In één oogopslag
- Taken: Beheer klantklachten en bied commerciële ondersteuning in een dynamische omgeving.
- Bedrijf: Varex, een organisatie die klanttevredenheid hoog in het vaandel heeft staan.
- Voordelen: Ontwikkelmogelijkheden binnen Customer Service en commerciële rollen.
- Overige informatie: Werken in een team dat streeft naar kwaliteit en continuïteit.
- Waarom deze baan: Combineer klachtbehandeling met inside sales en maak impact op klanttevredenheid.
- Kwalificaties: Ervaring met ERP/CRM-systemen en sterke administratieve vaardigheden.
Het verwachte salaris ligt tussen 29700 - 36300 € per jaar.
Profiel Customer Support Specialist
De ideale kandidaat haalt voldoening uit het creëren van structuur, het bewaken van processen en het oplossen van klantvraagstukken. Deze persoon is administratief sterk, werkt nauwkeurig en laat dossiers niet los totdat ze volledig zijn afgerond. Commerciële ondersteuning wordt gezien als een belangrijk onderdeel van de functie, maar het zwaartepunt ligt op het versterken van het klachten- en retourproces, het creëren van duidelijke eigenaarschap en het waarborgen van kwaliteit en continuïteit binnen Customer Service & Sales.
De grootste organisatorische winst op korte termijn zit in het op peil brengen en verder professionaliseren van de klachtenafhandeling, het verminderen van de afhankelijkheid van één specialist en het ontlasten van de commerciële medewerkers zodat zij zich kunnen blijven richten op klantcontact en omzetondersteuning. De wens is de bestaande functies te combineren in 1 functie: klantklachten (20 uur) en inside sales support (20 uur). Nadruk ligt op eigenaarschap, nauwkeurigheid en klantcommunicatie.
Waarom deze functie aantrekkelijk is voor Varex:
- Versterkt de capaciteit voor klachtbehandeling zonder een volledig dedicated klachtencoördinator nodig te hebben.
- Vergroot de continuïteit binnen Customer Service.
- Combineert commerciële ondersteuning met klanttevredenheid.
- Zorgt voor duidelijk eigenaarschap van klantissues.
- Vermindert achterstanden in klachtenafhandeling en verhoogt de snelheid van communicatie richting klanten.
- Creëert een veelzijdige functie met ontwikkelmogelijkheden richting Customer Service, Quality of commerciële rollen.
Doel van de functie:
Het ondersteunen van de Customer Service & Sales organisatie door het coördineren en opvolgen van klantklachten en het bieden van commerciële binnendienstondersteuning. De functie draagt bij aan een hoge klanttevredenheid door middel van accurate administratieve verwerking, duidelijke communicatie en sterk eigenaarschap in de opvolging van klantvraagstukken.
Plaats in de organisatie:
Rapporteert aan: Manager CSD
Functieomschrijving:
- Klachtcoördinatie (circa 50%): Registreren, monitoren en opvolgen van klantklachten in de daarvoor bestemde systemen. Fungeren als eerste aanspreekpunt voor klanten met betrekking tot klachten. Bewaken van doorlooptijden en zorgdragen voor tijdige communicatie richting klanten en interne stakeholders. Coördineren van de opvolging tussen Customer Service, Quality, Operations en andere betrokken afdelingen. Zorgdragen voor een complete en correcte administratieve vastlegging van klachten. Signaleren van trends, structurele afwijkingen en verbeterkansen binnen het klachtenproces. Opstellen en communiceren van statusupdates en afsluitende rapportages richting klanten. Actief eigenaarschap nemen over klachten totdat deze volledig zijn afgehandeld.
- Inside Sales Support (circa 50%): Verwerken van offertes, orders en orderwijzigingen in ERP- en CRM-systemen. Versturen van orderbevestigingen en bewaken van de voortgang van klantorders. Onderhouden van klantinformatie in CRM-systemen. Ondersteunen van accountmanagers bij commerciële en administratieve activiteiten. Beantwoorden van klantvragen over levertijden, producten, documentatie en orderstatus. Afstemmen met Planning, Warehouse en Finance over leveringen, wijzigingen en klantverzoeken. Signaleren van afwijkingen tussen forecast en werkelijke klantvraag en deze bespreekbaar maken met de commerciële organisatie.
Kennis en Vaardigheden:
- Ervaring met ERP- en CRM-systemen.
- Goede beheersing van Microsoft Office, met name Excel en Outlook.
- Sterke administratieve vaardigheden en oog voor detail.
- Goede communicatieve vaardigheden in Nederlands en Engels.
- Vermogen om meerdere dossiers tegelijkertijd te beheren.
- Ervaring met klantcontact in een internationale omgeving.
- Affiniteit met technische producten en productieomgevingen is een pré.
Verantwoordelijkheden:
- Correcte en tijdige verwerking van klachtendossiers.
- Accurate vastlegging van klantinformatie, orders en klachten.
- Heldere en professionele communicatie richting klanten en interne stakeholders.
- Het bewaken van afspraken, deadlines en acties.
- Het zelfstandig oppakken en afronden van klantvraagstukken.
- Het signaleren en escaleren van risico's die impact kunnen hebben op klanttevredenheid.
Competenties:
- Essentieel: Accuratesse: Werkt uiterst zorgvuldig en gestructureerd. Heeft oog voor detail en gegevenskwaliteit. Waarborgt een complete en correcte administratie. Volgt procedures consistent en nauwkeurig.
