In één oogopslag
- Taken: Beheer agenda's en communicatie voor twee portefeuillehouders in een dynamische gemeente.
- Bedrijf: Gemeente Veenendaal, een middelgrote gemeente met een open en informele sfeer.
- Voordelen: Hybride werken, ruimte voor ontwikkeling en een goede werk-privébalans.
- Overige informatie: Korte lijnen en een hecht team zorgen voor een fijne werkomgeving.
- Waarom deze baan: Maak impact in een ondersteunende rol binnen een ambitieus team.
- Kwalificaties: Mbo-opleiding en ervaring als bestuurs- en directiesecretaresse vereist.
Het verwachte salaris ligt tussen 31500 - 38500 € per jaar.
Als bestuurs- en directiesecretaresse ben jij de steun en toeverlaat van twee portefeuillehouders bij de gemeente Veenendaal. Jij zorgt dat agenda’s, stukken en communicatie altijd op orde zijn.
De gemeente Veenendaal is een middelgrote gemeente in Utrecht, waardoor het een centrale ligging en een goede bereikbaarheid heeft. De organisatie is dynamischer dan ooit en kent veel ambities, waarbij je volop de ruimte krijgt om je talenten te benutten en verder te ontwikkelen. Samenwerken is een van de kernwaarden en de lijnen zijn kort. De sfeer is open en informeel en je krijgt veel ruimte om als professional je eigen werk in te richten, ook in de balans tussen werk en privé.
Als bestuurssecretaresse ben je verantwoordelijk voor een strakke en overzichtelijke agenda van twee portefeuillehouders en zorg je dat alle stukken op tijd klaarstaan. Ook beheer je de mailbox van het bestuurssecretariaat en zorg je voor een soepele interne en externe communicatie. Daarnaast bied je praktische ondersteuning bij representatieve activiteiten van het college, zoals lintjesuitreikingen en andere officiële gelegenheden.
Je komt te werken in het nieuwe Team Communicatie & Secretariaat. Het bestuurs- en directiesecretariaat vormt hierbinnen een hecht subteam dat secretariële en organisatorische ondersteuning biedt aan de directie, opgavemanagers en het college van burgemeester en wethouders (B&W). De lijnen binnen het team en met de opdrachtgevers zijn kort, waardoor er een goede sfeer heerst waarin iedereen zichzelf kan zijn en ruimte krijgt om het werk naar eigen inzicht in te vullen.
We zoeken iemand die stressbestendig is en het hoofd koel houdt in drukke en hectische situaties. Je neemt zelf initiatief, ziet kansen en pakt verantwoordelijkheid op zonder af te wachten. Je schakelt makkelijk tussen verschillende werkzaamheden en veranderende prioriteiten en je hebt gevoel voor verhoudingen, belangen en besluitvorming binnen een politiek-bestuurlijke omgeving. Ook maak je effectief gebruik van digitale middelen en ben je nieuwsgierig naar nieuwe technologische ontwikkelingen, zoals AI, om je werk slimmer en efficiënter te organiseren.
Wat ga je doen?
- Je beheert de agenda’s van twee portefeuillehouders en zorgt dat deze strak en overzichtelijk blijven.
- Je bereidt stukken voor en zorgt dat deze tijdig klaarstaan.
- Je beheert de mailbox van het bestuurssecretariaat en handelt vragen en verzoeken snel en zorgvuldig af.
- Je plant alle vergaderingen en activiteiten van het college van B&W tijdig en volledig in.
- Je zorgt voor een soepele interne en externe communicatie.
- Je biedt praktische ondersteuning bij representatieve activiteiten van het college, zoals lintjesuitreikingen en andere officiële gelegenheden.
Wat breng je mee?
Eisen:
- Afgeronde mbo-opleiding niveau 4 in de richting van managementassistent of secretaresse (of minimaal 5 jaar werkervaring in de rol van bestuurs- en directiesecretaresse).
- Minimaal 2 jaar werkervaring in de rol van bestuurs- en directiesecretaresse.
- Werkervaring met MS Office.
Wensen:
- Minimaal 4 jaar werkervaring in de rol van bestuurs- en directiesecretaresse.
- Een afgeronde cursus of training op het gebied van managementassistent of secretaresse.
- Werkervaring met Copilot in de rol van bestuurs- en directiesecretaresse.
Kenmerken
- Fulltime: 36 uur.
- Verwachte looptijd: van 16 november 2026 tot en met 31 maart 2027, met een optie tot verlenging.
- Locatie: Veenendaal, hybride werken mogelijk.
Op deze opdracht is de inzet van een zelfstandige (zzp’er) niet mogelijk. Ben je zelfstandige en wil je toch graag voor deze opdracht in aanmerking komen? We gaan graag met je in gesprek over welke andere mogelijkheden we voor je hebben om deze opdracht via ons uit te voeren.
Waarom kiezen voor Van Dijk?
Wij werken aan de mooiste projecten in de ruimtelijke ordening en infrastructuur door heel Nederland. Dit doen we samen met de rijksoverheid, provincies, gemeenten, waterschappen en andere (semi)overheden. Bij ons heb je een zeer grote kans dat je op het juiste project terechtkomt, want we luisteren naar wat jij wilt en waar de opdrachtgever echt naar op zoek is. Je ervaart onze kernwaarden: Betrouwbaar, Professioneel en Betrokken.
