselende opdracht waarin je veel contact hebt met stafmanagement, directie en collega’s binnen de organisatie.

Het betreft een opdracht voor 3 tot 6 maanden, met de mogelijkheid tot verlenging met nog eens maximaal 6 maanden. De omvang van de opdracht bedraagt 16 tot 32 uur per week en wordt in overleg vastgesteld. Onze voorkeur gaat uit naar een verdeling over drie tot vijf werkdagen. Daarnaast maken we vooraf duidelijke afspraken over jouw beschikbaarheid en het overeengekomen tarief.

Wie ben jij? Je bent een ervaren en zelfstandige Office Manager die snel schakelt, overzicht houdt en zelf ziet wat er nodig is. Je werkt proactief, durft initiatief te nemen en weet wanneer je zelfstandig kunt handelen of juist moet afstemmen. Je omschrijft jezelf als:

• Proactief, zelfstandig en initiatiefnemend;
• Organisatorisch sterk en goed in het stellen van prioriteiten;
• Assertief, communicatief vaardig en zorgvuldig;
• Gastvrij, representatief en praktisch ingesteld;
• Ervaren met Microsoft Office en digitale systemen;
• Ervaren in een vergelijkbare office- of secretariële rol;
• Minimaal 16 uur per week beschikbaar;
• Een interim professional die zichzelf aanbiedt middels een ZZP-constructie, zonder tussenkomst van een bureau.

Wie zijn wij? VB Groep bestaat uit een aantal familiebedrijven die actief zijn in ontwikkeling en bouw. We staan dicht bij onze klanten en bij onze mensen. We delen kennis, trekken samen op als dat nodig is en schakelen snel. De lijntjes zijn kort, de deuren staan open en de directeuren noemen we gewoon bij hun voornaam. Zo helpen we elkaar (en jou!) elke dag een stapje verder, want: ‘Resultaat komt samen’. We zijn een flexibele, energieke organisatie met uitdagende renovatie- en nieuwbouwprojecten. Een plek waar je kunt groeien, waar je gezien wordt en het verschil kunt maken voor je werk, je collega’s en jezelf.