- Eigenaarschap: Neemt verantwoordelijkheid voor dossiers van A tot Z. Komt afspraken na en bewaakt opvolging. Escaleert tijdig wanneer voortgang stagneert.
Customer Service Employee in Doetinchem werkgever: vareximaging
Varex is een uitstekende werkgever die zich richt op het creëren van een ondersteunende en professionele werkomgeving voor haar medewerkers. Met een sterke focus op klanttevredenheid en eigenaarschap, biedt Varex unieke kansen voor persoonlijke en professionele groei binnen de Customer Service & Sales organisatie. De combinatie van klachtcoördinatie en inside sales support zorgt voor een veelzijdige functie met ontwikkelmogelijkheden, terwijl de collegiale sfeer en de nadruk op nauwkeurigheid bijdragen aan een positieve werkcultuur.
Hupjob Expertadvies🤫
Zo denken wij dat je Customer Service Employee in Doetinchem kunt binnenhalen
✨Omarm je lokale community
In de klantenservice draait veel om persoonlijke interactie. Bezoek lokale evenementen of netwerkmogelijkheden waar klantenservicemedewerkers samenkomen. Dit kan een toffe manier zijn om contacten te leggen en meer te leren over wat er speelt in de branche. Wie weet, misschien komt er wel een kans voorbij via iemand die je daar ontmoet!
✨Wees actief op sociale media
Volg bedrijven in de klantenservice sector op platforms zoals LinkedIn en Twitter. Deel en reageer op hun content om jezelf zichtbaar te maken. Je kunt ook deelnemen aan discussies of vragen stellen, zodat je als proactief en betrokken wordt gezien. Vergeet niet om ook je eigen ervaringen en tips te delen!
✨Gebruik studie- of stageplatforms
Veel bedrijven in de klantenservice hebben speciale programma's of samenwerkingen met hogescholen en universiteiten. Houd vooral de vacatures in de gaten via je onderwijsinstelling; ze organiseren soms evenementen of hebben connecties met bedrijven die op zoek zijn naar nieuw talent. Dit kan je helpen bij het vinden van die perfecte fulltime rol.
✨Vraag om aanbevelingen
Als je eerder ervaring hebt opgedaan in klantenservice, vraag dan je oud-collega’s of supervisors om aanbevelingen. Dit kan je geloofwaardigheid een boost geven wanneer je je aanmeldt bij bedrijven zoals vareximaging. Ze vinden het vaak leuk om te horen over goede kandidaten, dus schroom niet om proactief te zijn!
Wij denken dat je deze vaardigheden nodig hebt om als Customer Service Employee in Doetinchem te schitteren
Een paar tips voor je sollicitatie 🫡
Laat je communicatieve vaardigheden zien!:In de klantenservice draait alles om heldere en vriendelijke communicatie. Zorg ervoor dat je in je CV en motivatiebrief uitlegt hoe jij dit in je vorige banen hebt toegepast. Geef voorbeelden waar jij klanten hebt geholpen en problemen hebt opgelost.
Toon je probleemoplossend vermogen:Werkgevers in de klantenservice willen medewerkers die snel kunnen schakelen. Vermeld specifiek situaties waarin je onder druk moest werken of creatieve oplossingen hebt gevonden voor klantproblemen. Dit laat zien dat je niet alleen klantgericht bent, maar ook effectief kunt handelen.
Maak je enthousiasme duidelijk:Bij een fulltime functie in de klantenservice is het belangrijk om je passie voor de rol te benadrukken. Vertel in je motivatiebrief waarom je graag in deze sector werkt en wat je drijft om klanten de beste ervaring te bieden. Dit kan je onderscheiden van andere kandidaten.
Vergeet je CV-indeling niet!:Zorg ervoor dat je CV overzichtelijk en professioneel is ingedeeld. Gebruik duidelijke kopjes en een logisch verloop van werkervaring. Dit laat zien dat je georganiseerd bent, wat super belangrijk is in de klantenservice. En vergeet niet om je sollicitatie via onze website in te dienen!
Zo bereid je je voor op een sollicitatiegesprek bij vareximaging
✨Ken de klantreis door en door
Zorg ervoor dat je bekend bent met de verschillende fasen van de klantreis. Wees voorbereid om bijvoorbeeld scenario's te bespreken waarin je op verschillende manieren klantvragen zou beantwoorden of problemen zou oplossen. Dit laat zien dat je niet alleen de basis begrijpt, maar ook echt kunt inleven in de klant.
✨Wees het gezicht van de klantenservice
In een fulltime rol in de klantenservice willen werkgevers zien dat je een echte teamspeler bent. Oefen met voorbeelden van hoe je in het verleden hebt samengewerkt om de klanttevredenheid te verbeteren, of stel voor hoe je zou omgaan met moeilijke situaties met collega’s. Dit laat ook je communicatieve vaardigheden zien.
✨Engagement met klantbeoordelingen
Neem alvast het initiatief om te kijken naar klantbeoordelingen over vareximaging. Dit helpt niet alleen bij je voorbereiding, maar toont ook aan dat je betrokken bent en bereid bent om feedback te gebruiken om jezelf en het team te verbeteren. Bespreek eventueel voorstellen voor verbeteringen.
✨Show je probleemoplossend vermogen
In een fulltime klantenservice functie gaat het veel om het oplossen van problemen. Bereid je voor op technische vragen of casestudy's waarin je moet laten zien hoe je zou omgaan met diverse klantproblemen. Denk aan het gebruik van specifieke tools of software die in de industrie gebruikelijk zijn.