Bestuurs- en directiesecretaresse werkgever: Van Dijk Employment Services
Bij Van Dijk krijg je de kans om te werken aan uitdagende infrastructurele projecten in de regio 's-Hertogenbosch, waar een hybride werkmodel je de flexibiliteit biedt om zowel op locatie als vanuit huis te werken. Onze cultuur is gebaseerd op betrouwbaarheid, professionaliteit en betrokkenheid, wat zorgt voor een stimulerende werkomgeving waarin jouw groei en ontwikkeling centraal staan. Met een focus op samenwerking met diverse overheidsinstanties, bieden wij unieke mogelijkheden om je expertise in projectplanning en risicomanagement verder te ontwikkelen.
Contactgegevens:
Recruitmentteam van Van Dijk Employment Services
Hupjob Expertadvies🤫
Zo denken wij dat je Bestuurs- en directiesecretaresse kunt binnenhalen
✨Verken lokale netwerken en evenementen
In de overheid en publieke sector zijn lokale netwerken essentieel. Zoek naar evenementen zoals gemeentelijke bijeenkomsten of netwerkborrels van overheidsinstanties. Dit is een geweldige manier om in contact te komen met mensen die weten wat er speelt, en je kunt misschien zelfs een voet tussen de deur krijgen bij Van Dijk Employment Services!
✨Maak gebruik van stage- en traineeship programma's
Veel overheidsorganisaties bieden directe instroomprogramma's voor recent afgestudeerden of jonge professionals. Kijk of Van Dijk Employment Services zo'n programma heeft. Deze mogelijkheden zijn niet alleen een ingang in de organisatie, maar stellen je ook in staat om de cultuur en werkzaamheden goed te leren kennen.
✨Zorg voor zichtbaarheid bij publieksevenementen
Als je de kans krijgt om spreker of vrijwilliger te zijn op publieksevenementen, grijp die kans! Dit versterkt je netwerk en versterkt je zichtbaarheid binnen de publieke sector. Mensen die je daar ontmoeten kunnen later belangrijke connecties zijn voor een functie bij Van Dijk Employment Services.
✨Direct solliciteren via onze website
Wist je dat we veel vacatures direct op onze website hebben staan? Zorg ervoor dat je regelmatig kijkt en aarzel niet om te solliciteren op een functie die je aanspreekt. We zijn altijd op zoek naar gepassioneerde mensen voor ons team, dus wie weet ben jij straks wel de nieuwe aanwinst voor Van Dijk Employment Services!
Wij denken dat je deze vaardigheden nodig hebt om als Bestuurs- en directiesecretaresse te schitteren
Een paar tips voor je sollicitatie 🫡
Begrijp de publieke sector:Zorg ervoor dat je goed begrijpt hoe de overheid en de publieke sector werken. Dit kan je helpen om specifieke voorbeelden te geven in je sollicitatie. Denk na over hoe jouw ervaring aansluit bij de doelstellingen van Van Dijk Employment Services en hoe jij een positieve impact kunt maken.
Citeer relevante ervaring en opleidingen:Bij een rol in de overheid is het belangrijk om jouw relevante ervaring en opleidingen helder te presenteren. Heb je bijvoorbeeld cursussen op het gebied van bestuurskunde of een stage bij een overheidsinstantie gehad? Vermeld dit dan duidelijk in je CV en motivatiebrief.
Schrijf een sterke motivatiebrief:In de publieke sector komt het aan op motivatie en toewijding. Leg uit waarom je jezelf in deze sector wil inzetten en hoe jouw waarden aansluiten bij de missie van Van Dijk Employment Services. Gebruik specifieke voorbeelden uit je verleden die jouw motivatie onderschrijven.
Gebruik officiële documenten:Voor een functie in de overheid kan het nuttig zijn om naast een CV en motivatiebrief ook officiële documenten of certificaten toe te voegen, zoals vrijwilligerswerk of deelgenomen projecten. Dit geeft extra geloofwaardigheid aan je sollicitatie en toont je betrokkenheid bij de gemeenschap.
Zo bereid je je voor op een sollicitatiegesprek bij Van Dijk Employment Services
✨Ken de relevante wetgeving
In de overheid en publieke sector is het belangrijk om goed op de hoogte te zijn van de relevante wetgeving en beleidsvoering. Bereid je voor door te begrijpen welke wetten belangrijk zijn voor de functie die je wilt, en hoe deze van invloed hebben op de operationele processen binnen Van Dijk Employment Services.
✨Toon je maatschappelijke betrokkenheid
Als je solliciteert voor een fulltime functie in de overheid, is het belangrijk om je motivatie en passie voor de publieke zaak te tonen. Wees voorbereid om je visie te delen over hoe je binnen Van Dijk Employment Services kunt bijdragen aan de samenleving en de behoeften van de gemeenschap.
✨Wees klaar voor scenario- en gedragsvragen
Tijdens het interview kunnen ze je vragen stellen over hoe je in specifieke situaties hebt gehandeld, vooral in een teamomgeving. Denk na over voorbeelden uit je verleden waaruit blijkt dat je effectief kunt samenwerken en problemen kunt oplossen binnen een publieke context.
✨Maak gebruik van je netwerk
In de publieke sector draait veel om relaties en netwerken. Probeer informatie in te winnen over Van Dijk Employment Services via je netwerk, of misschien zelfs via LinkedIn. Dit kan je helpen om relevante vragen te stellen tijdens je interview en laat zien dat je proactief bent.
